从档案整理角度论档案安全管理应从资源抓起

陈伟光

摘 要：档案安全管理是确保档案真实、完整的重要保障，目前档案安全管理注意力主要集中在抓好档案后期管理工作。本文结合在基层档案整理过程遇到的问题，简单阐述现时档案安全管理可能存在的问题，提出从档案资源抓起，把做好前端控制权，确保档案完整、真实、正确移交到档案管理部门，为全面保证档案安全提供参考。

关键词：档案；安全管理；前端控制

档案是一种不可再生资源，对于单位各项工作的发展都有着重要参考和依据价值，一旦丢失、损毁后果不堪设想。因此在日常档案管理中，我们不断探索如何加强档案安全管理工作。

1 现行档案安全防护的认识

按照《国家档案法》要求，现时档案安全管理的办法主要集中在物防、技防、人防上，如在库房管理上做到“八防”，对电子档案档案库房配置了具备防磁、防震、防静电、防化学腐蚀等设备；在技防上恒常开展库房巡查，定期抽检电子档案；制定档案借阅、保密和销毁制度，建立档案突发事件的应急预案等，保证了库管档案的安全，但保证库管档案安全是否就一定就安全呢？决定档案的依据价值主要是归档资料的完整性与真实性，试想如果档案资料在移交时就损坏或是赝品，那么保证档案安全还是否还有意义？

2 现行档案安全防护上的问题

在整理单位2009-2015年文书档案时发现有部分移交资料为复印件，个别文件存在缺失，领导审批过程有遗漏的情况出现；部分年代久远的照片已无法查找照片拍摄时的详细信息，电子档案无法确定是否为最终定稿；部分党团的活动资料已经无法追补等问题。

3 档案安全管理应先从源头抓起

档案的接收和征集是档案管理工作的第一个环节，接收和征集质量好与不好，直接影响档案利用价值。所以我们把好档案管理工作前端控制，确保档案资源收集的完整、真实、及时地移交到档案管理部门。近期国家档案局印发了《关于进一步加强档案安全工作的意见》，着重提到了要做好档案安全问题前移，加强档案资源安全风险治理。而要提升档案安全管理，本人认为应从档案形成资源过程这一步着手做好如下几点：

（一）强化档案安全管理知识培训。

新时期赋予了档案管理员新的要求，档案管理员除了需要具备丰富的档案管理知识外，还需有扎实的管理能力，如发现安全隐患能力，以加强档案资源形成时的安全；与时俱进的学习能力，以时刻关心档案信息管理的最新动态，提升电子档案管理安全触觉；及时宣教能力，普及兼职档案管理人员的知识与技能培训。比喻在OA发文流程管理上，加强规范电子档案格式宣传工作，强化电子档案修改痕迹的保护，避免在流传过程的随意替换，确保电子档案移交时完全保留领导批阅，并和纸质发文相一致等。

（二）把好档案管理前端控制。

把控档案资源形成各个环节的安全，把档案工作前移，让档案管理人员参与到各项工作的筹划过程，依照档案法规，对档案资料那些需要保管、如何保管给予专业性指导，如在基建档案形成过程中，指导规范按照建筑、结构、安装的顺序来汇总图纸会审资料；提醒室外工程资料的及时整理汇总，定期检查分部工程质量验收记录等容易出现遗漏或不全的资料；指导竣工预验收参加验收单位规范做好资料的签章等；提醒施工中有变更及时在竣工图上注明修改处和依据等。又如基建各階段声像档案都需要提前介入，并且要明确档案拍摄的内容和时间等，确保档案移交时没有被遗漏或要再需进行追溯的情况发生。

（三）及时做好临时性档案文件材料的收集和标注。

临时性档案资源具有形成时短、部分难以补追的特点。如单位迎检或举办各类活动的照片，很多都是以电子形式暂存电脑，到规定时间再上交，这种暂存的方式很容易因没有标注或没有及时做好照片说明，造成误删或到年底统一移交时照片记载不详的问题出现，无形中给予档案真实性一定的影响。因此，负责管理档案的人员应把握一年中各类重大活动情况，注重督促资源生成部门做好临时性档案资料的及时整理工作。比如召开职工大会之后，应及时通知各分组讨论的笔录要及时完整地汇总到档案室。

（四）改变坐等的收集方式。

作为档案管理人员应适时更新档案的收集与整理方式，多到各档案资源部门了解档案资料的生成动向，将坐等上门的收集归档工作转变为主动到各个部门去收集。加强各方面的沟通联系，积极引导各有关部门的工作人员，根据档案工作的管理需要，交出真文件，确保收集档案的真实性。尤其在人员岗位变动时，档案管理部门的工作人员应主动协助相关岗位人员做好文件材料的交接工作，对原岗位人员交来的文件材料给予审核、登记接收，以免档案资料因人员岗位变动而流失。

参考文献

1.张颜，施工及竣工验收阶段工程档案归档的常见问题，城建档案，2014（3）期。

2.张美芳，档案安全标准体系构建的研究，档案学研究，2010（04）期。

3.赵鹏，从档案安全体系建设的角度看档案保护，中国档案，2010（06）期。