信息化建设推动档案管理工作新格局

张洋

摘 要：科学技术是第一生产力，本世纪科技已经成为各行业的发展主流，信息技术已经由纸张载体发展为多种方式的载体方式，涉及到社会大众的方方面面。医院档案管理部门是医院发展中、卫生系统中保留价值材料的重要部门，随着时代的发展，医院的档案管理也应跟随时代的脚步，加大改革，建立以信息化为中心，全面发展的新格局，对于前医院档案管理信息化的重要性以及优势，文章会进行一些探讨和说明，对于提出的一些问题也给出合理化建议。

关键词：医院档案管理；信息化

1 医院档案管理信息化管理的重要性

1.1 信息技术的飞速发展、信息传播媒体的广泛应用使得对于医院档案管理工作提出的新的要求

信息作为活动、事件的文字载体与记录被应用于更加广泛的信息技术传播方式中，给大家的生活带来了极大的方便，给众人的生活带来的实惠，节省了大家的时间，开阔了大家的视野，正因为如此，信息技术的发展才被越来越加重视，档案管理中的信息来源越来越大，传统的纸张档案不管作为保存方式、查阅方式、归档方式，都有了一定的挑战与压力。为了顺应时代的步伐，医院档案管理工作必须进行信息工作改革，实现信息化管理，为档案的管理与查询提供更加方便的查询与利用。

1.2 为医院发展带来方便

关于医院档案管理所存在的问题，比如查询旧档案等工作，必须要实现档案管理信息化来解决，这不仅是促进其他管理工作得到提升的关键，也是对医院发展带来方便的有效捷径。医院信息化建设一直处于不温不火的形式，大部分医院都在进行档案信息改革，可是就目前的形式来看并不是很乐观，根本原因在于相关责任人意识并未跟上时代的发展脚步，设备和技术沿用之前的形式与方式，阻碍了档案信息化的建设步伐，这些新问题，老问题，都需要通过变革，通过发展，通过新管理方式与技术的应用来解决，让传统的工作方式变化为信息化流程处理，能大大缩短了工作时间，提高工作效率，为医院各方面的工作汇总带来方便。

1.3 实现医院档案管理信息化是保证医疗事业可持续发展和快速发展的有效途径

医疗事业的发展是综合方方面面来看的，并不是单纯的一面，其中人才是医疗事业发展的关键，只有档案信息中才详细的记载了相关人事的资料，所以利用好档案才可以找到人才、发现人才，对人才进行合理规划与布局，发挥人才的各自优势。档案信息化可以更好的对相关信息资源进行管理和利用，极大的保障了医院的可持续化发展，而且档案信息化后，资源利用更加的丰富，对这些资源的使用渠道也更广泛，可以延长档案使用周期。

2 医院档案管理信息化的优点

2.1 对原始档案的记载起到保护作用

信息化处理可以有效的避免档案存档过程中出现的损耗，因为之前的文件保管大部分采用纸张形式，过多的重复使用势必会引起各种损耗，在文件的使用过程中也容易丢失文件，信息化管理可以有效的避开这方面的弊端。尤其是医疗行业，在自身的发展过程中会有许多珍贵的资料必须保存，这些文件、会议、照片、活动等被转化为电信号储蓄可以大大的延长信息寿命，，不仅方便使用，方便查询，更也不会担心珍贵文件被损害。

2.2 档案信息化有便于档案资源的共享和利用

医院档案管理的目的在于共享和利用，档案信息化的发展可以扩大档案信息的使用范围，为档案的使用、利用提供更加广泛的渠道，操作方便，共享简单、方便，这也是信息化的最大优势。电子文件比起原始纸张档案更加容易传递和使用，不同科室之间方便共享，大大的促进了各部门的工作效率，随时共享，随时翻阅，让档案的利用率获得了很大的提升，最大化的保障了档案的利用率。

2.3 档案信息化发展大大方便了档案信息的查阅和检索

过去的纸质档案检索方式比较麻烦，需要一个字一个字的找寻，浪费人力物力，往往寻找一点信息要花费很多很多功夫，而档案信息化之后，档案的检索变得十分简便，使用电子归档和电子目录查询的方式进行罗列，用电子信息查询系统可以方便的查阅检索，只要输入几个正确的关键字即可，免去了复杂的检索工作。

2.4 方便了档案管理

传统的纸张档案需要大量的空间和材料来进行档案资料的存放，而且随着时间的推移，不仅空间的占用增加，档案的纸张质量也开始降低，纸质档案对存放环境要求比较严格。而档案信息化之后的电子档案方便使用各种存储媒介来进行存放，极大的节约了空间，而且对保存环境也没有那么严苛的要求。这样的信息化管理起来更加方便和简单。

3 医院档案管理的信息化要求

3.1 纸张类归档超信息化建设发展

档案管理工作的基础是纸质工作，这项工作的对于档案信息质量有着决定作用。因为档案信息化的发展，就需要将每天收到的文件转化成电子文件，输入计算机，之后根据批办次序传递到电脑上去。发文过程也可以使用网络来监督，一目了然，使得文书工作得到简化，让档案工作者的劳动量也大大减少了。

3.2 病历档案全面实现信息化管理

随着医学事业的发展，疾病谱的不断扩大和新技术、新项目的开展，应将不同手术的名称进行编码输入电脑，使用计算机综合查询分析功能，将各类手术及疗效情况一一列出，通过局域网反馈到各临床科室，使医务人员在进行科研活动和撰写论文时能及时查阅。同时，通过计算机对病案信息处理加工后再反馈给临床科室，以便他们能总结经验，找出问题，及时改进，进一步提高医务人员的医疗服务水平。

3.3 职工档案要实现信息化管理

随着社会信息化进程的加快，准确、迅速地提供人事档案信息尤为重要，根据人事档案的特点，运用现代化手段，建立和完善人事档案信息化管理，从实体管理向网络管理转变，实现人事档案的动态管理，把日常工作中遇到的问题分门别类，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。

4 医院档案管理信息化的合理建议

4.1 加大领导重视，信息化建设合理化布局

尽管只是医院主体医疗业务管理的辅助部分，但却属于医院了解各方面信息的“眼睛”。在科学技术日新月异的今天，传统的档案管理模式在很多方面已经不能符合当前的档案信息化建设。这就需要医院各级领导转变观念，提高对档案工作的思想认识，使档案管理模式从简单的纸质搜集、整理、使用的管理，逐步过渡到电脑网络化管理方式中来，充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用。只要相关领导足够重视和支持，通过档案人员的学习与努力，实现医院档案管理信息化发展指日可待。

4.2 加快档案信息化过程，搭建先进网络平台

目前，医院普遍建立了微机局域网络，但微机局域网的建立要立足高起点，不仅要方便内部信息的交流，还应配备扫描、拷贝、打印等系列化配套设备来方便信息的输出利用。医院档案部门在基础设施完善的基础上建立局域网，将文书、病案、人事和图书档案纳入其中，扩建成为医院信息中心，并在中心网络平台上编制一套文书、病案、人事和图书档案管理的自动化软件，即医院信息中心档案管理网络。这样，不仅可以大大提高办公效率，方便使用者，同时还可以实现档案资料的在线使用。

4.3 加强学习，加大相关工作者培训

信息化技术的发展，特别是网络技术的应用改变了传统的档案管理模式，这就需要档案管理人员能够在网上进行收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作。现代化档案管理工作中，档案人员除了应该有档案专业知识外，还要具有良好的计算机网络知识及运用操作能力。因此，档案专业人才的培养也显得十分重要。只有通过不断学习和培训，才能符合信息技术不断发展的需要，才能充分发挥档案计算机管理的优势，这也是实现档案管理信息化必须要解决的问题。

5 总结

医院档案管理信息化不仅是新时代的发展需要，更是医院档案工作发展的需秋，为了能够满足档案工作的方便简洁等需求，必须要进行档案信息化建设，加快信息化建设流程，完成档案信息化建设能可以使得档案工作更具有活力和成长空间，让档案资源的使用范围更大，利用范围更广。

参考文献

[1]李瑾.关于医院档案管理工作的创新分析. 管理学家. 2014

[2]杨永挺 .医院档案管理工作的现状分析和未来展望.卷宗 2013

[3]叶兹礼，欧霞.关于如何加强医院档案管理工作的分析.中国医药指南. 2012