电子商务档案管理的智能化趋势研究

摘 要：21世纪是信息化、智能化快速发展的时代，电子商务的时代，信息化、智能化的电子商务档案管理将成为商务档案管理未来的发展趋势。随着历史的进程，人工的、纸质的档案管理已经很难适应社会的发展，取而代之的必将是智能化的电子商务档案管理。本文中介绍了电子商务档案的管理特点，使人们对电子商务档案管理有所认知，同时，在文中详细的阐述了电子商务档案管理智能化的发展趋势。

关键词：电子商务；档案管理；智能化趋势

随着科学技术快速发展的今天，电子商务交流成为了时下最热门的趋势。在过去的商务交流中，很多商务信息都是使用手工的方式记录在纸上，进行保存，形成企业的档案。在企业的档案中涵盖了相关的人事资料、会议内容和一些机密的文件，这些文件被妥善的安放在档案室内。如果需要查阅档案，必须去到档案室中查阅。电子商务档案与传统的档案有着非常明显的优势，不仅涵盖了各种商务交流的信息，还包含了很多客户的具体资料和市场调研数据，更重要的一点是，它能够进行实时的查阅和对比，提供出参考性的数据，方便企业管理者更好的了解市场。但是，企业电子商务的交流越来越多，所积攒的数据越来越多，单纯的依靠人工录入和实时分析，经常会造成结果出现错误。针对这种情况，应该及时的调整电子档案管理的模式，利用计算机“管理”计算机的新型管理模式，能够使整个电子档案管理更加的系统化、合理化。

1 电子商务档案管理的特点

随着电子商务的不断壮大，电子商务档案的管理越来越重要。由于在电子商务的档案中存储着大量的信息，这些信息需要严密的保管，因此，这些信息都是用数字或者代码的方式被储存，这种存储方式方便查找，同时，在某种程度上保密性能更好。电子商务档案管理的主要特点：

1.1 电子商务档案具有虚拟性

电子商务档案和传统的档案相比，有着非常明显的虚拟性。电子商务档案的虚拟性主要体现在以下几个方面：第一方面，电子商务是通过网络进行传递信息，这些信息自动存储在网络中。比如：在电子商务平台上，买家购买产品，不需要和卖家进行见面，只能在网上看到所买产品的照片，在这种情况，他们通过网络交流就可以达成共识，完成交易。他们的交流信息档案都是通过网络进行传递和下载的；第二方面，电子档案的内容存在着一定的虚拟性。由于网络软件是通过各种代码进行编程的，人们在网络上通过软件进行交流，从这方面就可以看出，电子商务档案具有虚拟性。第三方面，电子商务的支付方式具有虚拟性。由于电子商务的支付方式主要是通过电子银行进行交易的，没有真实的现金进行交易。

1.2 电子商务档案具有复杂性

电子商务档案的存储是依靠网络中的符号进行存储的，我们无法真实的看到存储的过程，只有计算机本身能够看到具体的信息。由于电子商务信息越来越多，档案存储的工具越来越多，存储的形式也在发生着变化，因此，电子商务档案的存储具有复杂性。

1.3 电子商务档案具有集成性

在过去的商务档案管理中，只能储存一些文字信息，比较单一，但是电子商务档案存储的形式更加多样，不仅仅包括了文字信息，还包括了声音、视频和照片等等信息。如果要将这些信息放在同一文件夹中，这些信息必须进行集成，才能进行存储。

2 电子商务档案管理的智能化发展趋势

伴随着电子商务的快速发展，电子商务档案管理的智能化技术也在不断完善。同时，电子商务档案信息量越来越多，档案信息的管理工作任务越来越重，电子商务档案管理的智能化发展必将成为时代发展的趋势。电子商务档案管理的智能化发展趋势主要表现在以下几个方面：

2.1 电子商务档案信息检索的智能化趋势

随着电子商务平台的快速发展，电子商务档案的数量越来越多，信息量非常大，并且很多类似的信息很难识别。这些电子商务信息的编号、储存的位置、类别相对比较复杂，如果要依靠管理员准确的查询这些信息非常的困难。电子商务档案信息检索的智能化模式，能够加快管理员查询到相关资料，并且对这些数据进行快速的分析，得出准确的结果。使用智能化的信息检索模式能够加快搜索的速度，找到匹配的信息，提高工作的效率。这种快速检索信息的管理模式加快了工作的效率，提升了工作的精准度，有助于企业快速发展。

2.2 电子商务档案信息存储的智能化趋势

当今社会，电子档案信息的存储位置都在计算机的硬盘上或者个人的移动硬盘，如果要想查询这些信息，需要依靠相应的电子工具才能完成检索。虽然这种存储方式能够很好的保证电子商务档案信息的安全性，但查阅过程非常的复杂，极易降低电子商务的工作效率。如果电子商务档案信息存储实现智能化，就可以随时的查询档案信息，查询的方式非常方便，提高了整个工作的效率。同时，这种存储的方式，不仅提高了电子商务档案的安全性，还能将档案信息的存储和管理进行融洽的整合，提高企业的经济利润。

2.3 电子商务档案应用的智能化趋势

随着科学技术的快速发展，在电子商务发展的里程中，电子商务档案的管理占据着非常重要的地位。准确的记录电子商务的数据、信息和资料，为电子商务的发展起到至关重要的作用电子商务档案应用的智能化将有助于理清企业中复杂的关系。电子商务档案应用的智能化使记录的电子商务的信息更加准确化，通过对这些信息的分析有助于评估和规划企业未来的发展方向。在电子商务交流中，电子商务档案信息实现智能化应用可以帮助企业快速的寻找潜在的客户和适合的合作伙伴，依据电子商务档案信息的资料，找到最佳的营销模式，同时，设置风险管理机制，对企业的商业行为做出合理的风险评估。因此，电子商务档案应用的智能化可以有效的对企业档案信息进行及时的整理，为企业提供战略性的参考资料，奠定企业实现宏伟的战略目标，从而使企业立足于竞争激烈的市场中。

3 结论

综上所述，随着科学技术的快速发展，网络时代的到来，傳统的商务档案管理模式已经无法满足社会的发展，电子商务档案管理的智能化必将成为未来电子商务管理的趋势。电子商务档案是电子商务能够运转的核心，电子商务档案管理的智能化为电子商务的快速发展保驾护航。

参考文献

[1]杨吉慧.分析电子商务档案管理的智能化趋势[J].办公室业务，2013（05）

[2]李齐英.电子商务档案管理的智能化趋势探究[J].产业与科技论坛，2015（06）

作者简介

王敏（1978-），女，河南商丘人，本科，馆员，研究方向：档案管理。