信息化档案管理的具体做法与安全性研究

王伟娜

摘 要：档案管理工作是企业以及单位针对内部工作管理所展开的一系列整理、保管、收集、统计、鉴定工作过程的一项活动。具有非常重要的参考意义和价值，同时也是企业以及单位中的基础性工作。建设信息化档案管理，能够确保当前基础性工作更加规范、标准。从当前档案管理信息化建设立场而言，本文首先概述了信息化档案管理的含义；而后介绍了信息化档案管理的具体步骤，转变传统管理理念和方法，创建高效网络档案，规范文档类型，做好电子文档的保存工作；最后在安全性管理方面，着重从信息录入、信息公开、信息准确方面进行了探讨。

关键词：信息化；档案管理；安全性

1 信息化档案管理概述

通过相关信息部门统一计划、指导，采用信息化软件开展一系列相关活动，处理且管理信息档案以及资源，从而促进服务水平、质量的提升。换言之，建设信息化档案管理，旨在以保存信息资源为主实施信息化档案管理建设，在此根基之上，从多方面的来利用信息软件强化档案管理。建设信息化档案管理，其要求主要体现在以下几点：第一，要确保档案信息的保管、接收、利用的一致性；第二，转变传统的信息化管理模式和手段，不断进行深化革新；第三，实现数字化、网络化的信息档案管理；第四，实现信息共享。

2 信息化档案管理建设的具体程序

（一）建设网络化、数字化的档案系统

第一，要健全网络化的档案信息系统，为档案管理创建良好的技术平台，然后在创建一个服务于公众的平台以及服务于内部档案管理的平台；第二，通过现代化的网络技术，在所创建的网络平台上，创建服务咨询栏目以及宣传栏目，使得各种信息数据能够被内部档案服务系统所接收，各类信息资源共享问题可以通过宣传栏目来进行，服务咨询栏目可以作为信息收集的地方，将所有有利用价值的信息整理出来；第三，强化网络技术的安全性，确保信息资料的准确性。

（二）结合部门与档案部门及计算机信息管理部门形成电子文档形式

在电子文档形式当中，档案部门以及其他各个部门应当熟悉各自的信息资料，要对自己上报的各项信息资料负责；档案部门接收电子文档形式的信息资源时，要以相关标准规范制度为原则，辨别、分析、归类各项信息资料，最终存储有参考意义和价值的信息；之后，通过计算机想信息管理部门，使用计算机信息技术来处理相关信息文档，最终实现有价值的信息档案管理工作。各个部门及信息部门以及计算机信息管理部门，三者的存在都有各自的优势，同时也是电子文档形成、存储、管理以及使用价值的整体。

（三）处理归类的信息档案

做好文档信息的归置工作之后，需要信息档案管理部门来甄别、确定信息资料的准确性以及价值，等待确定价值之后，采用计算机信息软件技术，对该类文档进行保密设置，这样有利于避免被人篡改信息，确保信息资料的完整性和原始性，能够与初始纸质文档高度一致。

（四）信息档案的存储工作

创建信息化档案管理，最后一步就是要做好信息档案的存储工作。使用计算机信息软件，保存信息档案，其主要优势在于：具有高度的安全性，不容易被人破坏和篡改，同时与纸质档案管理相比，电子文档管理可以节约纸质材料，具有防尘、防潮、防湿等特性。因为使用电子技术介质来实现信息存储，有利于保障信息的完整性，避免长时间存放造成信息丢失。

3 提升信息化档案管理安全性的策略

（一）重视安全化建设，防止信息篡改、利用

建设信息化档案管理，必定会考虑到信息安全问题，因此要高度重视信息化档案管理的安全性，进一步强化网络安全技术，设置监控扫描系统，避免信息被利用，设置防火墙系统，防止信息被篡改。而该网络平台上的用户，应当创建实名制验证方式，才得以允许进入，不然拒绝访问。根据用户分类情况，设置用户的访问权限，对于一些比较重要的信息档案而言，比如敏感档案、机密档案等，确保其档案的高度安全，应当建议隔离存储。

（二）提升信息化档案管理人员的综合素养

创建信息化档案管理，需要相关工作人员具备一定的计算机软件应用知识，要想顺利开展、建设信息化档案管理工作，就必须要不断加强管理力度，因此提升信息化档案管理人员的综合素养是非常有必要的。任何领域的应用以及技术的研发工作都需要依靠人来进行，因此，要强化工作人员的相关技术教育，宣传档案管理知识，通过奖惩制度以及考核机制来调动工作人员工作的积极性，进而提升工作人员的整体素质，同时还需要为员工们提供机遇，在信息化技术环境下，激发工作人员的创新精神，促进信息化档案管理工作效率的提升。

（三）转变传统的信息管理手段和观念，实现资源共享

为了促进档案信息化应用效率的提升，就必须要转变传统的信息管理手段和观念，强化服务意识以及反应能力，促进服务质量提升。现代互联网环境下，信息技术得到了进一步的发展，相关工作人员应当革新自己的观念，不断整合热点信息，通过信息软件、网络实现资源共享，积极主动的分享资源，实现现代化的信息档案管理，为人们、为社会、为领导提供有参考意义和价值的资源信息。此外，在管理方面，还要不断加强信息检索功能的研发，保证信息检索的准确性、有效性、规范性。

（四）规范录入信息，确保档案信息的真实性

在录入电子档案信息时，一旦出错，将会影响到整个业务活动，甚至还会为企业领导提供错误的决策信息，因此，为了避免经济损失，有必要规范录入信息。因此，在录入电子档案信息时，要仔细校对所录入的单子档案信息内容，进行严格的审核，避免出现错误的电子档案信息，确保档案信息的真实性和准确性。为了顺利实施电子档案信息的录入工作以及审核工作，信息档案管理部门应当制定相应的标准要求，明确信息录入的标准化以及信息模板格式。

（五）不断投入，提高认识，确保良好的信息化档案建设的基础性工作

在建设信息化档案管理方面，相关单位以及企业应当不断加大人力财力物力的投入，通过宣传教育让档案工作人员清楚明确的认识到建设信息化档案管理的重要性以及必要性。为了顺利开展建设工作，单位、企业决策者应当要积极转变自己的观念，从观念方面提升信息化檔案管理建设的重要性，将信息化档案管理任务作为重中之重，不断建立健全信息化管理平台。在硬件方面，要确保充足资金，主要有信息管理软件、传真机、摄像机、扫描仪、计算机、打印机、存储器等等，如果单位或企业资金有限，可以按照信息化档案管理建设的要求，先采购一些必备品，而后剩下所需要的设备则通过逐年增购的方式来进行补缺，不断完善信息化档案管理所需要的硬件条件。

4 总结

信息化档案管理的创建，有利于提升信息档案管理的水平。通过现金的计算机信息软件，提升信息收集以及档案整理的效率，同时也可以确保档案信息与纸质文档的高度一致。通过 信息化的建设，使得档案管理工作效率得到了大幅度提升，所提供的信息资源也更有价值和参考意义，为相关人员的借阅提供了方便。为了更好更快发展信息化档案管理工作，必须要不断提升档案工作人员的综合素养；重视安全化建设，防止信息篡改、利用；规范录入信息，确保档案信息的真实性；不断投入，提高认识，确保良好的信息化档案建设的基础性工作，从而保障档案信息化快速的发展。

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