浅议工程项目竣工资料的归档整理

李静　廖真真

摘 要：近年来，随着我国国民经济水平的不断提升，为了加快社会主义现代化建设，国家加大了工程建设力度，工程建设项目数目有了明显增多，并且在规模上也有了显著的变化。在工程建设过程中，将有关信息详细的记录下来，进而为工程项目竣工后的扩建和改造等提供有利依据，所以对工程项目竣工资料的归档整理具有重要意义。因此，本文针对工程项目竣工资料的归档整理展开了研究，并提出具体的措施，从而为竣工资料的归档整理提供参考。

关键词：工程项目；竣工资料；归档整理

通常情况下，工程竣工资料包含了施工图纸、合同和施工方案等诸多方面内容，在工程项目建设期间，需要将各个环节的资料进行整编和归档，然后对其进行整理，为日后工程项目的改造和建设等提供有利依据。当然，在工程项目竣工资料的归档整理期间还存在一些问题，对竣工资料归档整理工作的开展产生了不良影响。因此，必须采取有效措施对科学的开展工程项目竣工资料的归档整理，从而充分发挥工程竣工資料的作用。

1 工程项目竣工资料归档整理存在的问题

（一）案卷的岂止日期不精确

当前，在对工程竣工资料归档整理过程中，还存在一些问题，导致工程竣工资料归档整理工作质量偏低，对工程项目日后改造和扩展等未能提供更加准确的依据。由于部分工程项目企业对竣工资料归档整理工作未能有充分的认知，并且在项目建设期间，所形成的资料日期不准确，所以存在案卷的岂止日期不精确现象，导致工程项目竣工资料归档整理工作未能满足一预期的目标。在案卷提名时，应当确定工程的类别、施工年份和项目名称等内容，并且这些内容一定要与公司计划下达的项目名称保持一致。然而，一些够工程项目竣工资料的案卷的起止日期不精确，甚至有些工程企业只是按照首页和末页的日期来填补，所以造成了工程项目竣工资料的不准确性，对工程竣工资料归档整理工作的开展产生了不利影响。

（二）档案整理人员的综合素质有待提升

在工程项目建设过程中，负责对现场工程资料进行整理的工程技术人员对竣工资料归档整理的意识淡薄，并不具备丰富的资料整理和归档专业知识，对工程项目竣工资料的归档整理流程未能有清晰的认知，从而降低了工程项目竣工资料的归档整理质量[1]。

但是，从工程项目竣工资料归档整理现状来看，部分工程企业对竣工资料归档整理工作未能有充分的认知，并且为了降低人力资源成本，存在着没有设置专职档案整理人员的问题，因而对工程项目竣工资料归档整理工作的开展予以专业指导。

（三）工程项目竣工资料归档整理不规范

在工程项目竣工资料归档整理过程中，存在着不规范的现象，导致工程项目竣工资料归档整理质量偏低，归档整理的价值未能有效体现，尤其是在对施工文件进行整理时，有些施工企业和监理企业没有收集到完整的文件，而且相关文件原件的数量十分有有限，在对资料进行归档时，大多数资料的复印件，但在资料的复印件上没有将原件的存档处予以注明。虽然竣工资料文件装订毕竟漂亮，然而，档案卷内文件的质量和内容却难以有所保障。

此外，在对工程项目进行验收过程中，相关人员没有严格按照规范进行书面签字，甚至是存在资料签字遗留的现象，造成其与工程施工的具体情况不吻合。总之，由于工程项目竣工资料归档整理不规范，从而对工程项目竣工资料归档整理工作的有序开展产生了一定的影响。

2 强化对工程项目竣工资料归档整理的有效措施

（一）对工程竣工验收予以严格把关

在工程项目建设过程中，工程竣工资料中包含了与工程相关的信息，所以工程竣工资料具有重要的价值，尤其是在工程项目后期扩建和改造期间，工程竣工资料对项目的开展提供了有利依据。因此，必须强化对工程项目竣工资料归档的有效整理，从而最大程度的提升工程项目竣工资料归档整理质量。

为了提高程项目竣工资料归档整理效率，发挥竣工资料归档整理的作用，应当对工程竣工验收予以严格把关，进而为工程项目竣工资料归档整理工作的有序开展奠定良好基础[2]。通过对竣工验收进行严格把关，对增强工程资料信息的真实性提供有利保障。

对于工程竣工验收基础工作而言，完善、正确的工程竣工资料是前提，所以监理单位和工程资料整理人员应当加强对工程竣工资料的验收，并明确各项工作分工职责，对文字资料和竣工图等予以认真检查，重点检查资料文化是否完整，隐蔽工程验收的记录的真实性加以判断。同时，工程变更单的变更信息能否落实到位。另外，在对工程项目竣工资料进行归档整理时，一定要审查资料的完整性，资料分类和组卷要具有科学性，从而保证竣工资料归档整理的合理性。

（二）提升档案整理人员的综合素质

在对工程项目竣工资料进行归档整理过程中，必须对竣工资料归档整理时存在的问题加以解决，进而确保工程项目竣工资料归档工作能够取得良好的效果[3]。在开展竣工资料归档工作时，档案整理人员是确保工作开展的关键。因此，必须提升档案整理人员的综合素质，从而提高归档质量。工程企业要加强档案资料整理机构的建设，聘请具有丰富经验的档案整理人员，然后对整理人员进行专业知识和业务等的培训，当档案整理人员的综合素质得到提高时，能够严格按照规范和流程整理资料和归档，从而保证工程项目竣工资料的归档工作更加规范。

（三）对工程项目竣工资料进行严格整理

对于工程项目而言，由于规模较大，所以建设周期较长，所以在工程项目建设过程中，会形成大量的工程资料，因而增加了工程竣工资料归档和整理的难度。在工程项目施工过程中，在各个环节中需要将相关信息予以真实记录，所以对施工资料进行整理具有重要意义。在对工程项目竣工资料进行严格整理时，需要对竣工图、施工整理文件和施工记录等予以整理，并派专业人员对技术资料和工程变更信息等方面资料加以严格归档和整理[4]。同时，档案整理人员按照标准开展归档工作，从而为工程项目竣工资料的归档工作开展打下坚实基础。

因此，在工程项目竣工资料归档期间，为了使得工程竣工资料的价值能够突显出来，应当对竣工资料进行严格整理，进而保证工程竣工资料归档整理工作质量有所保障。

3 结束语

对于工程项目竣工资料归档整理而言，其是一项系统性和复杂性的工程，所以为了提高工程项目竣工资料归档整理工作质量，首先对档案整理人员提出了更高的要求，档案整理人员必须具备丰富的工程技术资料整编归档业务知识，并具有档案整理能力。其次施工方对施工过程中原始资料的积累、收集和组卷也很关键，须严格执行国家标准。再者还需通过监理方严格把关，确保资料内容的完整性和可靠性。总之，各方通力协作，按照规范开展工作，才能为工程项目竣工资料归档整理工作提供有利保障。

参考文献

[1]许龙茵.浅谈电站工程项目竣工资料归档的预编制整理[J].办公室业务，2015（7）：64-64，73.

[2]许海波.浅议中小型水利施工企业工程文件归档整理[J].治淮，2011（9）：42-43.

[3]张永香.浅谈公路工程项目竣工资料整理常见问题及解决措施[J].科技与创新，2015（5）：67-67.

[4]薛康惠.浅谈新疆下坂地水利枢纽工程竣工资料的归档审核[J].水利建设与整理，2012（12）：44-46.

[5]王刚.公路工程内业资料和竣工资料的编制及归档[J].交通世界，2011（9）：175-176.