浅析事业单位电子档案管理的几点思考

林丽

摘 要：在如今这个信息技术飞速发展的时代，对于各种信息档案管理需求量的剧增，使得档案管理的模式不再只是局限于纸质管理，加之纸张记录的资源信息具有易丢失，易更改，记录内容单一，不易查找，不易存储等各种缺陷，电子档案管理便时代需求诞生。虽然电子档案管理具有多项优势，但是当前的管理水平还有待提高。本文主要阐述事业单位电子档案管理的优势和不足，并提出建议和改进方案，使电子档案管理在事业单位的应用中更大程度的发挥自身优势。

关键词：事业单位；电子档案；档案管理

1 电子档案管理在事业单位中的使用优势

电子档案不仅涵盖了纸质档案存储记录的一切优点，它还开辟了许多其他领域的存储功能，例如储存音频，视频，图像等更全面地档案信息。因为省时省力，便于查找，信息的综合性强，在很大程度上提升了档案信息的利用率，减轻了管理人员的工作强度。具体说来，事业单位使用电子档案管理的优势主要有以下几点：

（一）方便、高效、快捷

首先，在建档时，电子建档比手动建档需要更少的劳动力与劳动时间，使工作人员从枯燥乏味的工作中解脱并高效率完成工作。网络系统也为电子档案的归档管理和信息利用开通“绿色通道”，使归档质量和检索速度得到提高。其次，利用计算机处理档案管理工作，能够将信息按件整理归档，告别以卷为单位整理档案的方式。立卷时，通过随机管档，变集中立卷为随机整理立卷，将过去集中的工作量进行拆分，提高立卷管理水平，使归档更加及时，减少错误的发生，档案检索利用的速度大大提高。

（二）提高了档案信息的利用率

档案存储的目的就在于对其信息的使用。而要提供有充分利用价值的档案，就必须要有信息量充足完善的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的利用纸张进行立卷，立卷人根据自己对信息的理解来进行操作，这就使得各份文档卷宗的标准很难达到完全的统一，从而影响了文档信息的质量和使用价值，给以后的使用工作带来很大不便。文书档案管理进行微机管理，使得立卷工作有了统一的标准，大大的提高了心里的利用率。此外，立卷工作量的减少，给立卷人员提供了更多的时间来进行立卷工作的探索和研究。

2 事业单位电子档案管理存在的问题

（一）电子档案安全问题

计算机网络带动了科技同时也给不法分子提拱了犯罪平台，电子档案管理依赖于计算机网络系统，计算机网络将档案分类管理的形式虽然比纸质档案管理更方便快捷，但是存在更大风险，在计算机将文件传送或接收过程中，很容易被病毒侵入，病毒会截获文件或更改文件信息。全国有很多关于电子档案内信息被窃取的报道，这是使用电子档案时需要引起重视和尽量避免的问题。

（二）电子档案管理人员方面问题

电子档案对事业单位档案管理人员提出更高的要求，管理人员不仅应当具备较高的政治思想水平，较强的自我约束能力，还要熟悉相关的计算机理论知识和实际操作，充分发挥电子档案的管理优势。但是现阶段我国大部分事业单位档案管理人员日常工作量大，精力分散，无法专心于电子档案管理工作，同时岗位流动性强，频繁的人事变动影响了电子档案管理工作的长期稳定开展。

（三）电子档案管理不规范

纸质档案管理时期，档案管理人员能认识到保存纸质材料的重要性，因为档案信息全都直接显示在纸质载体上。但是对于电子档案管理，管理人员还没有快速地转变思路，没有充分认识到如何保存电子档案的物质载体，如U盘、光盘、移动硬盘等等，这些存储工具没有像纸质档案一样列入备份数据档案登记簿，而是被随意放置。在重要系统、数据、文档的备份管理上，只是笼统要求要进行备份，没有明确哪些数据文档需要备份，以何种介质备份保存等，是管理人员没有标准可依，电子档案备份管理混乱。在电子档案的安全防范措施方面，也缺乏防治拷贝的技术措施，形成安全漏洞。

3 电子档案管理的方法及建议

（一）加强对档案管理人员技能的培训和专业水平的提高

提升立卷人员计算机技能，进行定期的学习和培训，提升其专业素质。电脑的良好使用，人依然是决定因素。档案管理人员专业素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案电子化信息化的关键所在，这就要求每位立卷人员要在当前的电子管理形势下，提升自身的专业素养，加强对计算机的认识及软件的学习，掌握现代信息管理技术，从而提高电子档案管理工作的质量和效果。

（二）建立健全电子档案管理的各项规章制度

为了使电子档案管理走出无序管理的状态，必须建立健全电子档案管理的各项规章制度，进行规范化、科学化、高效化管理。国内大部分工商局虽然已经建立了企业电子档案体系，但是缺乏完善的管理制度，电子档案管理分散，各分局的电子档案信息缺乏联系，难以实现全市范围内的企业电子档案的集中调阅，电子档案的流通存在障碍，无法进行集中管理。可见，完善的电子档案管理制度，是提高电子档案利用效率，充分发挥电子档案高效快捷优势，提高工作效率的基础。电子档案管理规章制度要对电子档案文件的制作、审核、归档、档案收集、档案整理和档案保管等环节都做出明确详细的规定，事业单位可以根据单位职能和单位档案的特点进行完善补充。如林权档案需要电子文件和纸质档案相结合，就要设置专门的管理部门进行审核后统一在网上发送，集中管理。

（三）完善电子档案管理的软、硬件设施

电子档案的平稳运转建立在高质量的软件、硬件设施基础上，要配置技术成熟、性能稳定，安全性高的软件和系统，避免是使用盗版和来自未知市场的软件、系统。养成良好的安全体检、杀毒习惯，定期升级防火墙和杀毒软件。

（四）保证电子档案在利用中的安全

首先，电子档案管理人员及相关职能部门要对档案中私密内容严格监控，禁止外流，一旦发现及时制止。其次，对绝密档案的使用要控制使用时间和使用范围。最后，设置访客权限，开启电子档案管理系统自动记录和监控功能。

4 总结

随着科技不断发展，电子档案为人们带来的便利也越来越多，虽然电子档案目前存在的许多问题，但仍然值得推广使用，解决电子档案管理系统规范和统一的问题是一个缓慢的过程，还有相当长的路要走，既需要具备好的外部环境条件，即人们对电子文件及电子档案的正确认识，国家的各项支持；还需要档案管理者对信息化技术的知识储备，需要人们对信息化人才队伍的建设等条件。前面有困难，但路还要走下去，电子文件的剧增和电子档案的剧增会越来越快速，这就需要档案管理者以大无畏的姿态迎接这场革命式的挑战，从而更好的保护好由电子文件产生的电子档案，传承好人类历史的文明与记忆。

参考文献

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[2]周凤阳.信息时代电子档案管理之我见[J].华章，2013（21）：325-325

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