办公自动化管理系统设计

尚兵兵+刘江明+王利梅+王龙

摘 要 办公自动化Office Automation缩写OA，是利用现代办公工具与计算机网络功能相结合的一种办公方式。企业办公自动化管理系统将最新的管理理念、管理思想植入其中，使企业在面对复杂的和易变的外界环境时，突破了传统的严格分工的方式，打破了企业在快速发展的过程中受时间、地理、部门之间限制的影响，使得在多项目、跨地区、集团化的发展的趋势中，信息共享、协同办公任务、即时通讯、项目文档的管理及安排、无纸化办公等，实现企业的快速运转和交流，进而有效的提高企业办公效率。因此，办公自动化管理成了企业办公发展的一种必然的趋势，在现代企业推行办公自动化更有其重要性。

关键词 办公自动化；工作流程；信息发布平台；内部通讯；知识管理；信息集成

中图分类号 TP2 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2016）166-0078-01

1 背景

目前，随着计算机和计算机网络的普及，以及现代办公自动化理念的快速发展，计算机办公愈来愈多的成为办公的基本形式，但是传统的复杂的、繁琐的办公方式，已经很难满足现代的办公的需要，因此，更加便捷的、高效的、科学化的、现代化的自动化办公的发展迫在眉睫。

2 系统目标

办公自动化的需求的不断增长，办公人员对自动化办公的要求也在不断的提升，这使得需要建立一个高质量、智能化的办公管理系统，实现工作流程的自动化，实现知识管理的自动化，建立信息发布平台，实现协同办公，搭建个人事务平台，内部通讯，信息系统集成，办公无纸化，资源信息化的自动化办公管理平台，从而提高效率，减轻办公人员的工作负担，节约办公开支。

3 总体方案

办公自动化管理软件是企业级的办公管理平台，由五大应用，两个支持平台组成，分别为工作流程，知识管理，沟通交流，辅助办公，集成解决方案及基础支撑平台、应用支撑平台，总体架构如图1所示。

3.1 工作流程

变革了企业办公人员拿着各种文件、申请、单据奔波在各部门之间，等待审批、签字、盖章等繁琐的传统纸质文件办公模式，企业内部的档案管理，公文管理，会议通知等采用了审批、归档、会签等电子化流程管理模式，有效的提高了办公效率，节约了成本，实现了电子化办公。

3.2 知识管理

搭建企业知识库，为知识的沉淀、共享、学习、应用、创新提供了基础。

3.3 沟通交流

搭建了员工与员工、上级与下级单位之间的沟通桥梁，提升了企业的快速应变能力。

3.4 辅助办公

提供了个人事务管理、人事管理及行政后勤管理，像车辆管理、图书管理、办公用品管理等与我们日常办公相结合的各种辅助办公，有效组织和管理企业的员工，以及他们的工作。

3.5 集成解决方案

现代企业中已存在HR系统、外部邮件、财务系统、ERP软件、CRM系统等存储着企业一些管理数据，对企业的发展有着关键性的作用，但他们都是相互独立的、静态的，我们将各管理系统通过统一平台以CA认证的方式单点登录带各系统，有效的将各系统集成起来。

3.6 基础支撑平台

系统可运行在windows、linux、unix等多种操作系统上、支持tomcat、ORACLE weblogic、IBM websphere等、支持oracle、mysql、sqlserver、DB2、sybase等多种关系型数据库。

3.7 应用支撑平台

提供组织机构、用户、角色、权限管理体系及日志与系统安全体系，并设计有丰富的第三方系统接口。

4 结论

本文介绍了自动化办公平台化设计，易用性设计和整体化设计，描述了办公自动化管理系统的总体架构，并分析的系统中各个功能。电子化，资源信息化，集成化的自动化办公，对提高企业办公效率有着重要的理论意义。

参考文献

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