关于农村档案规范管理的思考

刘燕

摘 要：随着我国农村文明建设进程的加快，农村档案事业也有了长足发展。这对于促进农村各项事业的改革、发展和稳定起到了积极推动作用。但毋庸置疑，由于受基础条件、观念、体制、执法力度和水平等因素的制约和影响，农村档案工作仍然存在许多问题和薄弱环节。因此，需要从实际出发，进一步加强农村档案管理，提高农村档案管理水平。

关键词：农村档案；规范；管理

农村档案工作作是一项基础性工作，它既能够记录开展新农村建设的各项活动，也能够为新农村建设提供重要依据和必要条件。近年来，农村档案工作为新农村建设服务成效显著，在推进农村及基层政权建设、提高农民自治水平、发展农业生产、解决农村土地承包、农村合作医疗等问题中发挥了重大作用，保护了农民的合法权益，维护了农村社会的稳定。做好社会主义新农村建设档案工作是形势发展的需要，是提升农业生产力水平的需要，是保障农民合法权益的需要。

1 当前农村档案管理工作的现状

很多行政村对社会主义新农村建设档案工作重视程度不够，缺乏严格的档案管理规范，没有顺应现代农业发展和新农村的建设形势及时出台相应的新农村建设档案归档管理规定。各行政村普遍存在着档案资料收集不全的现象，很多行政村归档的档案只有年报、合同和一些上级普发的毫无意义的来文，其他各职能部门例如计生、民政、科教文卫、统战等各线工作所形成的资料大多分散在各分管人员手中，没有集中统一管理。

一些能够反映各行政村职能工作、村史发展的声像、照片和实物等特殊载体档案几乎没有收集，使得整个行政村的发展历史得不到详细记载。

由于种种历史原因和现实原因，各村村部建设不统一、一些村干脆就没有村部，档案的管理显然无从谈起。另外由于经费等原因，对新农村建设档案工作的投入较小，大多数村的档案基础设施严重不足，具备有专门存放档案装备的行政村达不到三分之一，单独建有档案室的，更是廖廖无几，大部分行政村既没有专职的档案管理员，也缺乏必备的档案管理基础设施设备。有的档案保存在仓库里，放在纸箱中或放在木质柜架中；有的档案柜放在办公室角，没有专门的档案库房，更没有安装防盗门窗，远远达不到档案保管的 “八防”要求，导致部分有价值的档案因保管不善而受损。

2 农村档案管理存在问题的原因

由于档案工作位置的后端性和档案作用的渐显性，一些村干部对新农村建设档案工作的重要性、必要性在认识上存在着误区，认为只有上级党委政府列入年度工作目标考核的工作才是重点，而档案工作是软任务，不影响政绩，可有可无。有的村领导认为事情做了就做了，把事情做好就行，没有必要留下档案来保存。有的村领导没有文书档案的概念，提到档案就认为是财务报表和凭证类的会计档案。有的认为文明村创建、村级政务公开等创建活动形成的资料台账就是本村形成的档案。也有的村因为领导变动频繁，对活动中形成的资料归档意识不强，丢失、散落现象比较常见，影响了整体管理水平的提高。

行政村档案人员变化频繁，文化素质偏低。农村档案人员一般由村会计或出纳兼任，而会计和出纳往往是随着村级班子换届而更换，变化也较快，人员不稳定，而且这些人员文化程度普遍偏低，也是做好农村建档的一个基本难点。档案人员大多都没有参加过档案局举办的档案业务培训，缺乏最基本的档案操作技能，不能准确规范地进行文件材料的归档工作。在整理档案时只是简单地把一年形成的材料订成一本，不能按照归档范围和保管期限表来进行科学的分类和划定保管期限，档案实体整理完毕之后，没有按照档案数据库格式形成归档文件目录。有的仅仅是把档案整理理解成将上级来文直接装进档案盒，而这种未做任何归档标识的所谓 “档案”只能称为“文件资料”。

3 加强农村档案管理工作的举措

（一）加大宣传力度以增强宣传效果。深入宣传教育，积极争取党政高度重视。要采取标语、横幅、宣传栏、宣传资料、广播电视等多种形式，通过开展广泛持久的档案普法宣传教育，让《档案法》等档案法律法规不断深入人心，全面提高乡村两级干部职工，特别是领导干部的档案法治意识，增强对农村档案工作重要性和必要性的认识，依法把它列入农村经济和社会发展计划，列入党委政府的重要议事日程，在人、财、物等方面给予档案工作充分的支持和保证，为农村档案管理提供强有力的保障；选择合适的场所广泛宣传。根据农村的实际情况，在农村人经常大量聚集的赶集点等地方进行宣传。

（二）强化管理以实现农村档案管理工作规范化。

在社会主义新农村建设活动中，基层农村形成了各种有关新农村建设方面的档案，这些档案中有关于农业农村政策的，这方面的档案可以为社会主义新农村建设提供所需要的信息，所以需要對农村档案管理质量进行规范化管理，以最大程度地保证农村档案的有效利用，实现农村档案应有的价值。为此，首先要有农村党员干部带头遵循相关法律法规，并按照上级要求，按时地、保质保量地对相关的文字以及图表和视频音频等各种载体的档案进行收集、整理，形成一个基本的农村档案管理体系，从而保证农村档案的管理质量。首先，要把好材料形成关。农村工作繁杂，村上做了许多工作都没有形成文件材料，因此要把用嘴说、脑子想、本子记的工作思路、工作措施办法变成会议记录、工作计划、安排总结，使材料便于保存归档。其次，把好文件收集关。一般农村档案管理制度都制定了归档范围和分类大纲，但在收集归档时，往往只注重上级行文，本级形成的文件材料，而疏漏实物档案、项目档案、会计档案、图片、音像档案的收集归档，因此每年归档工作中，一定要将档案收集齐全。再次，把好立卷关。档案材料收集是否齐全，案卷质量是否规范，将直接影响档案的利用；此外还需要农村档案管理人员对农村工作的特点进行深入地了解，并且要保证与有关档案管理部门沟通协调，使双方共同推进农村档案管理基础建设，借助科学和统一的档案管理手段并得到提高；此外，档案管理意识淡薄和业务能力较差是我国农村档案管理人员普遍存在的现象，所以除了对档案管理人员业务水平加以提高之外，还需要将档案管理纳入相关绩效考核，以提高农村档案管理人员的档案管理意识。

（三）更新管理手段以提高农村档案管理水平。社会在不断发展，各个层次都在引进多媒体等技术来提高其管理水平。所以在社会现代化发展过程中，可以推进农村档案逐渐由纸质档案向电子档案的方向发展，逐渐推广磁盘、光盘等电子类的新型载体在农村档案管理方面的应用。此外在农村档案管理中，还可以尝试引进微缩技术、扫描技术以及光盘技术，这样不仅让农村档案的信息储存量增大，还保证了农村档案管理工作的直观性和易操作性。为此，一方面要加强农村档案管理硬件方面的投入，另一方面要对农村档案管理人员进行现代化档案管理知识的培训。在农村档案管理工作中，通过广泛应用现代化技术以减轻农村档案管理人员的工作强度，使农村档案管理人员有足够的时间和精力对农村档案管理方法进行深入的研究和创新，以保证农村档案管理水平的稳步提高。

4 结语

总之，农业和农村档案工作是一项复杂、难度大的工作，涉及面广、工作量大、制约因素多，存在意识、体制、人才、资金等诸多历史和现实问题。我们只有上下同心，多方配合，采取一切有效途径和方法，克服重重困难，下大力做好农村档案工作，才能为实现全面建设小康社会的伟大目标，做出应有的贡献。

参考文献

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