浅谈医院现代化建设中的档案管理

单涛　于天莹

摘 要：在社会不断进步，科学技术迅猛发展的今天，医院档案管理工作的手段、方法和内容等都发生着重要变化。如何适应这一新形势，使档案管理工作与时俱进，更好地为医院的建设和发展服务，这对档案管理工作提出了更高更新的要求。因此，通过结合医院的实际情况，了解目前医院档案管理工作的现状，分析医院档案管理中存在的问题和不足，并找出应对措施，以促进医院档案管理发展。

关键词：医院；档案管理；问题

医院档案记载了医院历史发展的过程，它从不同的角度全面客观地反映各个不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物和重要工作等，是历史的见证。随着现代化医院信息化建设的不断发展，置身于医院信息集成系统中，医院档案工作者应该认识到医院档案和档案工作发生了深刻的变化。准确把握新时期医院发展的特点，加强医院档案管理，是医院档案实行现代化管理的根本任务。

1 医院档案管理现状

（一）医院档案管理意识淡薄

思想是行动的向导，认识的不足必然带来行动的滞后。首先表现为医院员工的意识淡薄。医院的中心工作是医疗，在医院的管理工作中重视医疗而轻视档案管理的观念极为普遍。由于档案管理工作不能直接创造经济效益，因此，医院的档案管理工作一直没有被真正重视起来。认识不到这一点，必然不能充分开发现有的档案资料的使用价值，为医院建设发展所用。

（二）医院档案管理制度不健全

在医院管理中，大多数医院一般都按照卫生部门要求制定了适用于本院的较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责则较少，没有相关的制度和检查考核措施。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核。制度的不完善必然会导致管理工作的不到位甚至漏洞百出。例如，有些医院没有建立严格的档案利用制度，对于档案的借阅、复制等没有作出严格的规定，在日常工作中经常出现有些人借用档案忘记归还或故意不归还的现象，从而导致档案丢失或者泄密，造成档案管理工作的混乱，甚至给医院发展带来严重的不良影响。

（三）医院档案管理人员素质参差不齐

档案管理人员素质的高低对档案管理水平有着至关重要的影响。目前，我国档案专业人员在业务水平、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。表现为专业出身的人员少、专业知识老化、知识结构不合理、学历低、现代科学知识贫乏，及高层次的档案专业人才较少，这些已不适应新形势下的档案事业发展。此外，档案管理人员配备不足，与医院的发展需求不相适应，也是医院档案管理工作中的常见问题。

（四）医患关系的变化，对医院病案（档案）管理的新挑战

随着我国的法制化建设进程，全社会法律意识逐渐增强，病人也日益重视自己的权益，通过法律手段来解决医患纠纷的数量越来越多。这其中，病案往往成为双方争夺控制的焦点。提高病案书写质量，完善病案管理，也就成了迫切的任务。医院作为和人民群众切身利益息息相关的特殊行业，依法管理已成为行业发展的必然要求。医院档案管理作为医院行政管理的一部分，在医疗争议诉讼实行“举证责任倒置”法律要求的今天，起着举足轻重的作用。

2 医院档案管理发展对策

（一）转变管理理念

我国档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用[1]，但随着信息时代的到来和科学技术的快速发展，计算机技术、通讯技术、网络技术、电子技术等的普遍运用，一些传统的档案管理工作方法已不适应现代档案管理的需要。在这新形势下，作为医院档案工作者，既不能硬抱着传统观念不变，也不能丢掉传统而迷失方向[2]。要以积极创新的姿态和理念，紧跟时代发展的步伐，主动转变传统观念，以新的观念去迎接新的挑战。

一方面要树立创新意识，积极主动采用新技术、新方法，把计算机、多媒体、信息高速公路、网络等先进技术和软件大量运用于档案管理，把新型载体不断充实到档案管理领域，诸如磁带、磁盘、磁鼓、磁卡、光盘、胶片、传真记录、复印材料等等，同时又要把纸质载体保管好，作为法律依据。另一方面要在归档制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化工作步骤，以适应档案管理现代化的需要。总之，档案管理人员面对新形势，必须要用新思想、新方法来指导档案工作，充分认识在新形势下档案管理工作的地位和作用，消除工作中的盲目性，增强预见性和灵活性，使档案建设能在时代发展中得到全面和超前发展。

（二）强化法律意识

我国正逐步进入法制社会，法律和法规是档案工作法制化建设和向正确方向发展的有力保证，也是档案管理人员的工作准绳。因此，医院档案工作者要进一步加强法律法规的学习，熟练掌握相关法律知识，包括党和国家有关档案工作的方针政策和档案工作法律及工作标准、工作制度等。同时要加强医务工作者的法制教育，重点组织学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国母婴保健法》、《执业医师法》、《医疗事故处理条例》、《病案书写基本规范》等法律法规，强化法制观念。尤其是医疗纠纷现在实行“举证责任倒置”，病案档案的法律作用尤为突出。病案档案是证明医院和医务人员自己有无过错的主要和重要的证据材料，所以，医务人员要严格按照各项法律条例来规范自己的职业行为与道德规范，提高自己遵法的自觉性。明白病案档案是具有法律效力的文本，必须高度重视，病案内容记载一定要客观、真实、准确、及时、规范地进行，不能有丝毫的虚假和马虎，这不但对他人负责、对医院负责，也是对自己负责。做到依法办事要贯穿医院档案工作的始终，充分保证档案工作在新时期的法规化进程。

（三）创新档案服务

档案服务创新是档案事业持续发展的根本动力。档案服务是档案工作的中心，档案工作通过服务才能发挥应有的作用，才能使档案事业与社会经济协调发展，使档案事业充满生机和活力，走上可持续发展的道路。作为档案管理部门，在信息技术飞速发展的今天，这就要求档案工作者必须牢固树立服务意识，改进服务方式，强化服务功能，实现档案服务的创新、创优。首先要加强档案征集工作，整合信息资源，为单位改革发展提供全面、真实、有效的档案史料，通过陈列、展览、出版等形式，寓史料性、教育性、时效性于一体，为创导社会主义先进文化服务，为弘扬时代精神服务。二是改变以往重管理轻服务的管理模式，把工作重点从档案实体管理转移到档案服务管理上来，让档案管理在医院信息管理、信息服务方面发挥更大作用。现在经济发展了，人民生活富裕了，人们对档案工作的要求也越来越高，因此，必须对档案工作注入新的生机和活力，把档案工作从“养在深闺，长年无人问津，自我封闭”的模式中走出来，以创新、超前的意识分析研究各类用户的心理需求和利用目的，明确不同的服务思路，即对用户需求的可能性、规律性、针对性做到心中有数，能主动、快捷、全面、准确地提供相关的信息服务。在服务过程中，本着用户至上的服务理念，把用户的需求放在第一位，不分用户的身份地位高低，都要平等对待，文明服务，切莫以貌取人，厚此薄彼；应想用户所想，急用户所急，以良好的职业道德和无私奉献精神，给用户以耐心、热情、优质、满意的服务。同时，档案管理人员要大力开发档案信息资源，通过档案资源的分类、归纳、汇编、整合，简化和方便用户利用。并为用户配置良好、协调的设施，营造便利、舒适的服务环境。

（四）掌握现代技能

随着新时期档案工作的范围和工作领域不断拓展和延伸，档案的种类、档案的内容、档案的形成、档案的载体不断丰富和多样化，档案的收集、鉴定、整理、保管、统计、利用和提供服务手段，以及档案利用者对档案利用的需求均发生了很大的变化。保存的档案信息也不断扩充和膨胀。档案信息的现代化管理、档案信息的数字化建设，都已经摆上议事日程，已成为当今形势下势在必行的档案工作趋势。医院档案工作者是否具备该类技术和能力已成为新时期档案工作严峻考验。现在推行的归档文件立卷改革，纸质文件与电子文件的一体化管理等等，都需要档案工作者对自身知识结构和文化层次进行不断总结和提高。因此，现阶段档案管理工作者首先要加强档案管理专业知识的学习，包括文书学、档案学概论、档案管理学、档案保护技术学、电子文档管理等。

熟悉本专业的各学科的理论知识并能将其运用到实际中去，在实践中不断总结和研究档案理论和技术。特别是档案信息数字化建设工作的展开，传统的档案工作方法和模式也发生了变革，传统管理模式将逐步被现代化管理模式取代。这就是档案工作者面临的最大、最新的课题。因此，只有认真学习和掌握计算机相关知识和应用技术，才能更好地管好、用好档案信息资源，才能在档案工作的现代化进程中具有相应的技术保障能力；才能发挥档案工作的更大效能。

参考文献

[1]尹青云.以创新提升档案管理工作水平[ J].山东档案， 2008（6）： 21-22.

[2]苏红艳.现代医院档案管理工作的创新[J].中国病案， 2009，10（4）： 31-32.

[3]张 平.创新是档案馆（室）发展永恒的主题[ J].工会论坛