浅析基层非营利性医疗机构档案管理

摘 要：档案是记录人类社会实践活动各种信息的载体，这是現在的我们综合已有各种档案定义的成果和档案事业发展的现状。档案也是档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。社区卫生服务中心是政府举办的基层非营利性医疗机构，档案涉及到医疗、预防、教学及党政管理等多方面内容，它记录着机构各个时期形成的党群管理、行政管理、医疗管理、设备、基建工程、会计等各项工作的历史，是领导决策、制定工作标准等方面的科学依据，是指导医疗实践并协调各项工作正常运行的参考资料。科学规范地管理基层非营利性医疗机构档案管理，可再现基层医疗机构工作业绩和管理水平，对基层医疗机构建设及发展具有重要意义。

关键词：基层非营利性医疗机构档案管理；档案管理；问题；对策

1 引言

档案是记录人类社会实践活动各种信息的载体，这是现在的我们综合已有各种档案定义的成果和档案事业发展的现状。档案也是档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。社区卫生服务中心是政府举办的基层非营利性医疗机构，档案涉及到医疗、预防、教学及党政管理等多方面内容，它记录着机构各个时期形成的党群管理、行政管理、医疗管理、设备、基建工程、会计等各项工作的历史，是领导决策、制定工作标准等方面的科学依据，是指导医疗实践并协调各项工作正常运行的参考资料。科学规范地管理基层非营利性医疗机构档案管理，可再现基层医疗机构工作业绩和管理水平，对基层医疗机构建设及发展具有重要意义。

现代企事业单位对档案的整理、保存工作愈加重视。与此同时，在互联网及计算机应用的影响下，形式多样的电子档案逐步兴起。本文通过介绍基层非营利性医疗机构档案管理现状，阐述加强医疗机构档案管理的重要性与必要性，结合现状来讨论基层非营利性医疗机构档案管理中存在的问题并提出解决的方法。对基层非营利性医疗机构档案管理来讲，它具有不同行业的许多共性，同时也存在一些特有的特征，需要科学以及务实地去研究。

2 基层非营利性医疗机构档案管理工作的基本要求

（一）完整性

档案工作中的完整性要求维护医疗机构档案的完整，这是档案管理的基本原则。首先，要保证基层医疗机构档案数量齐全，分类明确，使应该集中保存的档案不致分散和遗漏，维护卷宗的完整；其次，要尽量保持基层医疗机构档案间的历史联系，不能人为地割裂、分散，总结起来说档案工作具有“物理上”的完整性以及“历史上”的完整性。

（二）安全性

档案工作中的安全性要求尽可能地延长档案的寿命，保护其安全，避免基层医疗机构档案中的机密泄露，往往只有一份孤本，而且年代越久远的档案，其价值往往越大。但由于社会的和自然的原因，档案材料不免遭到损毁。

（三）科学性

现代的基层医疗机构档案管理工作要求档案管理人员采用科学的理论和方法，遵循档案工作的发展规律，科学地管理基层医疗机构档案，使管理工作向更高水平迈进。

（四）规范性

档案管理系统不是孤立的系统，各个档案管理系统之间有其关联的网络性。将档案文件统一规划、统一协调，实行档案管理工作的标准化、规范化，使得档案信息资源可以随时随地得以共享，更好地服务、反馈临床科室。

基层医疗机构档案管理现代化已成为一种发展趋势，将各种现代化技术如计算机技术、复制技术等应用于档案管理中，可大大提高档案管理工作的效率，提高基层医疗机构档案现代化管理水平。

3 基层非营利性医疗机构档案管理工作的特点

基层医疗机构档案管理活动与其它文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。基层非盈利性医疗机构的档案管理活动当然也具有以上特性，但又具备符合自身特点的个性 ：

（一）基层医疗机构档案管理过程的阶段性就基层医疗机构档案的流转程序而言基层医疗机构，档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，基层医疗机构档案管理方式也有不少差异。基层非营利性医疗机构档案管理过程大多只有档案室的管理。在档案室阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡性；在档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。

（二）基层医疗机构档案管理活动对档案形成者的依附性基层医疗机构档案是在其形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点

4 基层医疗机构档案管理工作的新思路

（一）提高档案管理人员的素质，增强人们对档案管理的意识，档案资源是一种潜在的生产力基层医疗机构的档案管理与基层医疗机构的医疗、管理是紧密相连的。随着基层医疗机构管理向科学化、现代化和标准化发展，档案工作已成为基层医疗机构管理的重要组成部分，基层医疗机构档案工作人员是基层医疗机构档案工作的管理者，对基层医疗机构的档案工作实施全面的管理，在档案管理中起着领导、决策、指导、监督作用。

（二）完善基层医疗机构档案管理的体制建设和制度建设

多数基层医疗机构原来的档案管理没有独立的机构，造成档案管理没有自主权，工作处于被动状态。基层医疗机构应通过认真地调查研究，制定相应的改革措施，逐步建立基层医疗机构档案管理的职能机构，确立档案室在基层医疗机构中的地位，实现档案管理从分散模式向集中模式的转变，从而有利于档案的保管和档案信息的综合开发。档案管理是一项长期工作，基层医疗机构各级部门要严格把关，责任到人，建立相应的考核制度。基层医疗机构应将档案管理工作纳入科室管理责任书之中，与科室主任工作实绩考核奖惩挂钩，明确科室主任对科室档案工作的管理责任，抓好归档材料的收集、整理，促进档案管理的规范化。

5 结论

档案从几千年来的纸质载体到21世纪的电子载体，从理论到实践，从思想意识到管理模式，从工作手段到工作方法，从工作规范到质量标准等都面临着机遇和挑战。研究知识经济给档案管理带来的机遇和挑战，针对基层医疗机构档案管理的特点和要求，探索知识经济时代新形势下的基层医疗机构档案管理对策，提出具体的、针对性的措施，对于提高基层医疗机构档案管理水平，强化基层医疗机构的档案管理，丰富基层医疗机构档案管理的理论内容，促进基层医疗机构档案管理现代化建设，具有重要的理论意义和应用价值。

作者简介

谭笑怡（1986-），女，汉族，江苏南京，大学本科，南京市玄武区孝陵卫社区卫生服务中心，办公室主任，助理馆员，档案。