企业档案信息化建设的实践与思考

王涛

摘 要：随着我国市场经济的飞速发展，国内各个类型的企业中的档案信息也随之增多。提高企业中的档案信息建设水平成为了企业建设的一大焦点，本文将对现在国内企业进行档案信息化建设的目的、企业档案信息化的现状、企业档案信息化的改善进行简要的分析。

关键字：企业档案；信息化建设；现状及改善

随着目前我国电子信息技术尤其是电子扫描技术的飞速进步，使企业对档案进行信息化建设不再是不可能实现的技术。在企业档案的信息化建设中，最主要的组成部分就是对相关资料进行信息化的过程。将企业的档案进行信息处理后，不仅可以让企业的档案管理系统处于优化状态，而且进一步的使企业与社会发展进行合理的接轨。对企业档案进行信息化管理是让企业持续发展的重要手段，有效的提高企业对于档案的管理水平。不过在企业进行档案信息化建设的过程中，仍然存在着很多的不足需要进行完善，一旦忽视了这些问题，就会大大的影响企业进行档案的信息化建设的正常实施。

1 进行档案信息化建设对企业的目的和意义

对企业档案进行信息化建设指的是利用各种计算机内部的硬件或者软件的各项功能对企业的档案进行合理的规划。

1.1 促进企业档案管理的数字化

因为在企业的档案管理信息中，数字的信息占有最大的比例。因此，一些企业想将原有的书面的信息管理转变成电子系统的管理，那么就需要提高其数字化的水平，对于企业的档案信息化建设来说，主要的目的就是加强电子版信息的管理、逐渐完善电子信息库中的资料管理模式。

1.2 利于企业信息的检索

将书面的信息管理模式转换成电子系统共管理模式就要合理的利用计算机，这就需要企业的计算机中的信息管理系统有正确的检索程序，否则会极大地降低信息的搜索效率，降低工作效率，使档案信息化管理變得毫无意义，只要使用正确的检索软件，保证检索达到一定的速度，那么就可以运用多种检索形式，这样对企业档案的管理和搜索效率就大大的提高了。

1.3 利于企业信息的网络化

对企业的档案进行信息化建设后，可以将传统的人工服务或者面对面服务转化成网络服务的形式。如果企业想进行上述转化，就必须制定一系列的相关制度，包括网络服务的流程和服务方式等等，并将相关的信息报备到上一阶层的管理处。做到上述几点，档案的管理就不需要进行人工的当面交流，只需要在网络上按照指示一步一步的完成就可以找到需要的信息，因此大大的提高了信息管理方面的工作效率。

2 目前国内企业档案管理建设的问题

因为致之前信息的传统书面管理模式，导致了许多档案信息丢失或者堆放杂乱，所以是档案的信息管理效率大大的降低。但是，目前该有很多企业仍旧进行档案信息的人工管理模式，导致了档案管理工作在进行时非常不利于与其他工作的进行。比起其他职位或者工作人员来说，这种企业中的档案信息管理人员经常受到上层领导的忽略，因此档案的管理调用的效率极大地降低。由此看来，目前档案的传统的书面的管理制度已经不再适合应，因为这种方式已经没有办法满足现在国内的快节奏的工作方式，不能够即使的提供有效的资料信息等。

2.1 档案资料无法进行数字化

在我国经济发展初期相关的技术手段还不够完善，因此，最传统的档案信息管理都是通过纸质形式进行管理，长期存放和管理不当导致了很多纸质的档案因为环境问题所以泛黄发脆，使很多油性字迹因为耐热性较低而发生扩散，导致字迹或者图像的模糊不清，为相关人员对资料保管及使用都带来了很大的麻烦。最后就会使很多的资料因为保存时间过长而遭到破坏后丢失不见，使很多资料的保存期限大大的缩短后没有办法保证企业档案信息的安全性和可靠性，从某一方面来说，为国内企业发挥带来了巨大的而经济损失。

2.2 档案信息管理手段较为落后

我国长期以来都将档案信息管理、保存或者搜索信息进行传统的人工管理形式，换句话说就是周所周知的对档案进行简单的电脑管理，这种管理方式的主要手段就是利用手工进行档案信息的输入、用户登录后进行相关信息的搜索，并不是完全的档案信息管理形式，因为这种档案信息的管理手段较为落后，因此，我国很多企业都没有办法将存放时间过长的资料信息导入到先进的档案管理库，这样机会使很多资料没有办法进行合理的利用，也就是说这部分的资料信息的资源价值不复存在了。

2.3 企业中档案的信息利用率极低

很多企业进行信息的搜索都是进行人工当场查阅，这也作为目前国内众多企业警醒档案管理是搜索资料信息的主要手段，因为这种搜索手段很单一，导致了很多人在使用时浪费大量的时间，并且还有一点就是在同一个档案信息在同一时间范围内只可以供一个人进行查看，导致了资料的利用率分享率都极低。从另一个方面来看，因为资料的直接搜索翻阅，资料极有可能发生磨损、破坏，甚至会导致信息数据的丢失。所以，传统的这种档案的管理手段并没有一个较为完善的信息搜索系统，无论是在企业使用档案时档案的及时性，还是在企业进行使用这用资料管理系统时的系统性和安全性等都没有办法得到合适的保证。

2.4 企业中的员工队伍能力参差不齐

对于企业档案的相关管理人员来说，因为很多的企业都很过多的注意人员的数量而忽略了人才高质量的重要性，结果就直接导致了很多企业的相关的档案信息管理人员的素质水平普遍降低，就是因为很多企业的相关的档案管理人员较低的工作能力，导致了许多的档案的管理只看重保存程序然后忽略了资料的利用率，这就使很多的档案资料信息等形成了“半封闭”甚至“全封闭”的现状。并且很多相关的工作人员因为传统的档案管理模式的影响，过分的重视档案资料信息的保存，进一步的导致了相关的管理手段也处于“半封闭”或者“全封闭”的模式。除此之外，无论是进行资料信息管理的手段和设备，还是资料信息的管理技术，都因为相关的工作人员的工作素质水平普遍不高，所以并不能够及时的学习和利用当下先进的技术手段和成果，导致了比起很多利用先进的生产手段系统的企业，很多企业不管是在信息资料的管理手段，还是在利用方式上都较为落后，所以不管是档案信息的适用效率上，还是档案信息的实时更新效率上，都不可能得到进一步的完善，上述的这几点就是导致我国内很多企业经济发展缓慢的主要原因。

3 进行企业档案信息化建设的改进意见

3.1 企业应给予高度重视，加大各种硬件软件的投入力度

因为当下电子网络技术的飞速发展及国内企业信息化建设的强大诉求，传统的人工纸质档案资料管理手段显而易见的已经不再适合与当下众多企业的档案管理的模式。想要让企业的进步的需求得到充分的满足，用此来适应当下的先进的企业信息管理的发展，就必须进一步的改善目前企业中原有的档案信息管理手段，此时对企业中原有的档案信息管理手段进行改善后，正好可以改变了传统的档案信息管理形式中纸质信息管理模式的不足之处，进一步的推动了企业进行档案信息管理模式的改进，所以，对企业的档案管理进行信息化建设是必不可少的。想要快速的提高企业档案信息化建设速度和企业信息化管理水平，企业的高层领导应给与高度的重视，同时制定出相应的规划用来改善企业的而相关管理制度，实际行动上来增加企业硬件和软件的设备投入，这样才能使企业档案信息化建设更加迅速，尤其是要让各级的高层领导起到主要的调控作用，制定一系列的领导管理系统，这样能够更加完善的督促企业的档案的信息官建设，让企业的档案管理信息化的脚步逐渐加快。

3.2 对企业中进行档案信息化管理人才进行严格筛选

想要对企业的档案管理进行信息化的建设，最主要的环节还是要应有一支健全的人才建设队伍；要求队伍中的人才不仅擅长数字化信息的管理，而且可以对信息化的资料进行熟练地处理。因为进行档案的管理，既需要很搞得科学性，有需要將理论知识原理和工作技能合理的结合在一起，所以，想要对那些多元化的、类型较多的档案信息资料进行合理的管理，来促进很多企业产品的信息化及信息管理的人性化，就必须做到一下四点。第一点，企业可以每隔一段时间就聘请准假或者本行业内的能力较强的程序工程师对相关的档案管理人员进行较为专业的培训，这样可以及时提高工作人员的工作能力；第二点，相关的工作人员应该熟练掌握利用计算机系统管理纸质档案的技能，例如将纸质档案上的信息导入到计算机的信息库当中，这样可以大大的提高企业档案数据的采集和处理技术，更加便于建设档案信息资料库和信息资料服务平台的顺利进行；第三点，因为企业会为了提高信息处理水平，会及时引进很多先进的设备，这就要求相关的工作人员能够熟练地掌握新进设备的使用，这样能够大大的提高企业档案信息管理人员的工作效率，更加方便的为客户提供正确的、完整的档案信息资料，可以给客户提供一种高质量高效率的高级服务；第四点，建立一个较为完善的档案人员管理制度，制定明确并且合理的奖罚规定，形成高效率的激励制度，从多方面来提升相关工作人员的知识掌握面和相应的工作能力，这样就可以为企业的档案管理的信息化建设提供一个扎实的前提。

3.3 对企业中的档案实施电子化的管理制度

为了符合一些企业对档案资料信息的管理需求，可以利用例如高像素相机、扫描仪等设备，以现代化的电子处理手段，将原来是纸质的档案信息资料和数据转换到计算机数据库中的数字形式，并根据数据类型的不同，对大量的数字化数据进行分类并建立相应的数据库，这样就可以将传统的手工管理信息的模式转换成完全的档案信息化模式。除此之外，对于数据库原有的一些档案资料数据进行及时的更新，加强和其他部门的共同合作，实时的掌握各个部门的数据的更新，提高档案信息数据库的建立速度，更加便于将相关资料转换成数字化信息的形式，无论是在搜索过程、调用过程还是在使用过程中都很方便。

3.4 建立完善的检索系统

对于企业的档案信息化建设来说，一个健全的检索系统可以提供较为有效的提供档案信息资料，还可以提高数据库中档案信息的利用率。从现在的技术发展水平来看，建立健全的目录检索系统，是档案资料的信息化建设实现的重要手段。

4 结束语

综上所述，想要釜底抽薪的改变现有的比较落后的档案信息管理模式，就要进一步进行企业档案资料管理的信息化建设，并以此为基础建立适合每个企业发展的档案管理系统，这样就可以大大的提高档案信息资料的管理水平，为企业的用户提供高效率的服务。伴随着我国网络技术水平的不断提高，计算机服务系统作为较为先进的管理系统，可以很大程度提高档案信息的管理效率。所以，企业在生产实践中应该对档案管理的信息化建设进行进一步的思考和实践，在提高企业信息资料的利用率的同时有促进了我国经济的迅速发展。

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