浅析高速公路建设的档案管理

摘 要：随着我省高速公路迅速发展，对高速公路建设的管理要求也越来越高，对档案的管理也日益重视。在高速公路建设中形成了大量工程项目档案，各项目档案都是在高速公路规划、筹建、建设、经营、管理中直接形成的有保存价值的文字、图表、音像等不同形式、不同载体的原始记录，是国家档案的重要组成部分，它们是公路工程施工管理、竣工验收、检验工程质量的重要凭证。搞好工程项目档案的整理、归档工作，对高速公路的工程项目使用、养护、改建、扩建工作提供准确、真实、可靠的依据，也是高速公路建设与管理的重要依据.加强高速公路工程档案管理，对公路基本建设和长远规划都具有重要的意义。

关键字：高速建设；档案管理；信息化

1 概述

高速公路项目在筹备、建设和使用过程中，会产生大量的档案资料，这些档案资料既是高速公路建设过程的真实反映和记录，又是高速公路后期管理的重要基础和依据。公路工程建设项目档案是指工程建设项目从规划、立项、勘察设计、施工到竣工使用全过程形成的具有参考利用价值的应归档保存的文件材料，是公路工程项目的一项重要内容。项目档案主要依靠建设、监理和施工单位在项目建设过程中共同编制形成，归档文件包括可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件和科研项目文件8大部分。其主要目的，是为项目的建设和今后的运营管理提供依据、凭证和参考。因此，在高速公路的项目建设和管理维护中，档案管理工作发挥着重要的保障和促进作用。

2 高速公路档案管理的工作流程

（一）工作的总体要求。高速公路建设项目档案指从高速公路建设项目的提出、调研、预可行性研究、立项、工程可行性研究、环评、征地拆迁、招投标、勘察设计、施工、竣工到工程管理全过程中形成的应当归档保存的不同类型载体的档案资料。档案文件形成于项目建设的全过程之中，对文件的产生、收集、整理分类和管理应该指任相应的管理人员负责，并将档案管理纳入项目建设的计划中，进行系统详细地安排部署。

（二）档案收集。收集工作是档案管理工作的起点，是档案管理工作的第一个环节。收集档案，从提出项目建议、可行性研究、规划设计、地点选择、材料准备、工程施工、工程竣工等各阶段形成的文件，记录着工程项目的全过程。由于工程项目具有投资大、周期长、参建单位多、材料的形成涉及到政府审批、科研设计、施工单位建设、监理、质检部门评定以及原材料供应，形成了档案材料的收集面广、量大、种类多，造成公档案资料收集难。

（三）文件整理。在项目建设一开始就建立建设项目档案工作管理网络，确定档案工作的分管领导，负责督促、指导各项目负责人对应归档的项目文件材料收集的完整、准确程度进行审查，并配备档案人员负责收集、整理、立卷、归档和利用工作。层层建立档案管理岗位责任制，保障档案工作顺利开展。要建立文件材料收集归档制度并定期进行检查。按照《省高速公路建设项目档案管理实施细则》执行，建立档案工作的“四列入”和“三参加”制度，“四列入”即将基建工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入工程计划管理工作；列入施工管理及考核范围；列入有關领导和工程技术人员岗位职责；列入经济责任制。“三参加”即建设项目专职或兼职档案人员要参加设备开箱、参加各单验收和基建项目总验收、参加项目技改鉴定。对建设项目档案进行收集、整理、汇总、编目后，应将建设项目档案数字化，除施工日记、日志，监理日志外的高速公路项目档案均应进行原文数字化加工。

（四）验收与移交。高速公路建设项目中工程档案的验收是工程竣工的前提条件，主要由档案管理人员完成该合同段所有竣工档案的收集整理归档工作，并形成档案审查意见。在工程项目档案通过专项验收后，应在项目竣工90天内将相关的资料文件移交给有关管理部门，在资料移交过程中应做好工作记录，以免遗漏或文件丢失。

3 高速公路建设项目档案管理的特点

（一）专业性强。高速公路建设项目档案是公路工程专业技术活动的产物，在工程科研、设计、施工等过程中产生的文件材料，包括工程设计、施工工程记录、工程质量检查、验收记录和报告、试验测量等技术型工作，集中反映了公路工程专业的技术内容和相关方法，具有鲜明的专业特点。

（二）周期长。高速公路的建设开发，是个非常庞大的工程项目，完成这样的工程并非朝夕之事。高速公路工程从考察批复到竣工，至少需要好几年的时间，而档案管理工作一直贯穿工程始末，由此造成了高速公路建设项目档案管理工作周期也比其他行业长。

（三）涉及部门多。高速公路是一个技术复杂、涉及学科多的部门，高速公路建设项目在建设过程中，要考察多方面的因素与法律法规，涉及到国家政府部门、设计、勘探、施工、监察等许多部门，而这些部门下发或传递的文件都由档案管理员进行整理保存。

（四）载体的多样性。由于科技的发展进步，高速公路建设档案的表现形式越来越多样化，包括文件材料、图纸、图表、科研试验、计算材料、声像材料、电子文件不同形式载体的文件等。

4 高速公路建设项目档案管理过程中存在的问题

（一）档案资料填写的真实性、准确性有待提高。在工程建设过程中，部分单位只注重工程实体建设，认为工程档案资料流于形式，或为了应付日常的、专项的检查，临时补充各类资料、记录。也有个别施工单位聘请所谓的“专业档案编制”人员，对施工现场不了解，闭门造车，形成的档案资料与工程实际脱节。

（二）工程档案与工程建设不能相对同步。在分项工程完工后一定时间内，纸质资料不能与工程进度同步。整理归档主要存在于资料的形成、收集分类归档阶段，比如：钻孔灌注桩施工记录，桩基施工过程中，部分施工员不是直接用记录表填写，而是先记录在施工日志或其他记事本上，之后再用记录表格整理，补充相关的测量放样、试验检测资料数据，一系列的过程，其中一个环节拖延甚至忘记整理，就会造成归档不及时。

（三）重建设，重进度，轻档案管理。档案意识薄弱，忽略档案管理工作的重要性。很多单位往往只注重工程建设质量、施工的进度，认为档案管理不会影响到经济利益，部分施工单位重视不够、意识薄弱，忽略档案的管理工作，没有真正把档案管理工作纳入工程项目建设的重要环节。在档案管理的进行中，都会遇到各类情况，以至档案管理不能有效、全面的做到收集。也没有专职的档案管理人员，由文员兼职，档案管理配置不到位。办公地点的局限，管理制度的不断优化，原先建立的档案室的设备无法达到要求。

5 问题解决与对策

（一）建立档案管理责任制。工程开工之初，建立档案管理责任制，配备档案室和档案员，严格履行档案工作各项制度，将文件资料收集、编制、立卷归档工作纳入项目管理工作之中。要求归档的文件材料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间有机联系，便于查找利用。准确划分保管期限，分年度、分级别、分类别进行整理，文件排列系统有序，归档文件需盖上归档章，准确填写归档章上的各项内容，填写归档文件目录。存档的文件去除金属装订物，书写需规范，文件装订需结实、整齐、美观。

（二）加大档案编制日常检查、管理力度。在项目施工期间实施全过程的动态管理，定期和不定期地检查各单位的原始记录情况、资料初步整理情况、电子文件的编制情况，及时检查竣工文件的收集编制情况，包括资料的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观性等。

（三）培训与经验交流。档案人员要多进行业务培训与交流学习，加强指导，对疑难问题进行解决，并逐步完善竣工文件收集、编制体系。培训的主要形式有，参加上级单位或档案部门举行的专业培训和档案业务贯宣班；项目现场由业主、档案编制指导部门定期举办培训会。同时组织项目各单位档案员到其他项目参观学习、经验交流。

6 档案信息化是高速公路建设项目档案的管理方向

（一）档案查阅效率提高。档案信息化建设可以进一步提高高速公路建设项目档案管理水平，实现高速公路建设项目档案管理事业的跨越式发展。高速公路建设项目档案信息量庞大，通过原有的纸质档案对相关的信息在查阅档案上显得不够快速。然而随着信息技术的不断发展，利用信息化建设可以极大地克服各种传统档案带来的不便。通过信息化建设可以通过特殊的载体来承载档案信息，节省大量的存储空间与维护费用，同时通过相关的档案信息系统的建立，可以方便档案信息的查阅，提高档案信息的利用率。因此，应该大力推动高速公路建设项目档案的信息化进程，提高高速公路建设项目档案的管理效率与利用效率。

（二）档案材料载体转换。在工程建设的過程中产生的文件资料有很大的一部分都是纸质载体，档案信息化可以将在进行转化的过程中可以采取扫描、拍摄、播放输出、直接转化等各种方法，将这些材料直接数字化成为PDF格式。南平高速公路有限责任公司2009年底创建的文件管理软件OA系统，就具有生成、编辑WORD格式文件，同时还具有转换成PDF格式文件的功能， 在软件平台创建之初，也考虑到其他的一些非PDF格式的数字文件， 而不是仅仅限于其常用的电子文档格式。

（三）检索方式。高速公路建设项目档案管理信息化还涉及到档案的检索问题。数字化档案的检索方式主要有以下几种：（1）通过对应的案卷目录和卷内目录进行检索；（2）通过树型曰录进行检索，这是一种比较复杂的检索利用方式，比较适合那些专业的技术人员进行检索；（3）全文检索，这种方式适合进行精确的检索。这三种检索方式的应用，可以使得档案信息的检索更加方便快捷，从而大大地提高档案的利用效率，实现档案的真正价值。

7 结语

高速公路建设项目档案作为高速公路工程建设项目的重要组成部分，必须在项目建立前期就做好档案工作的部署安排，提高档案管理的意识，培训专业的档案管理人员，并要求其积极认真地落实各项档案的管理工作，档案的管理，要紧密联系实际，实现工程档案的利用价值，为工程建设、养护管理服务，使工程档案这个宝贵的信息库创造出更大的社会价值和经济效益。实现整个管理的完整化和系统化，保障并促进一线建设的正常进程。随着时代的发展，未来的高速公路档案管理还会遇到许多未遇见过的问题，这些问题仍然需要更多的管理人员一起努力来解决。只有与时俱进，才能不断提高高速公路档案管理水平。

参考文献

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[2]郭海霞.档案信息是高速公路运营管理的依据[J].山西档案，2013， S1： 86-87.

[3]赵艳莓.对高速公路工程档案管理的思考[J].档案天地，2012， 06： 58.

[4]程艳，《管理科学》，高速公路建设项目档案管理工作研究2011年第23期；

作者简介

黄丹珊（1983年—），女，福建建瓯人，南平高速建设有限公司，助理馆员，大学本科，研究方向，档案管理。