浅谈教育系统档案管理问题与对策

摘 要：人事档案工作的重点任务是人事管理与服务，教育要不断适应发展飞速的社会，需要不断提出新的人事人才管理理念，而人事档案管理工作是实施强化教育战略的重要信息资源。随着社会政治经济的发展，互联网信息技术的提高，我国教育系统人事档案建设也有了长足的进步，档案管理工作在转变思维观念、巩固信息化建设、以及培养复合型人才等方面都实现了跨越式的发展。本文重新阐述了教育系统人事档案信息化建设的现状，并简要分析当前教育系统人事档案信息化建设存在的一些问题和解决措施。希望能够通过探究新情况、新问题，进而提出有利于构建教育系统人事档案管理新的改革方法和策略。

关键词：档案管理；信息化；创新

档案管理工作十分重要，我国人事制度改革不断深入，对我们教育系统的人事档案管理提出了新的要求，同时随着互联网信息技术的变革，人事档案管理也将面临许多新的機遇和挑战，加强教育系统档案工作的改革和创新，实现跨越式发展，是教育系统人事档案管理工作发展完善的必经之路，也是当前亟待解决的重要问题。从目前教育改革现状来看，教育系统人事档案管理不仅具有专业性和复杂性，还具有一定的特殊性，这给教育系统的人事档案管理带来了不小的要求。

1 人事档案管理面临的问题与挑战

1.对档案管理工作重要性认识不足的情况普遍存在。有些管理人员认为，档案工作是一种常规性、基础性工作，出成效慢，成果不明显，不如抓教学、抓科研成果来的迅速，也更显而易见，显然没有认识到档案工作在教育发展过程中的重要性，没有做到透过现象看本质，思想认识不深刻。

2.档案设备投资经费有限。相关部门由于经费紧张，对档案管理设施设备的更新、添置不太重视，甚至没有安装档案管理软件，经费的不足导致档案管理计算机等硬件设施老化不更新，设备落后，无法提供技术保证。

3.档案管理工作人员专业知识亟待提高。有些档案管理工作人员稳定性差，随意变动工作岗位；或是未参加专业培训就上岗，缺乏相关的专业知识，拉低档案管理人员整体专业素质。有的教育系统，没有专门的档案管理人员岗位，而是由其他人员兼职，这样的档案管理人员缺乏必要的专业知识，缺乏专业素质，甚至缺乏必要的职业道德，若此类管理人员工作疏漏，后果将不堪设想。

4.归档材料不完整，档案管理不够规范。随着近年来人事制度的改革和教育的快速发展，人才被大量引进，人才流动频率也不断增加，有的单位由于人员变动频繁，相关工作人员未能及时整理堆积多年的人事档案资料，甚至多年未归档的档案导致材料残缺漏损的结果。另外，档案工作人员的不断变动，交接工作不够完善，也是形成档案缺漏的主要原因。人事档案中材料短缺严重，相关制度不完善，档案管理执行不严格，通常造成档案材料收集的不完整 [1]。

5.档案管理团体工作有待提高，信息资源难整合。人事档案管理服务需要一套完整的信息数据库，充分利用计算机网络技术整合档案信息，通过数据网络，实现对人事档案信息管理与数据加密。但目前由于信息技术的投入及运用并不完善，传统手工人事档案管理依然是许多教育系统档案管理的主要方式。一方面，近年来随着教育改革进程的加快，人事管理制度不断深化，人才引进大幅增加，人才流动不断加快，档案管理工作量也在大幅上升。另一方面，目前教育的信息化建设已经初具规模，但从信息资源的整合方面来看，各个部门还因为各种原因，以及自身任务的专业性而普遍存在各自为政的情况，缺乏信息资源的系统整合，加大了部门之间人事资源整合的难度，信息交换之间的壁垒加大。相关部门实现内部所涉及业务的高效化、信息化与信息开发的高成本、高浪费现象并存[2]。这也是部门协作不配合的必然结果，“地方分权”十分不利于整体的发展，教育系统人事档案管理建设还需顾全大局。各自管理自己的档案系统不仅费时费力，也给教育系统档案信息系统管理和信息资源的整合带来了一定的难度。当前教育系统人事档案管理面临的巨大挑战就是档案管理人员工作量不断增大，以及各个部门之间信息整合工作的配合度不高。

2 教育系统人事档案管理的有效途径

1.加强建设高素质专业人才队伍。人力资源管理是档案管理的重中之重。人才是档案管理工作不断改进和完善的动力。不论哪个行业，哪个领域，人才取胜战略经久不败，因此，教育系统人事档案管理工作的进步和发展在很大程度上要依靠专业的技术人才来管理支持。档案管理需要管理人员具备良好的职业素养和业务能力，相关部门要加强人才培训工作，提高档案管理人员的专业水平[3]。同样重要的是，一定要加强相关人员的道德素质培训，档案管理工作不同于其他工作，需要管理工作者具有极高的道德素养，明确档案管理工作者的立场，具有专业认真的职业道德和职业操守，端正思想态度。档案材料具有一定的保密性和原始性，要求管理人员不可随意更改，切实做到爱岗敬业、坚持操守、按章办事。此外，要加强知识和技能培训，为档案管理人员提供不断完善自己，提升自我的平台。有关部门可以定期请优秀人才到单位进行演讲，更新档案管理工作人员的理论知识体系和专业技能结构、开阔他们的视野，鼓励他们利用工作之余自我学习和提升，适当提高他们的福利待遇，让他们愿意投注更多的时间和精力在工作上，激发他们的工作热情。

2.加强组织制度建设，规范档案管理机制。个别教育系统档案管理制度并不完善，管理体系仍不健全，这样难以避免在工作过程中出现状况和意外。不仅对档案管理工作的重要性认识不够，而且档案管理制度不健全。因此要重视档案工作就要建立档案领导工作小组，及时收集应归档的资料，形成一个上下共同努力，团结进取的良好局面。同时，不断建立健全各项档案管理制度，规范档案管理工作的行为规范，真正实现有规范制度，有健全体系。

3.整合共享信息资源，加强团体协作。教育系统档案信息化建设是一项长期、系统的工作，需要各部门、各单位的全力配合，教育系统各部门要进行信息资源的有效整合，尽快建立可集成的教育人事管理信息系统。本着顾全大局的心态，改变以往各自为政、信息整合困难的现象，通过合作互助，形成人力资源信息共享与交换系统，不断提高资源整合能力，进而提升资源整合利用效率，减小不必要的劳动浪费，实现资源信息整合的高效化，省时省力，协作互助，共同进取，创造和谐共赢的良好局面。

3 总结

当今教育改革进程不断加快，加强和完善教育系统档案管理工作非常重要，必须充分利用现代化信息技术手段对教育系统档案信息资源加以数字化处理，在开发利用以及管理档案信息过程中加强保密意识，避免人事信息的泄露。加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，不断开创教育系统档案事业的新局面。

参考文献

[1]刘汉英，浅谈高校档案管理工作中存在的问题与对策[J]，黑河学刊，2006（3）：97-98

[2]鲍春燕，从人事制度改革看高校人事档案管理[J]，黑龙江档案，2009（2）

[3]汪泉，高校档案管理的问题与对策[J]，华章，2012

作者简介

姚钐（1980-），女，福建省福州人，在职本科，毕业于厦门大学，二级教师；研究方向：人事档案管理。