浅谈事业单位档案管理的现状及对策

2016-08-02 09:09唐文悦
卷宗 2016年6期
关键词:现状及对策事业单位档案管理

唐文悦

摘 要:随着经济的发展、社会的进步,人们对信息的需求量越来越多,为了顺应信息化的趋势和潮流,我国在不断地改革档案管理制度,然而随着新技术的引进和应用,事业单位面临的档案管理方面的挑战和问题也越来越多。对此事业单位需要花费耐心和毅力进行专业的档案管理,从而对档案中存在的问题进行及时的发现,并随之进行解决。本文围绕着事业单位档案管理的现状及对策这一主题进行了讨论。

关键词:事业单位;档案管理;现状及对策

1 事业单位档案管理的现状和存在的问题

(一)管理设备和模式过于陈旧

目前很多档案管理部门采用的管理方法还是书本记载、账目记录的方式,这种管理模式具有效率低,效果差的特点。随着时代的发展、科技的进步,以往的档案管理模式已经无法在数据库中有效、快捷地存入巨大的信息量。与此同时,事业单位的领导不够重视档案管理工作,也使得档案管理设备无法得到及时的更换,这对查阅档案的效率和记录档案数据的速度会产生很大的限制[1]。

(二)不够重视档案管理工作

大量重要的信息都储存在事业单位的档案中,因此档案管理直接关系着事业单位的发展和安全。档案内容包括详细记录的工作流程、单位员工的资料背景等重要信息,一旦泄露档案管理工作,就会导致侵犯个人隐私、泄露数据等严重的后果。因此对于事业单位来说,档案管理非常重要,需要管理人员和事业单位予以重视。在事业单位档案工作的开展过程中却往往不是如此。

事业单位需要的是实际利益,而档案管理却无法创造出经济利益,因此许多事业单位会对档案管理工作进行抱有轻视的态度,这种态度会对档案管理人员等下属员工产生消极的影响。原本很多档案管理人员由于没有对档案管理工作的意义进行正确的认识,就会对这份工作不夠重视。在实际工作中,档案管理人员也只是简单的保管、整理档案文件。在这种情况下,上级领导再抱有消极态度,就会使得档案管理人员对待工作态度随意,甚至连记录工作也不能按时完成,导致最后敷衍了事,造成档案内容不完整,对他人进行档案查阅的效果产生负面的影响[2]。

(三)档案管理人员不够专业

档案管理工作的高效需要以丰富的职业素养和专业的管理知识为前提,工作过内容较为复杂。然而在现实情况中,许多档案管理部门都对这份工作具有不正确的认识,认为这项工作的完成只需要较高的工作过效率和端正的工作态度,导致许多员工在职业素养和专业知识基础方面都与标准有着很大的差距。在实际工作中由于员工专业知识的缺乏,没有对管理技术进行很好的掌握,导致许多基础工作项目没有得到很好的完成,造成工作业绩差,工作效率低。

2 事业单位档案管理的对策

(一)对管理模式进行更新

由于信息化时代的到来,以往的档案管理模式已经不能适应时代的需要,传统的档案管理模式已经被时代所淘汰,需要新型的管理模式进行替代。在信息化社会,计算机是人们记录工作的主要工具,在档案管理工作中也是如此。记录软件进行合理的运用,能够对档案管理人员的工作起到很好的辅助作用,使其在电脑档案库中完整、有序、快捷地录入档案数据[3]。

档案管理人员在进行档案管理工作的过程,可以建立一个档案查阅网,在该网站上上传数据,方便其他人进行信息查阅,这种方法对于查阅人员和档案管理人员来说,都能对其时间和精力进行节省。除此之外,档案管理人员还需要对网络安全多加注意,对计算机病毒进行有效的防范,防止非法人员盗取档案信息。

新型档案管理模式的实行需要建立在引进大连够先进设备和办公环境优化的基础上,这就需要事业单位进行大量资金的投入,但是许多事业单位经济条件并不优渥。因此,档案管理部门可以采取其他措施获得资金,例如进行资金补助的申请,向地方政府寻求帮助,将资金补助利用起来,进行办公环境的优化和新型档案设备的购买,从而促进新型档案管理模式的实施,完善档案管理工作。

(二)对员工的认识和素养进行提高

《档案管理法》、《档案法》等法律法规的颁布就是为了各事业单位树立正确的意识,重视档案管理工作,但实际情况却往往不是如此。为了对现状进行改善,个事业单位需要采取措施,对于档案管理人员,事业单位要予以鼓励,鼓励其进行相关专业知识和法律法规的学习,使得档案管理人员的能力得到提升,能够将档案管理工作顺利完成[4]。

其次,需要加大力度宣传档案管理工作,为对管理人员的专业素养进行提升,需要通过宣传教育的方式来实现,对档案管理工作进行保障,保障其能够稳定、安全的运行。除此之外,档案管理人员在对职业素养和专业知识进行加强的过程中,会对档案管理工作有新的认识,并随之重视起来,从而更加深入的认识、理解档案管理工作的必要性和意义。

(三)将档案信息资源进行全面开发

优化管理方法是档案管理资源开发的首要工作,其关键就在于对档案管理理念进行端正,在档案管理工作中重视开发档案信息资源,在对档案管理价值进行保证的基础上,将档案信息资源的作用充分发挥。除此之外,在对档案管理进行优化的过程中,需要将事业单位的自觉性和主动性体现出来,以事业单位的实际情况为参照,从而方便管理层进行决策。

3 结语

在事业单位的日常工作中,档案管理工作是其中的关键,目前事业单位工作人员最关注的问题就是对档案管理的不足和缺点进行改善的对策[5]。本文就事业单位档案管理的现状及对策进行了探讨,首先介绍了事业单位档案管理的现状和存在的问题,随后分析研究了事业单位档案管理的对策。事业单位档案管理工作的有效开展,需要单位领导改变态度,对其予以重视,管理人员需要对档案法律法规进行贯彻,从而做好档案管理工作,促进事业单位更好的发展。

参考文献

[1]王林,闫春梅,李凤鸣.事业单位档案管理现状及对策研究[J].产业与科技论坛,2011,16:240-241.

[2]彭彩虹.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].办公室业务,2012,13:116+119.

[3]刘晔,颜维安.浅谈事业单位档案信息化管理的问题及对策[J].江苏卫生事业管理,2013,03:100.

[4]蒋成禹.浅谈事业单位人事档案管理存在的不足及对策[J].科协论坛(下半月),2012,11:165-166.

[5]王泽蓓.浅谈新形势下医院档案管理的现状及对策[J].内蒙古科技与经济,2014,17:156-157.

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