试论机关档案管理工作存在的问题及对策

姚冰

摘 要：当下的机关档案管理工作存在的问题较多，主要为管理观念陈旧、机关档案管理设施不齐全、档案管理技术有待进一步优化、管理人员综合素质偏低等。一来造成档案资料遗失、损坏；二来降低了管理效率，给资料利用者带来了麻烦与不变，使得管理服务质量大打折扣。而本文研究的宗旨正是解决机关档案管理工作问题，以改善国内机关单位档案室的工作面貌。

关键词：机关档案；管理工作；存在的问题；对策

档案管理（file management）亦称档案工作，它是档案馆或相关机构对资料档案进行管理的一种手段或策略。档案管理本着为内部人员提供服务的原则，以收集、整理、保管、鉴定以及统计等一系列举措服务于档案利用者，档案馆或相关机构通过档案管理可解决档案分散、杂乱、量大以及孤本等不利于阅览与查询的问题。尤其是机构单位，档案资料基本属于机密而重要的文件，稍有遗失或损坏都会造成不可估量的后果。

1 机关档案管理工作存在的问题

1.管理观念陈旧

管理观念陈旧集中体现在机关内部人员对档案的重要性认知不足。机关内部人员对待档案一贯保持“使用在前，管理在后”的心态，更有甚者认为档案应重在利用，而所谓的管理不过是兴趣使然，有用之时便稍加整理，无用之时便可束之高阁。这严重违背了管理学的根本性思想，如此所导致的后果便是档案在使用时不是缺页少字，便是凌乱不堪而难以查找，直接影响机关内部的工作效率。

2.机关档案管理设施不齐全

影响机关档案管理效率和质量的首要因素是管理设施不齐全。据调查可知，机关内部虽设有相应的档案管理室，但绝大多数档案管理室缺乏较大的存放空间，一部分档案管理室仅可存放相应的档案资料，而进入档案管理室查询或阅览档案资料的人员却往往会无处落脚。更为惨烈的是，有相当一部分档案管理室内无可供摆放的书架，档案资料肆意码放在墙角或沿墙体一溜排开，而且并未做好相关的防潮、防火措施，以致档案资料出现丢失、损坏，部分纸张发黄，字迹难以辨认。档案室缺乏相应的基础性设施，存在重大安全隐患，尤其对機关机构而言，因机密文件损坏所造成的损失将是无法估量的。

3.档案管理技术有待进一步优化

现代化技术的出现是对传统技术的一次革命。现代化技术在档案管理方面或其他办公室职能范围内主要是“无纸化”概念的深入。这种办公模式理所应当进入各个领域，档案管理也不应例外。但通过调查发现，仍有部分机关单位未抛弃传统观念，所使用的检索以及查询方法还能深深折射出时代落差。这种检索与查询方式死而不僵，最直接的后果是降低工作效率，同时也会因管理不当造成档案遗失和损坏等现象。令笔者感到吊诡的是，个别档案室在管理技术的应用上虽然也表现出了与时俱进的意识，但所采用的计算机却未连接网络，无法扫描，更是无法查询与检索。计算机最终被沦为档案室里的装饰品，以体现某些机关单位的“前卫意识”。

4.管理人员综合素质偏低

档案管理人员综合素质偏低主要表现在以下几个方面：（1）缺乏先进管理技术：现代化的管理思维不同以往，它体现的是速度快、操作简便、质量高、损失小。以上这些本应加以利用的优势，却由于档案管理人员缺乏现代化管理技术而终止；（2）档案管理人员缺乏责任心：档案管理不同于其他工作，它要求工作人员保持更大的耐心以及对工作产生饱满的热情，全身心投入到工作中。而档案管理人员在工作期间会产生乏味与无聊之感，甚至认为管理工作是最卑贱的工作，没有任何技术含量可言。正是由于对缺乏职业认同感，以致对待管理工作兴趣索然，继而导致责任心大大丧失；（3）大量的兼职人员充斥其间：机关单位大量聘用兼职人员从事档案室管工作，体现出了机关单位对档案管理不够重视。其结果只能是上行下效，上级部门不予重视，基层人员很难对此另眼相看。另外兼职人员一方面在时间上难以安排，无法确保管理工作处在正常的工作状态；另一方面兼职人员的专业水平偏低，却接受系统性训练，对管理工作一知半解。管理人员专业水平偏低、缺乏责任心也与机关单位未组织相应的培训计划以及未建立有效的奖惩制度有关。

2 完善机关档案管理工作的对策

1.更新管理观念

更新管理观念应从以下方式入手：（1）体现“以管理为主”的档案工作指导方针：作为机关单位及档案室负责人要在机关内部倡导管理优先的理念，管理人员要在这种工作理念的要求下，时刻将档案资料的安全性放在首位，严禁出现资料遗失、损坏等现象，同时查询和阅览人员要妥善保管档案资料，不得以任何形式或理由破坏档案资料的完整性，更不得私自将档案资料借阅给外部人员，以免因资料遗失使得机关单位蒙受巨大损失；（2）转变服务方式：机关档案管理室要向图书馆的管理方式学习，化被动为主动，主动为受众提供服务。内部人员在查询或检索过程中，出现任何不便，应立即加以解决，以彰显档案管理室的人文情怀，突出个人或团体的优良品质；（3）改变管理方式：管理方式要做到与时代的发展同步，不断更新管理思维，以体现档案管理室的开放性和包容性，并使之更加多元化和现代化。在管理的基础上，加大档案资料的利用面。对档案资料进行妥善保管，确保其不丢失、不损坏是管理人员的工作职责，这无可厚，但资料的合理利用也十分重要。档案资料只有体现出利用价值，才可实现保管的意义。不然，空留一堆资料只能作为无人问津的垃圾被处理。

2.加强管理工作的资源建设

资源建设首先要做好档案资料的收集工作，完善档案收藏结构，丰富档案内容。比如加大多重大事件档案资料的收集力度，同时要求机关单位的高层领导给予足够的支持，带动档案室全员共同参与档案收集。开创多种形式的档案，比如音频档案和影像档案，以扩大档案收集范围；其次是加大民生档案与微观领域档案的收集力度。比如建立机关内部人员档案信息库，对优秀员工和知名人士的档案也要加大收集力度；然后是加大新型载体档案的收集力度，借助现代化收集技术，以录像等形式详细记录机关内部的重要事件，包括外部领导的工作视察情况。如此才可丰富档案内容，体现档案资料的服务价值。

3.加强机关档案室管理人员的综合素质培养

培养方式如下：（1）组织管理人员参加职业道德培训，以提升其思想觉悟，增进安全意识，优化服务意识；（2）加强对管理人员的关心力度，建立奖惩机制。机关高层领导要市场下基层予以慰问，关心管理人员的生活状况、工作状况以及心理状况，帮助管理人员走出认知误区，对表现优良的管理人员给予一定的物质奖励或提供相应的晋升机会，从而调动管理人员的工作积极性，提高其责任心；（3）轮流选派管理人员去相关单位交流学习，或在机关内被组织管理技术培训，以优化管理方法，更新管理思维，从而达到提升工作效率的目的。充分应用现代化管理技术以及计算机技术，做到管理工作数字化和信息化。尤其在检索与查询方面，通过计算机系统给资源利用者提供更快捷、更全面、更具人性化的服务。

3 结束语

机关单位档案室不同于档案馆或图书馆，其所存储的资料相对重要，而且机密性文件较多。无论是遗失还是损坏，所造成的影响都是巨大的。因此，机关单位以及档案室管理人员要格外引起重视，按照本文所阐述的管理方式，同时消除可能导致管理效率降低的不利因素，争取早日抹去在人们脑海里留下的管理不善的印象，确保管理质量跨上一个新的台阶。

参考文献

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[2]俞燕.机关档案管理问题及对策分析[J]. 办公室业务. 2016（04）

[3]费东岚.计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J]. 兰台内外. 2016（01）