基于新形势下如何改革事业单位档案管理制度

2016-08-02 07:17张洪冰王秋菊
卷宗 2016年6期
关键词:新形势事业单位档案管理

张洪冰 王秋菊

摘 要:社會经济迅猛发展、市场经济改革不断深入,我国事业单位加大了档案管理信息化的重视、投资力度。新形势下,改革事业单位档案管理制度是必然选择,对提高档案管理质量、效率等具有重要的意义。如何改革事业单位档案管理制度成为亟待解决的问题。文章根据笔者实际工作经验,首先论述了事业单位档案管理信息化存在的问题;而后,分析了事业单位档案管理信息化改革内容;最后,提出了推动事业单位档案管理信息化的有效策略,旨在为各位同仁提供参考。

关键词:新形势;改革;事业单位;档案管理;制度

近年来,社会、经济得到了迅猛发展,我国事业单位档案管理工作日趋繁重。大多数事业单位在管理档案方面所采取的方式较为滞后,严重影响了领导的觉得、人才的培养及考核等。新形势下,计算机网络的蓬勃兴起为事业单位管理档案提供了可靠地软件,极大地提升了其的工作成效。现今,事业单位档案信息化管理暴露出很多问题,阻碍了工作进程。如何加强档案信息化管理成为摆在我国事业单位面前的又一重要课题。文章在论述事业单位档案管理信息化存在的问题、分析事业单位档案管理信息化改革内容的基础上,对推动事业单位档案管理信息化有效举措进行了全面探究,以期对事业单位更好地开展档案信息化管理工作有所帮助。

1 事业单位档案信息化管理存在的问题

(一)事业单位对档案管理工作重视力度不够

我国很多事业单位将绝大部分注意力集中于培养、引进人才,忽视了档案管理。某些领导甚至认为档案管理不属于其的工作范畴,且档案管理工作较为简单。然而,档案管理并非仅仅是管理工作人员的职责,其需要全体员工的参与。值得注意的是,档案管理与每个员工的个人利益、事业单位效益、国家经济发展等存有密切的联系。因此,事业单位应加大对档案管理工作的重视、投资力度。

事业单位档案管理缺乏高素质的专业人才

毋庸置疑,人才在事业单位发展中占据着举足轻重的位置。由此可见,档案管理人员的专业素质直接关乎着档案管理工作的成效。当前,我国很多事业单位在专业档案管理人才方面较为匮乏。此外,在职的人员大都年龄偏大,缺乏一定的计算机操作能力、信息理论知识等,无法满足现代社会发展的需求。与此同时,某些档案管理人员缺乏一定的职业素养,例如:工作过程中开小差、没有责任心、缺乏创造力等。

2 事业单位档案管理信息化改革内容

就事业单位档案管理信息化改革内容而言,其包括数字化、体系化、自动化及互动化。数字化:数字化指的是事业单位借助网络、数据库、扫描、数字加密等技术实现资料存数形式(纸质变电子数字)的转化,且对其进行更新、整理、补充等。档案管理数字化,主要体现于档案存量及增量、档案目录等方面。严格意义上来讲,档案管理属于无形资产范畴,在数字化整合、挖掘的作用下,其价值有所提升,为提高事业单位效益提供了有力保障;体系化:体系化是档案管理信息化的重要组成部分。纸质档案管理缺乏体系化,不利于管理、查阅。文档、传统及现代模式、部门衔接、内部流程等的一体化皆属于体系化范畴,对实现信息集成与共享具有重要的意义;自动化:较数字化及体系化而言,自动化是档案管理信息化改革的重点。自动化主要包括电子标签、数据自动处理功能、OCR识别等内容。自动化,有利于减少档案管理所耗费的人力物力。档案管理自动化由自动筛选、检索、处理、归档等构成。为实现档案管理自动化,可从取出及输入两个方面入手:输入。依照规范标砖将所需信息录入,并进行自动整理、归档。取出。依据规范,以指令控制所需信息,从而实现自动、批量处理;互动化:纸质存储档案,仅限于用户查阅,缺乏深层次服务。信息化,加强了用户与管理人员的交流、互动,能够充分满足用户的需求,有利于获得高度认可。

3 推动事业单位档案管理信息化改革的有效策略

首先,提高事业单位档案管理工作人员的综合素质。对于档案管理工作而言,其对工作人员具有很高的要求:过硬的理论知识、扎实的专业技能、优秀的业务能力等。为更好地开展档案管理工作,事业单位可通过采取座谈会、报告会、参观学习、开设计算机培训课程等方式以加强管理人员的专业素养。如此,事业单位档案管理工作人员才能做到与时俱进,对提升其的工作质量、效率、满足社会发展需求等颇有益处。实践证明,档案管理人员专业素质、水平的提高,有利于提高事业单位综合效益。

其次,增强事业单位档案管理工作人员的信息化意识。新形势下,社会、信息化技术等取得了长足的进步,对国民经济、生活等产生了巨大的影响。以往的档案管理模式已不符合时代发展的潮流,严重影响着档案管理工作的效率。信息化背景下,档案管理工作人员应积极转变理念,并树立正确的现代化意识,以各更好地开展工作。在管理档案时,工作人员须充分利用计算机网络资源,打破、创新以往的资料保存方式,以促使档案管理更具安全性、完整性、可靠性等,从而实现事业单位档案管理信息化建设的跨越式发展。与此同时,档案人员应最大程度利用现存的档案资料,以确保自身档案管理思路适应社会发展要求,从而构建出更多科学、高效的管理策略。

最后,完善事业单位档案管理制度体系。纵观所有行业,其皆具备相关的规范制度,事业单位档案管理信息化工作也不例外。因此,事业单位应加大对档案管理制度体系的重视、完善力度,以确保档案管理工作平稳、有序进行。在收集、保管档案资料时,管理制度体系对其具有很高的约束力,在顺利开展、发展档案管理工作中发挥着不可替代的作用。此外,事业单位领导应注重档案管理工作的法治化,使其有法可依。

4 结束语

新形势下,改革事业单位档案管理制度对提高事业单位档案管理工作质量、效益等具有不可比拟的作用。希冀,我国事业单位能够正确认识档案管理制度改革,并通过采用一系列可行性措施,以推动档案管理信息化建设进程。

参考文献

[1]张鑫.试论新形势下事业单位档案管理与创新[J].群文天地,2011(12).

[2]袁双盛.提升事业单位人事档案管理水平的建议[J].中国商界,2009(05).

[3]韩淑卿.事业单位人事档案管理工作的思考[J].机械管理开发,2010(09).

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