档案事业系统的人员条件与要求

兰鹤翔

摘 要：档案事业系统的人员，包括档案事业行政管理人员、档案工作专业人员、档案教学人员，档案学科研人员等。各类人员由于其工作性质的不同，要求也不尽一样。本文主要阐述档案专业人员的条件与要求，因为档案专业人员在档案事业系统中所占的比例最大.数量最多。同时，档案专业人员具备的条件与要求，也是其他人员应该具备的，所以作为重点阐述。

关键词：档案事业系统人员；条件；要求

1 档案专业人员的知识结构

档案专业人员通常简称为档案工作人员，亦可称档案工作者。档案工作人员应受过良好的教育，具有扎实的基础知识。在一些发达国家里，对档案工作人员的要求是相当高的，要求档案工作者必须具有高等学历。我们不能苛求我国档案工作人员都受过高等教育。但是，合理的知识结构是每一个档案机构或每一个档案工作人员都应具备的。知识结构包括群体知识结构和个体知识结构。群体知识结构是指一个组织或一个机构的所有人员所具备的各种知识的搭配。一个档案工作者应该具有什么样的知识结构呢？不同的档案部门、从事不同业务工作的人员，其知识结构具有差异性。知识结构一般有宝塔形、阶梯形、“山”字形、“土”字形、“I”字形、“T”字形和“开”字形等。“I”字形知识结构的特点是沿着某一领域、某一学科的知识直上直下地发展，可能对某一方面有较深的研究，档案部门需要这种知识结构的人在档案工作的某一方面有所突破。但这种结构的弱点是缺乏知识的广度，发展潜力有所不足。“T”字形知识结构的特点是纵横交叉，其弱点是知识面的层次性较差。“山”字形和“土”字形都反映出知识广博而扎实。“开”字形结构既有广度，又有深度，纵横交叉，彼此渗透，文理相通，具有较大的潜力和创造力，这种知识结构是现代社会所需要的，也是档案工作者最理想、档案部门需要得最多的一种。随着档案事业的发展，具有这种知识结构的档案工作者将日益增多。

2 档案专业人员的业务能力

（一）中等档案专业人员的能力

1.立卷归档能力

立卷归档工作是档案工作的前提和基础，直接关系档案工作的质量高低。因此，文书工作中的立卷归档、科技文件材料的收集、文件的分类组卷，案卷标题的拟订、卷内文件材料的排列与编目，案卷修订等一系列具体的立卷归档工作等都应是档案中等专业人员必备的一种工作能力。

2.档案管理能力

档案管理能力是从事档案工作的所有人员必须具备的基本能力，中等档案专业人员同样应该具备这一能力。包括档案收集、整理、保管、统计、鉴定、编研、检索、提供利用等方面的基础知识和初步动手能力。

3.现代办公室设备的操作能力

随着科学技术的发展，现代办公设备已广泛应用于各个领域。复印机、传真机、超微摄影机、空调、去湿机、电子计算机等已大量进入档案工作部门，今后还将更加普遍.对这些用品的使用操作能力应当是中等档案专业人员所具备的。

4.知识更新能力

随着社会文明的飞速发展，人的知识需要不断更新，才不至于老化，且知识更新的周期在不断缩短；若不注重学习，注重知识的更新、发展，是不能适应社会发展要求的，也是不能适应事业工作发展要求的。档案学理论知识正在不断充实、不断更新，新的技术和手段正在不断地创造、涌现一个合格的档案专业人员应该敏锐地把握这些新知识、新技术.充实、调整和更新自己的知识结构，强化自己更新知识的能力，以适应社会及档案工作发展的需要。

（二）高等档案专业人员的能力

1.处理信息的能力

档案工作人员必须是一位受过全面教育的信息工作者，能否及时处理信息是档案工作人员的主要业务能力。信息只有经过处理、加工才有利于利用，信息作用于用户才可能转变成价值。我国档案部门保存的档案是信息的重要来源之一，只有被档案工作人员开发出来，这样才能被社会利用。同样的档案，蕴藏的信息内容相同，但能力不同的人来处理，往往带来不同的结果。信息处理能力强的人，会捕捉、发现、挖掘有用的信息，甚至是重大、重要的信息；相反，能力较弱的人面对有价值的信息也会将其视为“旧纸堆”。因此，一个高等档案专业人员应该努力提高自己处理信息的能力，准确识别有用信息，对信息进行科学的分类、著录、标引、组织、报导，造福社会。

2.传播信息的能力

档案工作人员不仅要正确、及时地处理档案信息，而且要努力传播信息。在接待用户、参观者以及对外工作的交往过程中，应具有较强的口语表达能力、书面表达能力和社交公关能力，准确、及时地传播档案信息，使人们了解馆藏、利用馆藏档案信息，以充分发挥档案信息的社会作用。

3.科学研究能力

档案工作实践是档案科学研究的基础，档案科学研究必须联系档案工作实践。一个好的档案工作者应该善于研究业务工作中所出现的各种问题、矛盾；应该注意总结工作实践中的经验、教训，并且将这些研究、总结予以科学的归纳，上升到理论、总结出规律，以此又进一步推动档案工作的实践，充实、完善档案学理论体系；或通过档案工作实践，探求档案工作新的技术、新的工作方法以推动档案工作不断进步。

4.逻辑思维能力

逻辑思维能力是衡量一个人智慧的一种尺度，一名优秀的档案专业人员应该努力加强这种能力的学习和培养.努力使自己在复杂的工作实践中，正确地认识事物的特征和规律.全面地、辩证地看待问题、认识问题和处理问题，以使自己所从事的档案事业能够更快、更好地发展。

5.组织管理能力

档案工作实际就是一项管理工作，有无管理能力是做好档案工作的重要因素。提高自己的组织管理能力，就是要加强工作的计划性、条理性和层次性。对每一项具体工作、每一个课题都要事先制订计划、确定目标与步骤。

3 档案工作人员职业道德

（一）档案工作人员职业道德的基本概念

档案工作人员职业道德，是从事档案工作职业的人员共同认可的，并在其职业活动中应自觉遵守的基本行为准则与规范。档案工作是传播知识、传播科学、传播信息的文化场所，档案馆是社会文明发展的产物。因此，档案工作人员应该具有良好的职业道德水准。

（二）我档案工作人员职业道德应包含的内容

档案工作人员职业道德准则应该包括哪些内容呢？我们认为有以下几个方面。

1.良好的政治素质和道德品质

档案工作有着较强的政治性、政策性，常常涉及党和国家机密，以及国家、集体和个人利益，这种工作特性要求其工作人员具有较好的政治素质，热爱祖国、热爱中国共产党.把党和国家最高利益奉为生命准则，奉公守法.严守机密，自觉养成良好的职业保密习惯。为人正派、实事求是，不拘私情，不谋私利。

2.忠于职守，爱岗敬业的精神

敬业、乐业是做好每一项工作的首要条件，有了强烈的事业心，才有对档案工作的责任感。只有真正热爱档案事业的人，才能在这项平凡的工作中做出不平凡的成绩来。档案工作者必须热爱并敬重档案事业，全身心投入到档案事业建设与发展之中。

参考文献

[1]刘桂荣，张玉芬，张兴华.浅谈档案工作者的业务素质[J].吉林粮食高等专科学校学报，2000（1）：54-55.

[2]杜传荣.浅谈新形势下高校档案管理人员应具备的业务素质[J].齐鲁档案论坛——山东省档案学会学术年会会刊.2008.