档案信息化建设与档案管理对策分析

刘丽华

摘 要：档案信息化建设与档案管理具有重要意义，不仅顺应时代发展要求，还能提高管理服务水平和档案管理效率。但目前信息化建设和档案管理存在不足，思想重视不够、资金投入不足、人员素质偏低。为弥补这些不足，促进档案信息化建设，提升档案管理水平，应该采取有效的改进对策：提高思想认识、加大资金投入、提高人员素质、完善规范标准，并注重管理监督，确保档案信息化和管理安全。

关键词：档案信息化建设；档案管理；规范标准；安全管理

新形势下，计算机和信息技术被广泛应用到档案管理工作当中，不仅推动档案信息化建设，还有效提升档案管理工作水平，对提升档案管理服务质量，满足人们获取档案信息资源需要也具有重要意义。但目前在实际工作中，由于相关制度不完善，管理制度不健全，技术措施没有严格被落实，导致档案信息化建设和档案管理工作存在不足，应该采取改进和完善对策。文章探讨分析档案信息化建设与档案管理的意义，指出存在的不足，并提出完善对策，希望能为档案管理和档案信息化建设提供指导与参考。

1档案信息化建设与档案管理的意义

在计算机技术和现代信息技术不断被应用到档案管理的时代背景下，档案管理水平不断提升，对满足人们使用档案资料需要，提升档案工作服务质量也具有重要作用，其重要意义体现在以下方面。

1.1顺应时代发展要求。新时期和新形势下，信息技术和计算机技术突飞猛进，并在档案管理工作中逐渐得到广泛应用，给传统的档案管理方式带来变革。在这样的背景下，更应该推动档案信息化建设，实现提高档案管理水平的目的，从而更好顺应时代发展趋势，满足档案管理工作需要。

1.2提高管理服务水平。在信息化建设的时代背景下，档案管理人员注重加强自身修养，利用计算机技术检索和查阅档案资料，满足档案管理需要。并结合使用者的不同要求，为他们提供个性化服务，满足用户需要，促进档案管理服务水平提升。

1.3提高档案管理效率。在信息技术的支持下，档案管理方式得到根本转变，能根据用户需要，迅速、便捷的搜集档案信息资源，满足他们使用档案信息资源的需要。进而避免查阅纸质档案的复杂环节，可以为用户提供迅速、便捷的服务，促进档案管理水平有效提升。

2 档案信息化建设与档案管理的不足

虽然在档案管理工作中，落实相关制度，推动档案信息化建设具有重要作用，但由于相关制度不完善，一些管理人员素质偏低，现代信息技术没有严格落实，导致档案信息化建设和管理工作中仍然存在不足，存在以下几个方面的问题。

2.1思想重视不够。一些档案管理人员对信息化建设不重视，仍然采用传统方式开展档案管理，局限于采用人工方式进行资料收集、编号、整理和归档。忽视现代信息技术的应用，未能建立有效的数据库，不利于档案数据和信息资料查询，不仅难以推动档案信息化建设，还影响档案管理水平提升。

2.2资金投入不足。信息化建设和档案管理水平提高，离不开相应的资金投入。计算机设备购置、数据库建设、管理制度建设和落实、管理人员积极性调动等各项工作，都离不开资金投入。但很多单位对该项工作不重视，资金投入不足，资金管理不到位，对信息化建设和档案管理水平提升带来不利影响。

2.3人员素质偏低。提高档案管理人员的信息技术应用技能和管理水平是必要的，但目前相关人员的素质偏低，思想观念比较落后，未能严格遵循规章制度。或者责任心不强，缺乏奉献精神，不利于促进档案管理工作水平提高。应该加强管理和培训，实现提高档案管理水平，推动档案信息化建设的目的。

3 档案信息化建设与档案管理的对策

为弥补实际工作存在的不足，推动档案信息化建设，实现有效提升档案管理工作水平的目的。根据存在的不足，笔者认为可以采取以下完善对策。

3.1提高思想认识，推动档案信息化和管理建设。管理人员必须提高思想认识，明确管理目标和要求，注重信息技术应用，推动档案管理的信息化建设进程，促进管理水平提高。充分认识信息化建设的必要性和重要性，并在制度、人员、资金等方面加大支持力度。同时做好宣传工作，营造良好的工作氛围，制定切实可行的档案管理计划，推动档案信息化建设顺利进行。

3.2加大资金投入，满足信息化建设和管理需要。增加资金投入，为计算机设备购置、数据库建设、管理人员工作、制度建设等提供资金支持，满足各项工作需要。这是加快信息化建设，提高档案管理水平的必备物质条件，有利于加快档案信息化建设进程。要改变管理设备落后的局面，增加设备购置的投入，包括扫描仪、光学仪器、服务器、数据库、网络安全防御系统建设等，进而有效满足档案信息化建设需要，为提高档案管理水平提供保障。

3.3提高人员素质，推动信息化建设和管理效率。重视基础扎实，业务技能强的档案管理人员引进，有效掌握信息技术的应用技能。从而顺应网络化、信息化发展需要，促进传统档案管理方式得到根本转变。加强档案管理人员培训，提高信息技术应用水平，完善培训制度，丰富培训内容，包括档案管理理论、计算机技术应用知识、数字化建设、现代管理理论等，促进档案管理人员综合技能提升。注重档案管理新技术、新设备和新方法的培训，提高信息化技术应用技能，有利于档案信息化建设和档案管理水平提高。

3.4完善规范标准，有效指导档案管理各项工作。实现档案管理信息化建设的标准化、规范化是不可忽视的内容，也是重点和难点内容。要注重现代信息技术应用，对档案管理的格式和内容进行更新，实现档案的自动化管理，达到提高管理水平的目的。对库存档案整理和著录，建立档案管理信息库，构建档案管理和信息服务综合平台，为管理、检索、查询、数据更新创造条件。并加快档案管理信息化建设标准和制度的研究，促进管理水平提高，有效推动档案信息化建设进程。

3.5注重管理监督，确保档案信息化和管理安全。注重知识产权保护，提高档案信息安全防范意识，重视计算机档案信息系统管理，重视日常监督管理工作，保障数据库和档案信息的安全。注重电子文件的管理工作，保障电子文件安全、真实和完整。管理過程中应用防火墙技术、密钥技术、访问控制技术等，确保档案信息网络传输安全。并严格落实档案管理的安全制度，预防存在的不足，促进管理水平提高。

4 结束语

综上所述，在信息技术和计算机技术取得不断发展和进步的前提下，档案信息化建设趋势越来越明显，对提升档案管理水平，有效规范档案管理工作具有重要作用。日常工作中应该认识其重要意义，明确存在的不足，然后有针对性的采取改进和完善措施。并注重总结经验，提高工作人员的管理水平和信息技术应用技能，从而推动档案管理水平提升，促进档案信息化建设，为人们提供更为优质的服务。

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