如何利用计算机技术解决行政事业单位传统档案管理的弊端

白洁

摘 要：档案管理工作是一项非常重要的工作。信息不断急剧的增加以及新型信息载体的应用，给传统的管理方式带来了严峻的挑战。如何高效地管理、利用档案信息已成为档案管理工作者急需解决的问题。计算机管理技术的应用将从根本上解决传统管理方式的弊端，将发挥越来越重要的作用。

关键词：档案管理；计算机管理；信息管理

随着计算机技术和网络技术的普遍应用，档案管理以手工管理为主的传统方法正在发生变化，大量现代的技术手段和方法越来越多地应用于档案管理领域。而以计算机技术为代表的信息技术，不仅促进了档案管理模式的改变，也促进了档案收集归档和管理利用等工作的现代化，极大地提高了档案管理的应用程度和利用效率，从而为社会的发展提供一个更为优质的档案信息服务。

1 档案计算机管理的特性

我国档案法规定“应当采用先进技术，实现档案管理的自动化”。何谓档案的自动化管理呢。档案自动化管理即档案的计算机管理，是档案工作现代化的重要内容和核心技术。电子计算机是现代科技所提供的从事信息处理的重要工具，它处理数据的速度极快，一瞬间即可完成加工过程；它计算精确，不会产生计算错误；它可以长时间不问断工作，系统性和逻辑性强；它具有高密度存储信息的巨大潜力；具备通过网络远程登录、访问、数据共享等特点。把这些特点恰当、合理地运用到档案管理之中去，可以实现档案的自动化管理，使其工作效率成倍增加。计算机管理档案可以解决以下难题：

1、文件数量激增。由于现在已进入信息时代，各级政府机关、事业单位工作日益繁重，文件数量激增与库房紧缺、人手不够的矛盾日益突出。因此，自80年代以来，这已是摆在大家面前实实在在的亟待解决的迫切问题。档案传统管理方式的存贮、加工处理、提供利用的能力不足，造成了档案保存和管理方面的诸多问题。

2、档案利用者日益增多，工作任务日益繁重，这无疑又增加了档案管理的难度。由于社会各项事业的发展特别是经济建设的飞速发展，使得利用档案的人越来越多，利用范围不断扩大，利用要求日益提高，手工检索已不能满足这些要求。因此，传统的管理方式已愈显落后，要求加强档案的整理和编目工作，提供现代化的利用服务条件，以满足日益迫切的利用需求。

3、缺乏资金和工作人员，档案工作难以开展。现在国家压缩财政，精减人员以求增效，这无不要求把有限的资金用在刀刃上，提高工作效率。当然，在用计算机管理档案初期，工作量可能会更大，但请记住这是转型时期，一旦逾越了过渡期步入正轨，其优越性则不言而喻。

4、科学技术的发展使档案的记录方式出现了多样化趋势。目前，越来越多的社会活动不再采用传统的纸张记录形式，而以缩微型、机读型等记录方式而存在，它们需要特定的保管条件、保管技术和利用手段，这些都是传统的档案管理方式所无法相比的。

2 档案管理现代化的保障措施

1、更新思想观念

首先要提高档案工作者的社会意识，然后提高整个社会的档案意识，因为只有得到社会的支持和关注，才有利于档案工作的开展，有利于提高档案事业的地位。档案作者由于长期处于封闭、半封闭的工作环境，即使普遍具有勤恳工作、不畏辛苦、不求名利、默默奉献的敬业精神，但也有不少人观念陈旧保守、社会活动能力和社会协调能力较弱。改变这些现象的方法，一是要改变档案工作长期的封闭局面，积极面向社会，参与社会活动，加强协调能力，为档案工作的开展创造良好的社会环境；二是要改良用人机制，提高档案工作者的积极性，把档案的作用充分发挥出来，并扩大服务领域，创造档案工作的新局面，从而带动档案事业的全面发展；三是要强化训练，对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军。

2、 注重人才的培养

当前，档案管理现代化的主要内容和核心，就是计算机技术的应用。电子计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案工作带来了科学的管理手段与先进的检索方法。一些专家认为：计算机的产生和应用，就好像发明纸张一样，其对人类科学文化的发展产生了巨大的推动作用，机读文件在文件载体形式中所占的比例将会越来越大，虽然不会完全取代纸张，但纸质文件的数量必然会越来越少，电子文件将越来越广泛地被使用，成为势不可挡的历史潮流。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案：工作者必须学会现代化档案管理手段——档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就

要求每一个档案工作者都必须及早适应电子信息技术革命给档案T作带来的影响，掌握现代化信息技术，熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护，掌握与档案信息处理有关的标准化知识，能够进行档案的自动编目和自动检索，档案自动（原文）存储与检索；档案自动标引；档案资料的自动编辑、文档一体化自动管理；档案保管环境的自动控制；字迹退变档案的恢复性处理。

3 档案计算机管理优点

如今计算机已应用到档案的编目、统计、鉴定、检索等管理工作中，其应用领域仍在不断扩大。

1、自动编目。编目工作是档案管理工作的发展和提高，是开展各项业务工作的基础和必要条件。计算机通过相应的软件，可以对存贮在计算机中的档案信息进行分类、组卷、编号，然后按管理和使用的不同要求编制各种目录，并打印输出。计算机整理编目与手工整理编目相比，效率高，质虽好，而且能自动进行。

2、自动检索。档案自动检索就是使用计算机自动地从存贮的内容中找出用户所需的档案信息。现在能够从档号、标题、作者、时间、分类号、主题词等方面单条件或多条件组合进行检索。计算机自动检索与手工查找相比，最突出的特点就是速度快、质量高，并且能以各种形式提供检索结果，从而满足各类用户对档案的利用要求。

3、用于日常工作，如档案利用者借阅、检索档案时，可利用计算机识别用户的合法身份，办理借阅、归还等手续，同时自动计算出归还的日期，如到期未还，还可自动打印催还通知。

4、利用计算机还可进行自动统计和自动鉴定及档案信息的光盘存贮等。

4 结束语

总之，随着电子文件的介入，档案种类在增加。其基础工作和利用工作也都具有各自的个性，这就要求我们档案管理人员必须全方位地积累和掌握多方面的知识和技能。既要懂档案管理的基础知识，又要懂计算机和自然科学的基础知识；既要懂国际标准化知识，又要懂相关外语知识。以适应信息技术发展的需要。

参考文献

[1]李文华.现代化档案管理工作对管理人员的素质要求[J].中国管理信息化，2012.2

[2]张记铭.浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外经贸，2012.5

[3]张振岚.陈先锋.档案管理现代化建设探析[J].黄河水利职业技术学院学报，2007.1