档案信息化管理及推动档案信息化建设的几点建议

王勇

摘 要：21世纪是信息技术高速发展的时代，如今信息技术已经应用到各个领域中，现在档案管理的工作在不断的发展，要想使得档案管理的水平得到提高，就需要相关部门采用先进的管理技术，档案信息化建设所涉及的范围很广，其中包括档案信息数字化建设、法制化建设、人才队伍建设等等，本文主要是对档案信息化建设中的问题提出几点建议，希望本文中的建议能为以后档案信息化建设问题提供一些帮助。

关键词：档案管理；信息化；推动；建设建议

1 引言

随着我国经济的不断进步与发展，计算机技术与网络技术得到广泛的应用，我国在对档案信息化建设方面的技术也在不断的改进与提高。档案信息化管理技术的应用促进了我国档案信息化建设的不断发展，也为今后档案规范管理打下了坚实的基础，在实际工作中，对档案的管理工作打破了以往传统管理工作的状态，使得信息管理模式得到了有效的提高，从而适应了社会快速发展的趋势。档案信息化主要包含了两个方面的内容分别是：狭义上的档案信息管理与广义上的档案信息管理，在现代化信息技术的背景下，档案信息被社会各个行业所应用，也以各种信息融合的形式进行传播，档案信息化建设就是利用现代信息技术的手段，将档案管理信息变成更加全面、完善、丰富的信息资源，从而更好的为大众服务。而目前来看，我国的档案信息化建设中也存在着各种问题，比如：第一，档案数据存在异构性，使得档案数据变得十分复杂，这也加大了档案管理人员的工作难度。第二，档案高度分散问题，各种不同单位部门中有着各种不同的数据资料，这使得档案管理中心的数据信息量很大，档案人员很难对有用的资料进行选择。第三，档案管理工作不够完善，即档案管理信息化不够精简，一旦出现问题就不能及时的对资料进行调查与修复。

2 档案信息化管理及推动档案信息化建设的建议

在实际工作中的档案信息管理中，建立健全的管理模式，可以引进先进的管理技术与管理经验作为相关指导，从而提高档案现代化建设的发展速度，同时，科技的发展与档案管理水平的提升存在很大的相似性，为了使档案管理工作的高效性，就需要相关档案管理人员贡献出一些力量，可以说，传统的档案管理模式已经不能够满足社会的需要了，因此，本文对档案信息化管理及推动档案信息化建设提出了如下建议：

2.1 提高档案管理工作人员的服务意识

要想建设良好的档案信息化管理体系，就需要完善与健全档案管理模式，采用先进的信息化技术手段与科学的理念，同时要提高档案管理工作人员的服务意识与能力。在科学技术不断发展的今天，档案管理水平的提高也十分明显，档案管理的最终目的就是要更好的服务于社会，因此档案管理人员就需要认识到这一点，改变传统的档案管理模式，改变传统的只重视保管问题而忽略应用的观念，要建立一套完整、安全的档案管理原则，让档案管理的真正意义得到充分的体现，更好的为大众所服务。同时，作为档案管理工作人员应该坚定为社会服务这一原则，提升自身的专业知识与能力，让档案管理工作人员成为具有高素质、高技能的全能型人才，做到以上方面就能发现档案信息化建设不再只是为某个单位所服务，而是为全社会的利益所服务，推动社会更快发展。

2.2 提高档案信息化技术的水平

在档案管理中心要配置多种硬件设施，同时引进高端的信息化技术手段，从而找到合适的管理软件对档案进行管理，可以建立起一套完善的档案管理体系，将重要的资源移交到管理中心进行严格的录入环节，这项工作可以采用高技术的手段有效提高工作效率，也能防止管理人员的重复工作而造成浪费，档案信息化建设完成之后可以进行资源共享，部分档案可以进行公开，但是较为机密的文件则需要内部的人员才可以查阅，特别是对于较为机密的文件，需要确定好查阅人员的身份才能供其查阅，同时也要不断的改进与提高档案信息化的技术水平，让档案信息化管理系统变得更加完善，让人们使用该管理系统时也能更加方面，快捷。档案管理软件是有针对性的开发与利用档案信息化建设的一项重要环节，它能够对档案电子文件功能的积累发挥有益的作用，从而达到科学、高效的管理档案效果。

2.3 加强档案信息化的管理

计算机管理软件的广泛应用使档案信息化管理真正实现了现代化，也在很大程度上推进了电子档案的快速发展，但是，随着网络技术与信息技术的不断发展，很多的电子档案都出现在档案管理中心，如果想要让这些档案能得到可靠的处理与存储，就要不断的提高档案信息化管理的水平，同时，选择可靠的档案管理软件是十分重要的一步，选取好了合适的档案管理软件，定期的对该软件进行升级与清理，这样一来就能让档案信息得到充分的梳理，提高档案管理人员管理水平的同时也提高了工作人员的工作质量，所选取的管理软件必须是智能、全面、高效率的软件，利用这样高技术的软件对档案资料进行分类与利用，能有效的获取信息，加强档案信息化建设，同时，管理人员要想更好的对信息资料进行获取与整合，就需要对该管理软件充分的了解并善于使用该类的软件。档案工作人员应该全方面的掌握计算机信息管理知识，还要参与相关软件开发的工作，并制定出档案信息化管理的规范制度，充分的利用计算机功能，就能提高档案的管理效率，可以看出，计算机的应用与普及和网络技术的不断发展为档案的管理提供了很大的便利，有效的促进国民经济与社会的发展，为人们提供更好的档案信息服务。

3 结束语

综上所述，档案的信息化建设可以使档案管理水平得到很好的提高，采用先进的信息化技术，就能有效的提高档案管理的效率，也能提高档案信息的准确性。档案信息化管理的方式，能够为社会人员提供很大的方便，不仅能够推动档案信息化的建设，也能为我国社会的发展提供很大的帮助。

参考文献

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[2]杨青青.陕西省高速公路项目档案信息化管理研究 .公共管理学. 长安大学. 2012（学位年度）

[3]谭巧玲.加强档案信息化管理推动医院健康发展. 《办公室业务》.2014年5期