事业单位档案管理中存在的问题及处理措施

摘 要：档案管理是档案室（馆）对档案信息及实体进行归纳、管理，并提供相应服务工作的总称。档案管理包含收集、整理、存档、鉴定、统计、运用六个组成部分。事业单位的档案管理是我国档案管理的重要组成部分，随着社会的发展，档案管理日趋现代化，但是仍存在很多问题。本文深入分析事业单位档案管理中存在的问题，并以此为根据提出相应的处理措施。

关键词：档案管理；事业单位；措施

档案资料是一个国家的信息基础，科学的档案管理对整个国家和社会的发展具有重要意义，能够最大程度的提高国家和单位经济文化水平[1]。事业单位的档案管理是一个国家档案管理的基础。随着社会的发展事业单位档案管理日趋现代化，但是不得不承认档案管理作为一项复杂的工作，在实际操作和运行中仍存在很多问题，这些问题严重阻碍着事业单位的进一步发展，因此实施科学的档案管理措施势在必行。

1 事业单位档案管理中存在的问题

1、对档案管理工作认识不清

虽然随着社会的进步，人们已经日益意识到档案管理的重要性，但是对于档案管理工作认识不足，将档案管理局限于对资料的整理和存放。缺乏对档案的系统管理，没有建立明确的档案管理规则，也没有明确的档案管理制度。这使得事业单位的档案管理存在着很大的漏洞，一些档案资料借出后，没有及时进行记录，从而档案丢失。

2、档案管理人员的素质水平较低

首先档案管理人员的自身素质水平较低，缺乏责任心。一些档案管理人员，虽在其位，不谋其业，工作态度极不认真。在我国事业单位的社会地位较高，这使得事业单位的工作人员往往有较强的优越感，这些工作人员以事业单位为“铁饭碗[2]”，在工作中缺乏积极性，工作效率普遍较低，对档案收集和管理及相关问题的处理极不及时。

其次，现阶段我国从事档案管理工作的工作人员往往不具备相应的专业知识，，专业能力水平很低，这一本质原因决定了事业单位的档案缺乏科学的管理，由于专业知识的不足，不能发现档案管理中存在的问题，也缺乏对专业问题的处理能力。

3、档案的交接问题严重

任何一个工作人员都不可能长期处于自己的岗位上，这就带来了相关的档案交接问题。现阶段事业单位的档案管理交接不合理，档案管理人员一旦缺岗、换岗、死亡，紧接着就会使很多档案被废弃或丢失，新的管理人员往往对以往的档案管理掌握不全面或很少掌握，对于需要调出的档案往往不知道存放在哪里，从而失去了档案管理的应有价值。

4、档案管理思想陈旧，缺乏现代化的管理方式

随着档案管理的现代化，很多领域都在档案管理中应用了现代化科技手段，但是不否认仍有很多部门使用着传统的档案管理方式。事业单位的档案资料繁杂，且利用率较低，档案管理思想守旧，很多事业单位都仍然沿用传统的纸质档案收集、管理、归档的方式。这一现状导致事业单位中的档案管理往往耗费了大量的人力、物力、财力，成效却很低，对档案管理缺乏系统的管理，在需要相关档案时，调取往往要耗费很多时日[3]。

5、档案管理设施不齐全

档案管理设施包含硬件设施和软件设施两个方面，硬件方面缺乏对档案的保护设施，如一些事业单位的档案室十分封闭、干燥，不通风，也没有相关人员值班管理，一旦发生火灾、水灾等各种破坏性的灾害，所有档案资料也将被损毁。软件设施在于档案管理没有做好档案的备案工作，一旦档案丢失就将永久丢失。

2 优化事业单位档案管理的对策

1、提高对档案管理的重视

事业单位提高对档案管理的重视水平是优化事业单位档案管理的关键。事业单位只有切实认识到档案管理的重要地位和作用才能，才能加大对档案管理的投入力度。国家和事业单位可以通过制定相应档案管理条例的方式来推进档案管理，让管理人员充分认清档案管理的同时，加大对其重视力度。

2、提高档案管理人员的综合素质水平

提高档案管理人员的综合素质水平。首先事业单位必须提升档案管理人员的专业水平，这要求事业单位在招聘时根据岗位来选择聘入对象。此外知识在不断更新，档案管理方式也在不断进步，事业单位应该定期组织档案管理人员学习新的档案管理理念和方法。另外必须转变事业单位档案管理人员的思想观念，他们的优越感是社会赋予的，必须切实为社会发展做出贡献，定期对档案管理人员进行岗位培训和思想教育。

3、实现档案的现代化管理

档案管理十分繁杂，浪费人力、物力、财力，必须运用现代化的管理方式，利用现代化手段对档案进行管理，运用计算机对档案资料进行收集、整理、归档，建立数字化的档案管理数据库。这种方式极大的避免的档案的丢失，同时方便管理和交接，不会出现因为交接不当而导致档案资料的流失。

4、完善档案管理的软硬件设施

硬件方面，事业单位必须建立现代化的档案管理室，购进先进的档案管理设备，同时注意做好档案室的管理和维护。软件方面，事业单位应该购进现代化的档案管理软件对档案进行管理。

5、做好纸质档案的管理

当然并不是所有的档案都适用于现代化的管理方式可以转化为电子档案，纸质档案在事业单位中不可缺少，但是纸质档案一旦保护不当就会永久消失，因此必须加大对纸质档案的保护力度。定期对纸质档案进行查看。同时为了防止人员缺岗对档案管理造成的破坏，在安排人员对档案进行管理时，要保持“多个萝卜一个坑”也就是安排多个人员对一种档案进行管理。

6、提高档案利用率

长期以来，事业单位的档案利用水平都很低，档案生成后往往被“束之高阁”不再利用，事业单位应该定期组织查阅档案，学习前人的经验教训。

3 总结

科学的档案管理对于事业单位的发展具有重要意义。现阶段我国事业单位的档案管理存在着很多问题，档案利用率极低，严重阻碍着事业单位的经济文化发展水平，因此利用现代化的档案管理手段，采取有效的档案管理措施，建立科学的档案管理制度极其必要。

参考文献

[1]赵晖.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策[J].才智，2015（11）：56-56.

[2]孙西寒.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].才智，2015（18）：228-228.

[3]律继生.事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施[J].黑龙江档案，2015（1）.

作者简介

张文艳（1972-），女，河南商丘人，本科，讲师，研究方向：档案管理。