高校档案信息化建设的问题分析与对策

高桐　胡艳

摘 要：随着信息技术的不断发展，随着计算机技术、网络技术、网络安全的不断成熟，传统的档案管理模式正逐渐的被现代化的档案管理模式取代。档案信息化建设势在必行。本文分析了高校档案信息化建设中存在的问题，结合实际工作提出了一些改进的观点。

关键词：档案；档案管理；档案信息化建设；问题；对策

高校档案信息化建设是以纸质档案为基础，以档案数字化、计算机网络化、档案管理系统化为工具，以更好的保存档案、服务高校师生利用为目的系统工程。笔者结合本校档案信息化建设过程中获得的一些工作经验，对高校档案信息化建设中存在的问题进行粗浅的分析并提出具体的实施对策。

1 高校档案信息化的重要性

1.档案管理双轨制，对纸质档案起到保护作用。档案的数字化，档案管理系统的建设，使档案的利用过程不再仅限于对纸质档案的依赖。师生可以通过数据库中的电子档案获得所需的档案信息，不必再翻阅纸质档案，这无形中对纸质档案起到了保护作用。

2.档案工作管理服务模式改变，工作效率显著提高。由于档案保管方式的改变，从原来的只有纸质档案变为纸质档案和数字档案并存，彻底改变了档案的检索方式和利用方式。提高了工作效率，拓宽了服务领域，对学校档案的编研工作也起到了很大的促进作用。

3.档案信息化是学校整体发展的需求。随着现代化信息技术的不断成熟和高校校园网的不断发展，档案数字化、信息化势在必行。档案管理系统和校园网互接，实现学校整体的办公自动化的同时，也将学校档案工作的整体水平提升到了新的层次。

2 影响高校档案信息化建设的主要因素

1.档案信息化法制滞后，规范化制度不完善。我国在档案管理工作方面颁布了许多标准，但是对于新兴事物档案数字化和信息化方面的标准很少。档案信息化过程中，很多的细节需要规范统一。档案具有保密的特有属性，对档案信息化建设中档案的安全问题有很高的要求，这也需要相关的全国性的规章制度进行保障。规章制度的不完善，影响了档案信息化建设的发展进程。

2.档案信息化专门人才缺乏。档案信息化建设，需要既懂档案的专业知识又懂计算机和网络的专门人才才能顺利的开展工作。档案工作整体上存在人员年龄偏大，专业人员单一，同时具备档案知识和计算机、网络知识的人员少的现状。档案管理系统的建设，虽不需要独立完成整个系统的开发编码，但专门做档案管理系统的软件公司对档案的业务，尤其是适应本单位档案工作需求的具体内容并不了解，所以需要档案工作人员提出适合本单位需求的可行性方案。适合的档案管理系统，是档案信息化建设顺利进行的有力保障。例如档案管理系统功能模块越全面、越符合实际工作需求，在使用过程中发挥的作用越大。

3.本单位上层领导对档案信息化建设的重视程度不够。档案信息化建设由硬件、软件和人员共同来实现。高校的资源分配首先满足教学和科研，有些高校自然存在对档案工作重视程度不够的问题。资金的投入可以解决档案信息化建设中硬件的问题，可以一定程度上解决软件系统的问题，人员的问题则需要本单位长期的重视培养和建设，这样才能在本质上推动档案信息化的发展。

3 高校档案信息化建设对策

1.档案信息化建设要统一规划，完善规章制度，做到有章可循。高校档案信息化建设的目的，是为了将档案信息资源科学的整合，方便统计和查询，更好地为各级领导和广大师生服务。说大了，是为社会服务，实现资源共享。如果本省、市档案局有相关的规章制度，应以上级管理部门的规章制度为依据展开工作，以便所使用的档案管理系统能和上级业务部门的管理系统兼容，实现共享。如果上级业务部门没有明确的规定，本单位应制定符合本单位实际情况的，尽量向上级业务部门靠拢的规章制度，规范档案信息化工作，统一规划、统一标准、统一规范。本单位应制定详细的档案归档制度和档案工作流程。档案的信息化过程不可能将全部的归档档案数字化，这就要求在制定规章制度时，详细的将哪些档案进行数字化，比如具有本单位特色的、利用率高的、历史性重要节点的档案。档案的工作流程也同样重要，在人力、物力有限的情况下，将数字化的工作分配到单位各部门是必要的，前提是做好前期的培训工作，使兼职档案员能够熟练的使用档案管理系统。档案信息化建设需要本单位各部门的密切配合协作，做到有章可循，有利于档案信息化建设工作的开展。

2.加强档案信息化技术人才的培养。实施档案信息化建设，档案人员队伍的建设是问题的关键。档案信息化建设，无论是前期的档案管理系统的设计和使用时档案管理工作由原来的手工操作转变为通过计算机档案管理系统辅助完成的智能操作，对档案工作人员提出了更高的要求。档案信息化建设是一个长期的过程，档案部门应尽快建立起一支现代信息技术能力较强的人才队伍，以满足档案信息化建设的需要。

档案人才队伍的发展，可以采取引进和培养并重的措施。一要认真做好现职人员的培训工作，特别是领导干部和业务骨干必须接受有关计算机技术、网络技术、数字化技术、信息管理技术、现代管理技术等知识的培训；二要积极开展多种形式的技术培训和技术交流，努力营造学习新技术、新知识的良好环境；三要积极引进人才，要下大力气引进一批既懂档案专业，又懂计算机技术和网络技术的复合型人才，为他们创造一个良好的工作环境，使他们为档案信息化建设做出贡献。

在培养专职档案员的同时，也要重视兼职档案员的培养。档案信息化建设是一个系统工程，需要单位各部门的共同支持。如高校的档案管理部门，负责收集、整理、保存、利用全学校的所有档案，在学校的各部门都有下设的兼职档案员。在档案信息化建设的过程中，对兼职档案员的培训是至关重要的。兼职档案员的工作态度和认真程度决定了档案数字化后的基础数据，以图片形式存储的档案关键词和检索词的设定，决定了档案利用的效果。在某种程度上说，兼职档案员的工作能力和水平影响了学校档案工作的整体水平。

3.选择符合本单位实际需求的合理有效的档案管理系统。有了完善的规章制度，符合需求的硬件支撑，精通业务的档案工作人员，上一套符合本单位需求的、实用性强的檔案管理系统，是档案信息化建设的保障。

我了解的很多高校和企事业单位，由于前期考察和准备不充分，购买的档案管理系统多为通用版的档案管理系统，使用起来不能很好的满足本单位档案管理的需求。选择档案管理系统，在资金条件允许的情况下，最好选择有制作档案管理系统资质的软件公司，并选择定制版。在通用版的基础上，提出具体的符合本单位实际需求的功能模块。比如档案录入者的工作模式和流程，查询者的权限，根据档案密级设定档案的加密方法和浏览使用权限等。

在签订合同上尽量延长试用期和维护期的时限，因为随着档案信息化建设的不断开展，或多或少会出现事先没有发现的问题。随着数字化档案的增多，档案管理系统中各模块的功能也有可能出现意想不到的问题，这些都是在档案管理系统建设过程中可能出现的。

在合理的规章制度的保障下，实用的档案管理系统，才能够使档案工作、档案信息化建设有条不紊、顺利的开展下去。

4.加强宣传教育，提高单位领导和同事对档案信息化建设的认知度。档案工作不是一个能够立竿见影出成绩的工作。档案用到的时候价值不可替代，不用的时候，没有人会想起。而档案工作是一个长期的工作，是一个需要积累的过程。档案信息化的建设正是将档案这个巨大的原始信息源组织起来，准确查找，方便编研，辅助决策，便于使用。应该让大家意识到档案的重要性，做好宣传工作，有利于档案信息化建设的顺利进行。

信息化是一个永不休止的工程，随着学校办学规模的不断扩大，随着信息化应用领域在学校的教学、科研、办公等领域不断深化，档案的信息化建设也必须要跟得上学校快速发展步伐。高校档案信息化是一项系统工程，是数字化校园的重要组成部分，其最终目标是要实现档案信息数字化、档案信息管理规范化、档案信息服务网络化，使档案的保存、传递、利用更加科学、更加便捷，使档案发挥更大的作用。高校档案信息化建设是一个长期的、复杂的过程，与时俱进、统筹发展是档案信息化建设必须遵循的原则。相信随着档案信息化进程的深入，其优势会逐渐显现发展，档案事业也必将会达到新的高度。

参考文献

[1]陈智兵.浅谈我国档案信息化建设的问题与对策[J].兰台世界，2015（6）.

[2]吕琳琳.高校档案信息化建设中的问题与对策[J].考试周刊，2011（8）.

[3]王晓敏.淺谈如何做好档案管理工作[J].内蒙古科技与经济，2010（1）.

[4]王爱荣，李玉婷.档案信息化建设的现状与对策[J].档案人语，2010（7）.

作者简介

高桐（1982-），男，2004年毕业于辽宁师范大学，馆员，沈阳药科大学综合档案室工作。

胡艳（1982-），女，2005年毕业于东北师范大学，馆员，沈阳药科大学综合档案室工作。