探析公安机关专业档案归档管理中存在的问题及对策

骆永琴

摘 要：专业档案案卷是公安机关活动的重要载体，是检验公安人员办案和执行活动准确性、合法性、严肃性的重要依据，它既是公安机关档案的重要组成部分，又是公安民警办案结案的综合体现，案卷类目较多。本文从工作实际出发，就专业档案归档管理中存在的主要问题及对策作一探析，便于专业档案的归档工作能够更加及时、完整、准确，为公安档案的开发利用提供条件。

关键词：公安机关；专业档案 归档管理；问题；对策

公安专业档案是公安机关在依法侦查审理案件、处理违法犯罪、实施治安和行政管理等职能活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的专用历史记录。公安专业档案按载体形式可分为纸质档案、声像档案、实物档案三种类型，以纸质为主。

公安专业档案既是民警个人、公安机关依法办案、办事的记录和见证，又是工作成绩的反映、经验教训的积累。由于保存了部分公民及犯罪嫌疑人特别是罪犯的信息，利用档案资料信息，分析社会治安形势，为党委政府维护社会稳定大局提供决策依据，意义不可小觑。对刑事犯罪档案信息的梳理，也可为公安机关自身的“打防控”及破获重大疑难案件提供参考。在现今正在推行办事办案考核制，特别是在错案追究责任制中，公安专业档案以真实性、可靠性强成为必不可少的依据。

长期以来，公安专业档案的归档工作一直不够完善，虽然浙江省公安厅（以下简称省厅）从2005年开始在全省开展公安专业档案年检考核制度，专业档案的归档率和准确率有所提高，但从部分公安机关特别是基层公安单位现状看，归档管理还存在诸多问题。为此，本人结合实际，以归档工作为切入点，分析存在的问题，剖析产生问题的原因，提出解决问题的对策，以期对公安机关专业档案的归档管理工作有所帮助。

1 专业档案归档管理中存在的问题及原因

在专业档案归档实际工作中，主要存在归档不按时、归档案卷质量不高、档案分类统计数与法制科台帐不相符等问题。具体表现为：

（一） 档案不能按规定时限归档

公安专业档案实行由公安机关各业务部门立卷，档案部门集中统一管理的原则。而在实际工作中，各业务部门很少及时、主动地移交相关案卷，常常需由档案管理员与各部门内勤沟通催交；内勤也有力不从心，因为办案纪律和保密规定，她们有时也不知哪些民警承办哪些案件？进展如何？是否已结了案？所以每年专业档案的移交都是一而再，再而三的拖延。而有些承办民警，总有可以推诿的理由迟迟不交案卷，导致档案部门案卷归档率低下。

（二）初次归档的档案合格率不高

针对移交的专业档案，发现部分案卷有不少问题，一是案卷封面内容书写和审批手续不规范；二是批稿、改稿甚至签名字迹不符要求；三是案卷内容不齐全；五是装订不规范。以上这些问题直接影响了专业档案的质量和保管限期。

（三）档案分类台帐数据与法制科台帐数据不符，造成专业档案案卷归档有误

一般“三类案卷”①中，“刑事侦查卷”和“行政（治安）管理处罚卷”依据专业档案年检考核表格中所核算出的数据与法制科台帐经常不符，特别是“刑事侦查卷”中的刑事下行案件各分类打击数差错较多，与实际案卷不一致。再有“刑事下行案卷”转“行政处罚卷”时数据划分统计也各有误差。以上诸类问题，对于档案管理员在核对鉴定各单位移交的专业档案时极易产生误解，并且对于专业档案案卷的类别定性也产生了负面影响。

（四）由于办案人员的调岗离职，造成部分案卷散失或丢失现象

公安专业档案的收集、整理、立卷由案件承办人员负责，谁办结、谁立卷、谁归档，实行集中统一管理。而办案部门人员调动是常有的事，有的调动部门，有的调离公安岗位，他们走时，不少人没有将第一手资料及时移交，导致部分案卷散失、甚至丢失。这不仅对最后的归档率不利，也会对案件侦破工作造成严重影响。

造成上述问题的原因，主要是单位的领导档案意识不强，没把档案工作摆上应有位置，不少民警也是档案意识淡泊，只重办案业务，轻视档案工作。

2 專业档案归档管理好的对策

（一）依靠单位领导的重视

俗话说：“工作好与坏，全靠领导带”，领导是否重视对于一项工作的开展起着举足轻重的作用，档案工作也是如此。如何得到领导的信任和支持，本人认为档案管理员首先要自己过得硬。要具备爱岗敬业的精神，以出色的工作业绩，给领导和同事们留下良好的印象。要善于请示汇报，不断地增强领导档案意识，以引起领导的关注和支持。要有大局意识，及时、准确地为领导和相关科室、部门提供档案信息资源，使档案管理工作的知名度和影响力得以提升。

（二）加强业务填报人员的技能和素质

要想专业档案填报数据规范、准确，除了法制科应经常组织刑大、治大、各派出所等部门进行业务知识培训外，必要时还应酌情分析、讲解，使填报打防控表格工作者对各数据的含义能一一领会，不能混淆，错报数据，通过培训提高填报人员的综合业务素质，确保每个数据的准确无误，便于专业档案归档率准确、齐全。

（三）规范案卷装订，提高专业档案案卷质量

专业档案案卷质量既反映公安水平，又体现公安作风，所以案卷装订归档工作不容忽视。现在采取一系列的措施加强案卷管理、全面提高案卷归档质量显得尤为重要。

1、案卷封面和卷内手写资料要符合档案规定，书写字迹包括领导审批签名一律用碳素、蓝黑墨水书写，确保字迹永久性。案卷题名（即姓名）要准确无误，与身份证信息一一核对，经确认后方可在案卷封面上书写，确保档案信息化管理查阅利用的有效性。

2、在立卷归档中要特别注意刑事侦查卷副卷材料的完整性和准确性。“刑事判决书”应集中装订到副卷中，不应散失在其他部门或独立装订成册。同时，装订方法应用三孔一线，案卷装订后要美观整齐且牢固。

（四）及时掌控人员调动信息，做好案卷移交工作

机关单位人员调动是经常会发生的，尤其对调动工作的办案民警，各单位领导要引起高度重视，务必组织人员对调动民警手中的案卷进行及时收集或组卷。为此，档案管理人员也要及时掌控人员调动信息，指导或监督承办人员做好相关移交手续，若调动人员手中有未办结的案件则要妥善移交，已办结的由内勤保管或组卷，直至移交档案室为止，避免归档时缺少或丢失。

（五）档案归档制度要与业务考核挂钩，实行奖惩分明

之所以承办民警对归档工作敷衍了事，意识不强，主要原因是档案归档与承办民警的考核没有密切关联，所以在思想上他们可以漠视，言语上可以推诿，行动上甚至可以拒之不交。因此，要倒逼承办民警及时归档，就必须与业务考勤待遇相关联，将承办民警案卷移交工作列入公安机关单位岗位目标责任制的考核内容，严格奖惩，增强承办民警的档案意识，促进公安机关专业档案归档率和准确率“两提升”。

（六）加强专业档案的开发利用，为现实决策提供参考

档案说到底是“死”东西，它的“活”最终在于利用，在其价值的实现和发挥。如何“用活”档案也是我们档案工作者最值得思考的问题。因此，要开发好公安专业档案，首先要为领导和民警的善于利用档案资源做好参谋服务工作。要梳理出有规律性的档案信息，建立完善的检索系统，做到有据可依，有据可查，不断提高公安机关综合档案室为社会提供档案信息服务的能力，全面、及时、准确、有效地为利用者服务，为现实决策提供参考。

参考文献

1、浅议税务部门的档案管理存在问题及对策，江苏省兴化市国税局，2011.06.16

2、陈沉，施工档案存在的问题及对策，绍兴市档案信息网，2012.04.23