信息技术在事业单位档案管理中的科学应用分析

南秀

摘 要：将信息技术应用到档案管理中，不仅能够大大提升档案管理效率和利用效益，还可以有效促进档案管理的信息化、科技化发展。但从目前信息技术在事业单位档案管理中的应用现状来看，仍然存在不少问题有待我们去解决。基于此，本文结合笔者时间工作经验，主要对信息技术在事业档案管理中的应用、存在问题展开探讨，并针对性提出一些加强信息技术应用的有效策略，以供参考。

关键词：信息技术；事业单位；档案管理；科学应用

在信息时代，居民的日常生产、生活行为正在受到信息技术广泛的影响，诸多行为也因此发生了很大的转变。虽然信息技术在档案管理中应用的时间还比较短暂，但其给档案管理工作带来的便利性、经济性却是显而易见的，并且这也是信息时代档案管理工作必须要走的一条道路。所以说，在这种社会大环境下，我们对信息技术在事业单位档案管理中的科学应用展开探讨是非常有必要和有意义的。

1 信息技术在事业单位档案管理中的应用

将信息技术应用到事业单位档案管理中来，能够大幅度提升档案信息收集、整理以及利用的能力，并且可以让档案信息突破时间、空间上的限制，实现跨地区交流和使用，同时还能够大幅度延长档案信息的保存年限，这些是纸质档案无法比拟的。目前，信息技术在事业单位档案管理中具体应用在以下几个方面：

（一）应用到档案管理系统中

现阶段，事业单位应用的档案管理系统通常包括以下几大功能模块：收集整编模块、分类整理模块、阅读管理模块、打印管理模块以及网页查询模块、用户管理模块等等。事业档案管理系统在客户端浏览器方面可选择IE8.0，而在后台数据库上则可以选用SQLServer2003，这些都是当前事业单位档案管理中常用的信息技术。

（二）应用到档案管理内容中

信息技术在档案管理内容方面的应用主要体现在档案文件搜索、复制、存储、打印以及档案信息的搜索、共享等方面，同时还包括对档案文件进行的汇总、统计及编号处理等，在部分事业单位中还包括档案信息及文件的图表制作、动态播放等。在此需要注意的是，在档案内容管理中应用信息技术，管理人员应当充分认识到电子档案管理的重要性，务必要遵循科学、规范、全面、准确的原则实施档案内容管理与利用，以此来确保档案管理工作的效益。

（三）应用到档案资料管理中

在事业单位档案管理中应用电子信息技术，虽然能够大幅度提升档案管理和利用的效率、效益，但也因此带来了新的安全隐患和风险，这就需要我们加强对档案资料的安全保护，其中最常用的信息技术手段就是备份和软件管理等。通常情况下，一个完整的档案资料备份和安全保护方案应该包括软件、硬件备份以及灾难恢复计划；并且还应当注重备份档案的系统软件管理，比如说驱动程序的管理、芯片软件的管理以及备份档案管理软件的管理等等。当前最常用的备份硬件主要为光盘、硬盘等，在具体应用时，工作人员需要根据档案内容及办公条件来综合考虑。

2 信息技术应用在事业单位档案管理中存在的主要问题

（一）对档案管理信息化缺乏足够的认识

事业单位档案管理工作应用信息技术的时间还比较短，再加上相关规范制度、标准体系还不够健全以及管理人员信息技术水平参差不齐等因素的影响，致使事业单位对档案管理信息化的认识还不够充分，这也是当前档案管理工作存在诸多的根本性原因。例如，在档案管理过程中过度依赖计算机以及管理系统，缺乏对信息技术风险的认识，一旦计算机和管理系统产生故障，极易造成档案资料的损毁或丢失；由于工作人员的疏忽，常常致使一些重要资料、文件不能够及时进行备份和归档；当纸质文件被扫描成电子文件或者是电子文件被扫描成纸质文件后，对原文件的处理过于随意，极易造成文件丢失。

（二）电子档案管理缺乏系统化、规范化

目前，虽然大多数事业单位的档案管理工作都走上了电子化、信息化的道路，但基本都还停留在简单性的逻辑归档、存储和网上查阅阶段，对管理系统的开发与使用还不够深化，规范化以及系统化的发展水平还比较低。其中，最具有代表性的一点就是办公系统设计过程中基本不会让档案管理人员参与，因此档案管理系统设计方面存在很大的欠缺，这严重制约了档案管理系统的实用性。

（三）电子档案的安全性缺乏有效保障

信息技术应用到档案管理中，在提升管理效率、效益的同时，也带来了新的风险和安全隐患，大量文件被保存在计算机或者系统中，很多并不能及时进行下载或者是脱机管理，如果计算机和管理系统受到病毒入侵、黑客攻击或者故障损坏等，极易引发档案资料丢失、泄露和损毁等问题。

（四）管理体制不健全，人才匮乏

档案管理信息化发展需要专业的人才做基础支撑，从整体上来看，当前事业单位档案管理工作人员对计算机和信息技术的了解相对较少，并不能充分满足档案管理信息化发展的需求，这也是造成电子档案归档不及时、安全问题高发及档案利用效率低下的根本原因之一。

3 促进信息技术在事业单位档案管理中应用的对策

（一）强化档案管理信息化发展，走标准化、规范化的道路

走档案管理信息化发展的道路，是事业单位提升档案管理效率的重要途径，具体措施有以下几点：1、按照业内标准进行档案管理系统的开发和优化升级，以便管理人员进行操作、管理和资源共享。2、档案管理的基础性工作必须遵循相关的标准和规范，在档案收集、整理以及分类、存档等方面都要按照既定的标准，并且要严格控制档案资料的质量，及时修改格式不标准、内容不准确的文件资料。3、强化档案管理工作人员的规范化、标准化意识，建立相应的培训机制，定期对工作人员进行培训与考核，全面提升工作人员的信息技术能力和职业素养。

（二）加强文、档一体化发展，全面提高档案管理效率

从当前事业单位的工作现状来看，文、档分别管理的问题还是较为严重的。所以说，想要全面提升档案管理效率，首先应当从促进文档一体化发展开始，尽量减少档案归整中的重复、繁琐环节，对文件、档案进行统一管理，并对文件的生成、管理实施全过程质量监管，以此来提升档案文件、资料的准确性、实用性，确保其具有较高的利用价值。

（三）结合信息技术的特点，做好档案信息化的安全工作

鉴于档案信息化发展中存在的诸多安全问题，业内从业人员和相关研究人士已经开始着手研究这方面的管理措施，并从信息技术的特点出发，相继推出了安全密钥、身份认证、口令密码以及授权制度、安全防火墙等等安全措施。与此同时，国家和相关监管部门也陆续出台了一系列的政策和技术举措，加大了对档案管理标准化、规范化的支持与监管力度，为档案安全提供了根本性的保障。

（四）有效提升管理人员的综合素质，打造高水平的档案管理团队

管理人员是档案管理工作的实施者，其技术水平和思想素养等均会对档案管理产生直接性的影响，所以要想促進信息技术在档案管理中的科学应用，有效提升档案管理信息化水平，还必须从提升管理人员综合素质入手，通过选拔与吸收高素质人才、培养与提升工作人员的综合素养以及加强人员考核与监督等等措施，努力打造出高水平的档案管理团队。

4 结语

计算机信息技术的快速发展，其在现代化管理体系中的应用越来越广泛，并且发挥的作用也越来越大。所以在事业单位档案管理中，我们也应当认清当前档案管理信息化发展存在的问题，然后通过制定一系列的有效措施，促进信息技术在档案管理中的科学应用，从而为事业单位档案管理的信息化发展提供源源不断的技术支持。

参考文献

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[3] 李清华. 浅析事业单位档案管理[J]. 兰台世界. 2015（S5）