论市场经济下如何完善事业单位档案管理工作

闫超

摘 要：在社会主义市场经济的发展环境中，事业单位是国家发展建设的核心部门。因此具有重要的作用。在对事业单位进行管理的过程中，逐渐发现档案管理工作中存在一些问题，直接影响着事业单位档案管理水平的提高。针对这一情况的出现，必须要加强对档案管理工作的具体落实。本文将以住房公积金中心这一部门的档案管理工作为例，探究在市场经济发展的过程中是如何开展内部档案管理的，希望可以在今后的工作中实现档案管理水平的进一步提升。

关键词：市场经济；档案管理；事业单位

在国家行政机关以及社会发展的过程中，离不开对内部档案的管理，在其中涉及了国家发展与建设的方方面面，这是事业单位得到和谐稳定发展的重要工作。本文中所提及的住房公积金中心是社会保障体系中的重要组成部分，也是国家重要的事业单位之一。在对档案进行管理的过程中，发现档案在查阅以及利用方面还存在不少的问题，这在其他事业单位中也是十分普遍的问题。因此本文重点讨论了如何有效的开展档案管理工作，针对典型的问题尝试找出解决对策，希望在今后的工作中能够令档案管理水平得到稳步的提升。

1 事业单位档案管理的重要性

在当前的事业单位档案管理中，首先对这一工作的认识并不深刻，因此才会造成档案管理存在大量的问题，严重影响了事业单位管理水平的提升。因此，相关管理人员应该明确的认识到，档案管理是事业单位解决与应对问题的有效依据，同时也是指明今后出路的基本前提。在档案管理中，不仅包含了对行政工作的详细记录，同时也包含了对财务档案的管理以及对人事档案的管理等内容，这些都是档案管理中的组成部分，并且每一部分所侧重的问题均有所不同，档案管理的内容绝大部分都与事业单位的发展具有密切的联系。因此要想促进事业单位的发展，就要从档案管理的有序进行入手，将档案管理予以应有的重视，这样才能适应新时期发展的要求，满足市场经济的需求。在具体实践的过程中，档案管理的水平还有待进一步的提升，这也是当前工作中的重点任务之一，因为笔者发现当下事业单位的档案管理工作还存在不少弊端，有待进一步解决。

2 事业单位在档案管理中存在的问题

首先，档案的利用率与档案管理的投入不成正比。档案管理的最终目的就是能够对档案进行有效的利用，如果不利用它，那么也就失去了管理档案的价值。以住房公积金中心为例，在该事业单位中，档案管理的主要内容就是对其存缴情况进行详细的记录，以便用户进行查找，对缴存业务进行详细的分析。但是在实际工作中，相关工作人员很少利用之前的档案，这些档案实际上已经对过去的工作情况进行了充分的研究，所以这些数据是可以直接利用的。重新研究与分析必然会浪费大量的人力、物力，所以造成档案使用的效率不高，因此，档案管理水平的提升也就变得遥遥无期。

其次，档案管理制度欠完善。建立健全的档案管理细则、规范是保障档案管理工作有序开展的前提条件，但是就目前的内部档案管理现状来看，很多住房公积金中心仍未制定完善的档案管理制度，对于“谁来管”“怎样管”“如何应对档案管理中的失误”等问题尚无明确的指引。例如，单位内部由于缺乏对档案管理的约束，相关责任归属与分工不明确，以致出现问题之时各个部门相互推诿责任。此外制度规范不严谨，也让档案管理人员存在忽视档案管理保密的风险，导致机密档案泄露，而这种失误给单位整体形象损害是难以估量的。

第三，管理人员专业素养待加强。档案管理信息化的水平不断提高，在为档案管理工作提供了先进的科技手段之余，也向档案管理人员提出了新的要求。一直以来，单位工作的重点通常都是摆在行政与经济效益之上，档案管理工作常被视作可有可无的存在。由于对这一工作的重视度缺失，很多档案管理人员多由各个部门抽调就职，并未接受过专业的档案管理职业技能培训。而且，目前内部档案管理中采用纸质档案和电子档案并存的档案管理方法，电子档案的发展要求档案管理人员除了具有传统的档案管理技能外，还应掌握相应的信息库处理技术，而目前多数档案管理人员明显对信息技术的掌握程度不够，不能满足内部电子档案管理的需求。

3 发挥事业单位档案管理工作实效的方法

增加对事业单位档案信息化建设投入力度。若要发挥档案管理工作应有实效，首要增强事业单位领导层对档案管理的认识，只有当领导深刻了解到档案管理的重要性，才会大力对该工作的支持力度，成为档案管理体系建设的坚强后盾。再者，加大对资金的投入力度，完善档案管理工作中的硬件、软件设施需求，以此提高档案管理系统的安全性和完整性，维护档案系统在日常工作中的高效运转。此外，还要实时追踪与档案相关各种信息的处理进度，及时更新数据资料，保证各项数据的可靠性和完整性，提高档案管理的信息化水平。

积极做好档案的保密管理工作。身处于信息大爆炸的时代，信息的传播速度以及传播范围都比之前更快、更广。如果各种档案信息都在互联网上进行交流传播，将会严重威胁到单位的信息安全，为部分档案的保密性管理埋下了隐患。因此，在进行档案管理中必须严格开展档案保密工作，定期维护档案信息安全。例如，可以建立相关的档案保密管理机制，对档案的各种数据信息设立实时动态安全预警报备；或是让单位员工，尤其是档案管理人员提高对档案信息化管理安全性的重视，长期强化对档案管理人员素质培养，防止信息的从内部丢失。

要想进一步完善事业档案的管理工作，就要重视对档案进行信息化的管理。在市场经济发展的过程中，信息化技术已经渗透在各行各业的工作中。所以加强在档案管理中信息化的投入，是符合市场经济发展要求的一项举措。也是从现实角度出发开展的一项工作。采用人工的方式进行档案整理，在记录的过程中会比较复杂与繁琐，并且要想实现档案的更新，往往需要一段较长的时间，这些诟病的解决需要以信息化的档案管理为前提，这样才能满足档案信息管理的需要。这对于住房公积金中心以及与人们生活息息相关的事业单位来说，是十分迫切的一项要求。在具体的措施方面，可以建立信息化的档案管理平台，实现资源共享，令人民大众充分的利用这一平台随时进行信息的查询，避免时间的浪费。

4 结语

综上所述，在今后事业单位档案管理的过程中，应该重视对档案的有效利用，充分利用现代化的技术手段，实现信息化的管理。同时也要注重对档案的保密化管理，这样才能对事业单位的发展起到积极的促进作用，希望通过本文的论述能够为事业单位在今后的档案管理工作起到一定的帮助。

参考文献

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