正确理解档案的开放与保密

王秀媛

随着社会的进步和发展，各行各业都在不对地要求呼吁档案的进一步开放和利用，档案的保密与开放工作成为日常工作中不可缺少的一部分，对于档案这种信息之源来说，我们要重视对其信息载体的保护，也要重视对档案内容的开发、利用以及信息资源的共享，更应当重视档案工作的所带来的经济效益。围绕企业的经济效益，如何提高档案的利用率，提高档案的利用价值，提高档案服务的实效性，成为档案管理中的一个新课题。本文从实际工作出发，提出档案管理工作的原则性，从而更好地为企业服务。

开放与保密，是矛盾的统一体。档案开放后，使档案有更有机会服务于社会，为档案工作生存发展开辟了更加广阔的领域，而档案保密是为了维护国家利益，让档案的效益充分发挥，同样也为档案工作生存发展提供了条件。两者之间相辅相成，辩证统一。如何正确认识档案的开放与保密，做到既大胆，又慎重，这是放在每一个档案工作者面前的新课题。

?一、随着市场经济、社会信息和对外扩大开放，档案管理工作随着形势的发展已从封闭型、仓库保管型逐步走向开放型、信息提供型；档案的信息也从间接为社会服务转到了直接作为商品出现在市场中。档案管理也从以党政机关文书档案，以阶段斗争为主体内容管理方式逐渐转移到以经济建设为中心的全方位的档案管理上来。同时随着进一步的对外开放，大量外资的投入，股份制企业的出现等，档案工作在新的形势下，从思想观念到管理方式都有了新的变化，如何搞好档案的收集、保管、利用，如何合理、合法适度的搞好档案保密工作，需要广大档案工作者认真研究探讨。

1、《档案法》地19条规定“……中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案”。档案、向全社会开放，公民可以利用档案，这是对几千年来的 传统观念的否定和冲击，是对官府管理档案方法一种改革。开放后的档案可以让中华人民共和国各阶层公民从分利用，从过去习惯上领导干部利用档案发展到最基层、最普通的工农兵学商利用档案。利用范围扩大了，针对这一点，档案人员就要严格把好开放前的控密关，严防流失并做到及时解密，将保密原则贯穿于档案的收集、整理、鉴定、保管、编研等环节的全过程。做到保、放两不误。

2、《档案法》第20条规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。……”改革开放，档案的利用重心发生了变化，从以政治为中心转变到以提高经济效益，提高服务质量为中心上来。开展以档案信息有效利用为目的，提高工作效益，扩大开放的新思路上来。企业的档案保密工作也将随着工作重心的转移而作相应的转变，从偏重红头文件的保密转向到包括经济资料、图纸、报表、录音、录像等各种载体的全方位的保密。由关起门搞保密转变为打开大门搞保密。

3、《实施办法》第22条规定，“外国人或者外国组织利用我国已开放的档案，须经我国有关主管部门介绍以及其前往档案馆的同意，……。”

4、《保密法》第26条规定，“未经有关主管部门批准，禁止将属于国家秘密的文件、资料和其他物品携带，传递，寄运至境外。”所以档案管理涉及外经、外贸、外事等的更应该配备责任心强，善于与外方打交道，并能较好掌管好资料收集、保存的同志，让档案保密工作处于主动地位。否则便会出现档案收集不完整，残缺不全，复印件增多等现象，迫使我方的档案管理处于被动位置。涉外以后，档案就不可能是我方独家所有。因此，涉外部门应从立项一开始，档案人员就参与并依据《档案法》、《保密法》两个法规，牢牢抓住资料收集、保存的中心线，管好、用好档案。在涉外项目协议签定时，就明确档案材料的使用权和所有权，争取积极主动控制管理档案。在协作终止时或外方人员更换时，应严格执行档案的清理归档交接手续。在参与与外方谈判过程中，既要不卑不亢，诚心诚意提供资料，又要注意保密并及时提醒我方谈判人员要增强经济、科技档案保密意识，使中外合作成功率高一些。

二、目前档案管理已逐渐采用现代化设施装备，如：微机管理、磁盘、磁带、打印等、稍不注意，造成泄密。所以，在改革开放新形式下，档案的保密工作更应加强。如墨守成规，按常规办事，继续按你交我收，你查我找，你要我供的办法来管理的话，肯定要碰壁，固步自封的做法将被淘汰。档案管理不改革开放就没有出路。档案管理应不断创新，不断开拓，用《档案法》、《保密法》来武装头脑，更新知识，提高档案人员自身素质，明确档案保密与开放的关系，把握好档案工作保密与开放之间的“度”是档案工作开展的出发点，档案的开放是趋势，而适当的保密则是档案开放工作的基础。因此，要充分认识到保与放是对立的统一体。了解保管档案的目的不是收藏而是利用，档案实体如不能不加以开发利用就会变成废纸，只有将档案实体加工开发成信息，得到充分利用，档案的价值才能实现。

1、在档案管理实际中，充分认识保与放并处理恰当。档案工作者要时刻关注档案的保密，争取在适当的保密前提下积极合理地推进档案的进一步开放，就会提高档案的价值。反之，如处理不妥就会成为企业发展的“绊脚石”，使档案僵化，成为仓库死物。因此，认清保密与开放的辩证关系，做到保放结合并处理适度，就能提高档案价值，提高服务实效性。要做到该放的放足，该保的不松，既提高了档案的价值，又保守了国家的秘密，使档案工作在改革开放的形势下，显示出更强大的生命。