村（居）委会消防档案管理状况调查及改进策略

文/中山市三乡镇档案馆 郑颖欣



村（居）委会消防档案管理状况调查及改进策略

文/中山市三乡镇档案馆 郑颖欣

【摘要】消防档案工作是基层消防工作的一个重要组成部分，对预防火灾有着重要作用。本文通过选取中山市三乡镇5个村（居）委会2013年-2015年消防档案管理情况进行调查，对消防管理情况进行定性评价分析，调查结果显示：消防安全基本情况整体良好，但消防安全重点部位情况、建筑物消防设计、消防设施管理情况、有关重点工种人员等档案的管理方面仍有改进的空间。消防安全管理情况差强人意，除了防火检查（巡查）记录、灭火和应急疏散预案的演练记录之外，其余项目仍有改进空间。本文就完善消防档案管理工作从而提升消防安全管理水平提供策略。

【关键词】居委会；消防档案；管理状况；策略

消防档案工作是基层消防工作的一个重要组成部分，消防档案工作主要包括收集、统计、分类、整理以及保管等几个方面，对预防火灾有着重要作用。档案工作完善与否关乎企业消防任务的质量，每年村（居）委会形成的消防档案准确客观地记载着各企业不同时期的火灾隐患，为村（居）委会以及消防部门加强火灾隐患排查、消除火灾隐患提供了第一手的资料。特别是建筑物经过二次装修或者损耗，其使用性质和功能也在不断发生变化，如果没有完备的消防档案资料，将无法顺利开展各项的消防安全工作。由此可见，规范化的消防档案管理工作对消防安全有着至关重要的作用。本文通过调查中山市三乡镇5个村（居）委会2013年-2015年消防档案管理情况进行分析，并在此基础上对消防档案管理工作中存在的问题及改进策略进行讨论。

一、调查方法、内容和结果

（一）调查、统计方法。对选取的村（居）委会档案管理情况进行调查，并进行数据分析。所有数据经过统一收集、整理后，按照《广东省村民委员会档案工作目标管理考核标准》考核标准进行评价分析，评价结果分为“良好”“达标”“待改进”三个层次，计数资料以百分率表示。

（二）调查内容。

1.消防安全基本情况包括：企业基本概况和消防安全重点部位情况、建筑物或者场所施工、使用前的消防设计审核、消防验收以及消防安全检查的文件和资料、消防管理组织机构和各级消防安全责任人、消防安全制度、消防设施、灭火器材情况、与消防安全有关的重点工种人员情况、新增消防产品、防火材料的合格证明材料、灭火和应急疏散预案等。

2.消防安全管理情况：消防设施定期检查记录、消防设施检测报告及维修保养记录、火灾隐患及其整改情况记录、防火检查（巡查）记录、有关燃电设备检测等记录资料、消防安全培训记录、灭火和应急疏散预案的演练记录、消防奖惩情况记录等。

（三）调查结果。

1.消防安全基本情况调查结果。

表1 消防安全基本情况的评价情况

根据表1可见，评价结果为“良好”的共有27项，占比67.5%；评价为“达标”的共有9项，占比22.5%；评价为“待改进”的共有4项，占比10%。消防安全基本情况整体良好，但消防安全重点部位情况、建筑物消防设计、消防设施管理情况、有关重点工种人员等档案的管理方面仍有改进的空间。

2.消防安全管理情况调查结果。

表2 消防安全管理情况的评价情况

根据表2可见，评价结果为“良好”的共有25项，占比62.5%；评价结果为“达标”的均共有8项，占比20%；评价结果为“待改进”的均共有7项，占比17.5%。消防安全管理情况差强人意，除了防火检查（巡查）记录、灭火和应急疏散预案的演练记录之外，其余项目仍有改进空间。

二、通过调查发现存在的问题

（一）缺乏重视。就本次调查结果来看，各个村（居）委会都将主要精力放在日常经营业务上，对消防工作不够重视，在消防管理上也大多沿袭过去的管理方式，安排值班人员进行常规的检查等，消防档案管理人员多为兼职人员。部分档案人员甚至分管，领导不重视消防档案工作，认为消防档案安全管理工作做得好坏，关键在于企业消防安全责任人。没有明确和落实领导带头，责任到人，并建立奖惩制度，认为只要没有发生火灾，就万事大吉。

（二）硬件条件和管理水平普遍低下。很多村（居）委会没有专门的消防档案管理库房，消防档案资料与其他档案资料混合存放，有效的消防档案资料没有及时被收集。没有完整的、系统的管理制度，导致消防档案管理工作无法可依，大多凭借经验对消防档案进行管理，未形成规范的档案管理模式，没有严格的分类和保管，有价值的信息丢失。

（三）缺乏有效的监督和管理。部分村（居）委会即便制定了一些管理制度，但是脱离单位实际情况，导致执行上存在困难或者管理人员将这些规定置若罔闻，或者简单地挂在墙上，缺乏有力的监督，使得消防管理制度流于形式。

（四）消防档案管理手段滞后。随着信息技术的不断发展和进步，电子档案开始取代传统的纸质档案，产生了很多新的档案形式，例如声像档案资料、电子档案、图片档案等，这些档案形式不仅真实、形象，信息容量大，而且大大减轻了工作的压力和负担，将消防档案管理人员从繁重的档案整理、分类、保管工作中解救出来，提高了工作效率。然而，很多村（居）委会档案信息化管理的程度明显不足，传统纸质档案管理模式依然大行其道，纸质档案不仅需要很大的存储空间，而且随着时间的过渡以及保管环境的变化，容易出现磨损或者丢失的现象，给消防档案管理工作带来不便，而且档案管理的效率也十分低下。

（五）传统的档案管理方式束缚了新型档案信息化管理的发展。就目前来说，档案部门还是传统的“为保管而保管”“只保管不利用”的陈旧思想，伴随着新技术和相关科学理论的不断渗透发展，新形势下的信息化档案管理涌现出了很多新问题和新情况，这使得一些思想观念闭塞、行为方面认识不足的工作人员远远落后于时代的发展，随即导致了制约档案信息化管理发展不良因素的存在。

三、做好消防档案管理的对策探讨

（一）加强认识，引起重视。档案管理者工作相对比较枯燥和单调，工作成就感不强，容易产生职业倦怠感，进而导致档案管理工作流于形式。因此，作为单位领导，要加强对档案管理人员的教育，让档案管理人员了解到，在工作中不断创新和摸索消防档案管理工作的新方式、新方法，不断提高消防档案管理工作的成效。要认识到消防档案管理工作对于预防消防事故发生的作用和重要性，必须明确和落实领导带头，设置消防档案管理专职岗位，责任到人，并建立奖惩制度。

（二）加大投入，提升软硬件水平建设。硬件方面：档案管理现代化是一个复杂的系统工程，它涉及计算机硬件、网络、数据处理、信息发布和规范、信息安全等众多技术问题。消防档案信息化建设不是一蹴而就可以完成的，要搞信息化，就需要购置计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印、复印等设备，全面实现电子文档一体化管理，步入档案办公管理自动化轨道，这些都需要较大的经费投入。同时，由于电子产品更新换代速度快，生命周期短，不可能一次投入定终身，其后续维修、更换、升级费都需要相关资金的投入。

软件方面：要实现档案的信息化管理，人才很重要，它要求档案从业人员要有专业的技能和扎实的知识基础，所以必须要重视人才的培养，首先就是对在职人员实行各种形式的再教育，以适应技术和科技发展的需要，与此同时要注意引进专业人才，两者相互结合相互促进，为适应信息化时代的发展建议一支智能化档案管理队伍。单位要积极采取各种措施加强对档案管理人员的培训，培训合格的人员才具有上岗资格，通过培训使档案管理人员充分掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，最大化的发挥档案管理工作的效。

（三）创新消防档案管理理念。要冲破陈旧理念的枷锁，树立全新的开放意识和创新意识，档案部门要对档案信息资源深度开发利用，以此提供优质高效的服务。提高消防档案管理工作的现代化水平消防档案管理者应抓住这个时机，一是利用现有的高速扫描仪、字符识别仪、语音识别仪、光盘刻录机等数据录入和存储设备在现代办公中的广泛应用，为档案信息输入及文书、声像资料的存储大开方便之门。二是随着计算机硬件技术的发展，利用各种功能强大的应用软件，使档案管理工作更为简单实用。三是随着网络技术的充分利用及发展，使档案利用者足不出户，各类信息便能信手得来。

【参考文献】

[1]梁妙灵.浅谈消防档案管理信息化问题[J].管理观察,2014(22).

[2]闰学薇.新形势下消防档案管理工作及发展思路[J].消防管理研究,2004,23(z1).

[3]杜晓风.浅谈消防档案的管理[J].管理观察,2014(1).