如何提高企业档案管理工作的效率

尹晓桐

摘 要：现在现代化经济发展的过程中，加强企业管理的重要途径之一就是令企业档案管理工作更加井然有序的进行。企业档案管理是企业中一项基础性的工作内容，但是随着企业的不断进步，档案管理的工作方式等方面也应该得到不断的完善与创新，这样才能实现飞跃式的发展。提升企业档案管理的工作效率，首要前提就是要进行创新发展，创新是一个企业的不竭动力，是一个企业的灵魂，创新手段所包含的内容众多，例如管理方式方面的创新，服务商的创新，档案管理人员的综合素质等，都需要予以一定的重视，这样才能真正实现企业档案管理的创新性发展。

关键词：档案管理；问题；对策

在企业经营管理中，对于档案的管理是相当有必要的，档案可以为企业的经营决策提供重要的支持，为不同岗位上选择合适的员工提供必要的依据。因此扎实的做好档案管理工作是每一名档案管理人员的责任。在科学发展观的推动下，企业的档案管理正在朝着高效化、创新化的方向发展，因此本文针对这方面的问题展开了论述，希望可以为今后的工作打下良好的基础。

1 现阶段企业档案管理中的不足之处

首先，从思想意识方面来看，企业档案管理的水平普遍偏低，对于档案管理这一工作的认识不到位。档案管理如果能够得到顺利的开展与落实，那么企业的经济效益也会得到一定的提升。但是长期以来，档案管理人员只注重档案的管理，却并没有重视其应用。在社会上，缺少对经济效益与社会效益的广泛宣传作用，所以在这种轻视档案资源利用率的前提下，档案资源面临着开发不足的现象。

其次，在管理制度方面没有得到有效的落实。档案管理存在不规范的现象。主要表现在以下几点。一是对档号以及案卷标题的管理不规范；二是在档案中存在较多的案卷缺失现象；三是管理上出现组卷混乱的现象。一些单位虽然建立起了相应的档案管理制度的，但是制度的不健全一样会影响到档案的使用价值，不能得到有效的利用。

第三，档案在检索方面普遍面临着检索效率不高的状况。从当前企业中档案管理的实际情况来讲，一般都采用手工的方式对档案进行检索，这种检索方式不但浪费了大量的时间以及精力，同时对于企业档案管理的工作效率来说也会带来不利的影响。在这种情况下，更加需要编制出相应的档案检索工具，检索工具需要满足精而不多的要求，但是面对当下的档案管理工作来说，这依然是企业需要进一步提升之处。

2 档案管理工作效率提升的措施

2.1 档案管理工作要进行转变

首先，档案管理工作要想得到转变，需要体现在几个方面的转变上。一是对档案载体的转变。在企业的档案管理活动中，电子文件的出现已经基本取代了纸质档案。同时电子图纸因其具有独特的优势而大规模的出现。在这一发展趋势下，运用计算机技术帮助企业进行档案管理是具有十分重要意义的。相对于传统的纸质档案管理而言，具有省时、省力的特点。二是在档案分类上的转变。传统的档案分类不但复杂，而且容易混淆，所以在现代企业档案管理的过程中，运用信息集成系统设置成各个管理模块，根据工作目标的不同运用计算机技术进行档案的进一步细分，这样可以令档案管理变得更加规范。三是要加强对档案接收以及保管方面的转变。令档案管理人员重视起档案的保管工作，降低文件可能出现的损失，以避免出现难以掌握档案核心的问题。

2.2 电子档案管理中面临的一些问题

首先是原件真实性的问题。因为电子档案的不足在于稍有不慎就会被删除，并且可以不留任何痕迹，一旦出现这种问题，便不能对文件的真实性作出有效的保证，在一定程度上也会影响到档案的高效利用。其次是电子档案的保密性方面有待进一步加强。运用现代化的网络技术虽然加快了档案的传输速度，但是在传输的过程中也极容易引发档案保密性的问题，安全受到一定的威胁。第三是对电子档案的保留方面存在的问题。虽然电子档案简化了档案的保留程序，但是一旦出现网络故障，所有文件就会在瞬间消失，因此这方面是需要重点考虑的问题。

3 提高企业档案管理工作效率的建议

3.1 广开收集渠道，努力把好收集关

（1）健全管理体制，发挥网络作用。要结合单位自身的管理体制、组织机构的设置、档案材料的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系，协调各部门配备兼职档案信息员，从而做到从上而下，层层有人负责，形成上下配合，左右协作的档案传递网络，这是做好档案收集工作的基础。专职档案管理人员应与各部门信息员经常联系，加强对平时收集工作的检查和指导工作，做到随时收集和定期收集相结合，尽可能防止和减少文件资料的流失。这样做不仅拓宽了档案的收集范围，还丰富了室藏，促进了收集工作的开展。

（2）文件材料的收集工作除了建立健全文件资料的收集归档制度、取得领导重视、各部门配合外，更重要的是专职档案人员要做到“三勤”，即脑勤、手勤、腿勤，爱岗敬业，尽职尽责。

3.2 拓宽知识层面，实现管理现代化

（1）加强管理意识。企业档案管理是一门专业性很强的工作，其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，拓宽知识层面，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

（2）掌握现代化管理技能，提高综合素质。企业档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。

（3）利用现代化技术，整理企业档案利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。

4 结语

随着社会的发展，企业要想在激烈的市场竞争中获得主动权，就要规范企业的内部管理，加强对档案的管理，一方面这是现代化发展的需要，另外一方面为企业的经营决策也提供了重要的帮助。基于这一前提，本文重点对目前企业档案管理中无法高效利用档案的现象进行了阐述，并且提出了几点有效措施，希望对实际工作有所帮助。

参考文献

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[2]刘丽.加强企业档案管理提高档案管理水平[J].黑龙江科学.2016（03）

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