机关档案信息化建设工作的探究

谭芳

摘 要：在当今信息高速传输的时代，机关档案信息化建设是一项势在必行的管理策略。本文针对机关档案信息化建设工作的发展历程，简要论述了机关档案信息化及其重要性，指出了机关档案管理普遍存在的问题，提出了机关档案建设工作的建议和思路。

关键词：机关档案；信息化；建设；探究

当今时代是智能化、信息化的时代，国家大力推行互联网“+”的建设，网络技术与计算技术已应用到社会各团体、各领域和普通人民群众生活当中。因此，档案管理信息化、数字化是大势所趋。

1 机关档案信息化及重要性

档案信息化，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。档案信息化随着计算机电子技术的发生发展，到现在已经有了丰富的经验和历程。但是，相比于其他发达国家，我国档案信息化建设仍然属于发展初期，在整体工作进程上存在一定的问题。

从根本上说，档案工作机关档案信息化是机关信息化建设的重要组成部分，是电子政务建设的重要内容。在档案供的推进发展中，加强机关档案信息化建设是机关适应时代和社会发展的需求，也是提高档案管理和服务水平的必然趋势。机关档案信息化建设的目的是提高档案管理的科学性和档案工作有效性，加强对档案资源的规范化管理、促进档案资源的开发与利用，实现档案的社会价值。

2 机关档案管理所依据的工作原则

在机关档案管理的各项内容中，广大档案工作者要建立一套行之有效的工作系统，并依据相应的发展原则，进一步增强机关档案事业的发展性和前进行。档案信息化建设必须围绕三个方面开展，具体分析如下：

（一）以档案信息资源建设为核心

在机关建设中，档案代表着机关单位走过的发展历程，其中包含着各项人事、行政、教育、法律、财务等信息资源，所覆盖的教育面积比较广泛，因此具有较为分散的形式特点。以档案信息资源建设为核心，指的是在日常工作中，对档案工作进行组织和细化，将各项资源整合在一起，实现资源存储和信息共享，进一步提高档案信息工作的资源成效。

（二）以电子文件管理为重点

电子文件档案信息化建设的重要组成部分。因此，在电子文件的内容上，包括影音资料、图片文档、电子表格等多个部分。这些繁杂的电子文件构成了庞大的档案管理系统，电子文件的管理也成为制约机关档案信息建设的重要内容。

（三）实现高效安全的信息同步

在诸多档案内容中，信息化档案的安全问题一直是档案工作的发展重点。为了实现高效安全的信息管理技术，广大信息管理者要通过理论重视、技术扶持、产业发展、科研转化等方面，进一步加深档案信息工作高校发展和安全存储的融合。始终坚持以档案信息资源开发利用为目标的指导思想，坚持信息技术与管理并重、档案信息化与机关信息化同步、确保档案信息安全的原则。

3 机关档案管理中普遍存在的问题

（一）对档案管理工作重视程度不高

一直以来，大部分机关团体在档案管理工作的重要性认识不到位，普遍认为档案管理是将重要资料的简单整理、归档保存管理，只要做到不丢失、不泄密并在需要时可以查阅就行了。档案管理工作人员一般安排年纪相对大、业务水平和工作能力一般的人员进行管理，甚至部分单位聘请合同工进行管理。至于档案归档分类是否合理、是否需应用先进科学技术管理等问题，基本没有纳入议事日程，更没有认识到档案信息化管理的重要性，造成档案管理工作相对落后。

（二）档案管理方法传统落后

大部分机关单位的档案管理还是采用较为落实传统的人工管理方法为主，以手工查閱档案资料，基本未引入现代的计算机技术和管理软件系进行科学管理，缺乏对档案资源进行整合和规划，造成价值较高的档案资料被归档后没得到充分利用，严重影响业务工作开展的高效性。

4 机关档案信息化建设工作的思路和建议

（一）落实档案文件电子化创建和管理工作

1、创建和规划好档案管理电子系统。档案管理电子系统平台设计、规划是档案管理信息化的重要环节，广大档案管理者必须要按照相应的技术规范对电子化档案系统进行定时定期的检查。并结合当前机关行政管理的专业性进行设计，是档案信息化建设能够扎实推进，不断提升档案员对档案系统的操作、管理水平。以便于在日常的工作中，熟练开展对档案数进行管理和检索利用，以实现档案信息管理功能和目的。

2、规范电子文件归档管理流程。在电子文件的出入登记上，要实现“一条龙”式的出档、入档记录。电子文件必须严格按照国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的要求对各类资料进整理、鉴定、移交和接收等程序进行归档，达到标准化、规范化处理电子文件。在电子文件的安全上，要通过网络加密、设备加密、文件加密的形式，实现科学的电子管理，对档案的浏览、查阅能够有所记录，避免档案信息发展中存在的各项问题。

3、档案必须实行“双轨制”管理。档案信息化并不是档案“无纸化”，而是“无纸化办公、有纸化归档”。档案管理过程中，应当坚持“无纸化办公、有纸化归档”的原则，资料归档仍以传统方法归档，形成电子信息管理的“双轨制”模式管理。通过现代档案管理和传统档案管理的相互融合，不断充实档案信息包容性，积极发挥“纸质档案”、“虚拟档案”的各项优势和长处。

（二）强化档案数字化利用和管理工作

档案管理信息化管理必须管理好电子档案、数字化后形成的图像文件、纸质档案的电子化备份（扫描件）、与纸质档案同时归档的电子文件以档案过程中形成的档案目录信息等数字格式的信息，在建立域网的基础上，与办公自动化、政府网与互联网等系统相连，建立电子文件归档及电子档案接收应用系统，推进电子文件归档、接收、保管与利用，加快档案目录中心及档案信息资源数据库的建设。并始终按照《电子档案移交与接收办法》的要求和“收得进、管得住、用得上、交得出”的原则，按照《数字档案馆建设指南》和《数字档案室建设指南》的有规定落实电子档案接收和归档工作，实现全面落实机关数字档案馆（室）建设工作。

（三）加大专业人才培养力度

档案管理人员必须具备专业化、知识化的发展素养。在机关档案工作中，档案管理员既要有档案管理专业知识，又要有机关业务方面专业知识和计算机应用等现代化管理的综合知识。面对当前档案管理员整体队伍水平缺乏的现象，各个机关、单位的领导者应该充分利用多种教育培训途径，加强对档案人员的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络化技术知识、高新技术知识、现代管理技术知识的培训，提高档案人员的理论和业务素质；加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，提高档案人员信息化知识水平，培养既精通信息技术又熟悉档案业务的复合型人才，促进机关档案信息化建设健康发展。

（四）加大档案信息化建设的经费投入

在档案信息化建设的经费投入上，广大档案管理者首先要设立一个季度、年度的建设经费预算。按照档案信息化后期的挂接、数据备份工作，严格执行档案经济资源的调控和投入，控制、检查，确保档案数字化建设资金的进入、流出质量。除了要依附于国家财政拨款，还要积极开拓档案资金组织渠道，通过企事业单位联合、科研成果转化等方面筹措资金，不断提升档案信息化建设的技术能力和硬软件发展。

5 总结

综上所述，为了进一步深化企业信息化建设情况，机关档案管理工作也必须与时俱进，着力解决档案管理存在问题和推行过程中的阻力，不断增进技术指标和艺术成效，进一步加快和落实档案信息化组织、建设、应用。广大档案管理工作者要立足于当前机关事业单位档案工作的发展现状，进一步提高档案管理工作的服务水平和推进效率，更好地为机关行政管理提供档案信息服务。

参考文献

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