档案管理规范化路径探析

汪茂琳

档案是历史和记忆的化石，对于记录过往，启示未来具有重要的意义。做好档案管理工作，对于任何一个单位都具有十分重要的意义。但是在目前的工作中，很多单位都存在着档案管理不规范，造成一些史实资料的流失，这些都会影响着业务工作的开展。本文旨在通过探讨档案管理规范化的路径，为更好的做好档案管理工作提供一定的帮助。

1 档案管理工作的作用

档案是指在工作的过程中留下来的一些文字图片影像资料，档案资料对于记录一个单位的历史，发展过程具有重要的作用。它能够帮助当前的人了解过往的情况，从而帮助决策。档案资料也是一种回忆，能够唤起人对于过往的记忆，从而在过去和现在之间建立一种感情的连接，以促进当前工作的开展。通过档案管理，人们可以方便的查阅一些资料，从而从过去工作中总结经验教训更好的开展当前的工作。

2 目前档案管理工作存在的问题

档案管理工作十分重要，但是目前来看，在各个单位的具体工作中，档案管理被放在了一些不被重视的位置，很多人认为档案管理只是业务工作的辅助，更愿意花费较大力气去开展业务工作，从而忽视了档案管理工作。整体来看，档案管理工作存在着以下几个方面的问题：

1.档案管理的相关制度不全

在很多单位，档案管理工作都具有极强的随意性，没有建立起相关的档案管理工作制度，对于档案资料的整理也仅仅停留在对于一些重要文件的保存，而对于档案管理的范围，保存管理的方式，管理的流程，借阅利用的办法等相关工作的具体操作没有明确的规章制度规定。这就造成在档案管理过程中存在着很多不规范的地方，使得档案管理工作无章可循。

2.档案管理的专业度不够

档案管理工作是一项具有技术型的工作，需要专业的知识，如果档案管理者的专业素养不足，在档案管理的过程中则很可能造成工作出错。但是就目前来说，各个单位虽然都有档案室以及档案员，但是专职档案员的数量则相对较少。很多单位都是从事行政的人员做兼职档案员，没有专门的学习过档案。在其他工作之外，负责档案管理的工作。即使是专职档案员，也很少有人拥有档案管理相关的资质。从事档案工作的人普遍专业素养不足，导致档案管理的专业度不够，档案管理工作存在着不规范的现象。

3.档案管理的安全度不足

档案是历史的记录，涉及到一些工作内容和工作情况，可能影响到一个单位的发展，因此，对于档案管理，必须要重视对于档案资料的保密，增强档案管理的安全性。現在很多单位对于档案的管理，都是仅仅停留在保存的阶段，对于档案的安全性则重视不足，既没有专门的档案室，也没有建立起相应的安全防范措施，使得档案丢失，被盗等情况时有发生，此外纸质档案容易受到环境的影响，也会出现发霉等一些问题，影响着档案的有效利用。

4.档案管理的现代化手段不足

在现代科技情况下，数字化应用到工作生活的各个方面。档案管理也应该采用一些现代化的手段，以此提高档案管理的工作效率。但是在目前的档案管理中，对于现代化的信息手段的利用还远远不够，很多档案还都是以文字资料的形式进行保存，数字化的保存还普及的不足。

5.档案管理的存储利用不足

档案的保管是为了利用，但是在目前，很多单位只是对档案进行保管，则利用相对不足。很多档案只是堆放在档案室内，查找和利用都多有不便，加上纸质档案数量比较多，检索系统不健全，使得查找和利用起来十分不方便，这些不方便影响着档案的作用的发挥。

3 档案管理规范化的路径

针对档案管理中存在的问题，必须要进一步强化档案管理个做，加强对于档案的规范化，以更好的发挥档案的作用。具体来说，可以从以下五个方面入手：

1.健全档案管理的制度

制度的健全是做好档案管理工作的基础。在档案的管理工作中，一定要建立起完善的制度，通过制度的规范作用，来保证档案管理工作的规范有序。通过建立起相应的制度，明确存档范围，调阅流程，存档步骤等，方便档案员的管理，也方便各个相关部门对于档案的保存。

2.档案管理要由专职专业人员负责

档案管理人员是直接从事档案管理工作的人员，其自身的专业素质极大的影响着档案管理工作的开展。因此必须要建立起专门的档案管理人员的培训制度，通过对于档案管理人员的专业素质的提升来完善档案工作。一是要选用较为专业的档案管理人员，提升档案管理人员的整体素质。二是要对现有的档案人员进行培训，提升其知识能力和素质。三是要建立起专职档案管理人员的制度，从而保证档案管理人员的专业性。

3.重视档案安全

安全性是档案管理工作的核心，重视档案的安全管理，是档案管理工作中重要的环节。在档案管理的过程中，一定要加强对于档案管理的安全性的重视。构建档案安全管理的人防技防措施，避免档案发生遗失盗窃的情况。也进一步优化档案储存和保管的环境，设置适宜的温度湿度，提升对于档案管理的科学化水平，从而保证档案的安全。

4.采用数字化存储

现代化的存储方式是提升档案管理工作的关键，在档案的管理工作中，要加强对于现代化技术手段的利用。采用数字化的存储手段，一是能够节省档案存储的空间，二是能够快速检索，方便档案的调阅和利用。因此，在纸质档案存储的基础上，要增加电子化的存储。将档案进行扫描和备份，从而保证档案的有序完成，方便档案使用。

5.加强档案的利用

档案管理的目的是充分的利用档案，从而帮助当前的工作完成。因此，要进一步提升档案的利用效率。一是加强对于档案查阅的方便程度，通过对于相关的流程和制度的规范，使各个部门的工作人员能够明白档案调阅的流程，方便他们进行档案借阅。二是可以开通一些电子化的借阅平台，将一些非涉密信息进行公开，方便使用者能够自行进行检索和借阅。

4 结论

档案管理工作对于一个单位的发展具有重要的意义，因此必须加强对于档案管理工作的重视程度。分析档案管理中存在的问题，可以发现档案管理的相关制度不健全，档案管理者专业素养不足，档案管理安全性不足，档案管理现代化手段运用不足，档案管理利用度不足成为制约档案管理的核心问题。针对这些问题，必须进一步完善相关的制度，提升档案管理者的专业素养，加强档案管理安全性的重视程度，采用现代化的管理手段，增强档案的利用效率。从而切实让档案发挥出其应有的作用。

参考文献

[1]樊晓红.推进学校档案管理信息一体化建设的几点建议[J].黑龙江档案.2016（02）

[2]钱志奋.新时期加强学校档案管理工作的几点思考[J].教育革新.2014（03）

[3]陈剑.学校档案管理工作改善途径探析[J].现代商贸工业.2014（05）

[4]卢云丰.当前学校档案管理工作存在的问题与对策探析[J].中国管理信息化.2014（05）

[5]王晓霞.中职学校档案管理存在问题及解决方法浅析[J].商.2013（24）