档案规范化管理对档案管理工作的现实意义

何海霞

摘 要：甘肃省档案规范化管理晋等升级实施办法为各单位、部门提供了提升自身工作水平，使档案管理工作更加规范化的平台。在本文中分析了其现实意义，存在问题及研究对策。

关键词：档案规范化管理；晋等升级；意义

1 晋等升级对档案管理工作的现实意义

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。我国档案工作的建设起步较晚，近几年来由于档案管理工作的不断规范，档案资料重要性的凸显，才逐渐被人们普遍重视。随着2008年甘肃省档案管理局《档案工作规范化管理实施办法》（以下简称“实施办法”）颁布以来，各地档案管理部门才将档案管理纳入到日常工作中来。不论任何单位，都肩负着服务社会和管理社会的责任和使命，而在此过程中其档案管理在单位发展中有着举足轻重的作用。尤其是人事部门，档案资料中的个人资料，关乎国际民生，更是马虎不得。而如何更好的将档案管理好、利用好，充分发挥档案资料的作用，真正做到为历史负责，为现实服务，为将来着想，学习利用好“实施办法”，通过档案管理工作的晋等升级，逐步提高档案管理工作水平是一个有效的途径和办法。

（一）通过晋等升级，推动档案管理意识不断加强。档案管理工作向来是一项冷门工作，大家长期以来对档案概念意识淡薄。要使档案管理工作得到重视，首先需要强化档案意识。“实施办法”中对档案工作规范化水平进行了详细的划分，对照“千分制”管理办法，对各项工作指标细化了分值。晋升相应等级，首先要将本单位档案工作列入单位发展战略，将档案工作规范化管理纳入年度考核重要指标中，从而引起领导层高度重视。同时，要进一步加强档案管理意识的宣传力度，形成全员重视的局面，使干部职工充分意识到档案管理对单位发展及自身利益带来的好处。在日常工作中，要通过举办培训、各单位工作互检互促互评等工作方式提高档案管理水平，最终达到规范化管理标准。任何档案都是从最初的资料收集开始的，通过档案意识的培养使各单位从“资料”这个源头上有了新的认识，从而重视对资料的收集、整理、分类、上缴，杜绝了以往重要资料据为己有，从上级部门开会带来的会议资料随手乱扔的现象，使档案的完整性、完好进一步得到提升。

（二）通过晋等升级，推动档案管理机制更加完善。组织机构的健全、工作制度的完善、工作人员的保障是任何工作得以顺利开展的基础。档案工作通过晋等升级，更加强化了档案管理工作的责任意识，使工作措施更能落到实处，形成：“分管领导亲自抓，办公室人员具体负责，相关部门权利配合”的良好局面。尤其在各项制度的制定方面，档案管理工作重在细节，档案形成内容繁多，要求较高，这就要求制定出涉及各方面较为详细的制度，才能保障各项工作的高标准、高质量。同样在档案管理工作人员选拔方面，老一辈档案管理人员讲：“档案工作枯燥、清苦，需要耐得住寂寞，守得住清贫的工作人员”，道出了档案管理工作的辛苦和档案管理人员的道德修养。这就要求档案工作人员要工作严于律己，知识专业严谨，坚持做到档案工作的真实性、严肃性，确保制度与工作一致、标准与要求一致、规范与执行一致。

（三）通过晋等升级，推动档案管理基础不断夯实。档案管理工作是单位中心工作中的一项内容，做好了档案管理工作就会使得中心工作有条不紊的进行。档案管理基础性工作是档案工作晋等升级中的重要一环，更是档案管理工作的基础。档案管理工作晋等升级的过程也是夯实档案管理中各项基础性工作的过程，更是将工作做细、做全、做深、创造性开展工作的重要机遇。每次晋等升级由不同的省档案局专家团队现场检查、指导、测评，这无疑是对各单位档案管理工作极大地促进，是一个发现问题——分析问题——解决问题——总结提高的过程，也是对档案管理的重要性进一步加深认识的过程。具体工作中首先需要改造档案馆（室）的硬件条件，建立空间能满足未来10年左右的库房，办公室、档案室、荣誉室等分开设立，实现全密集架管理，现代化办公设备电脑、打印机、复印机、扫描仪、高拍仪、防磁柜等设备配备齐全。其次做深做细资料收集、整理、分类、上架过程中的各项工作，认真学习研究档案管理工作，切实提高业务管理水平，做到“资料齐全、分类科学，编号准确，整理规范，归档率合格”。一个良好运转的档案馆（室）可以为工作人员查询运用历史数据、历史资料，单位的某一项重要工作分析过程提供可靠服务。比如在单位人事档案整理过程中，档案室为很多人查询提供了人事调动、工资、任职等重要资料，从而使个人信息真实可信，也最大限度的维护了干部职工个人利益。

（四）通过晋等升级，推动档案管理信息化水平继续提升。在当今信息化高速发展时期，档案管理工作的数字化与社会经济、政治、文化信息化等的融合势在必行，2000年12月，国家档案局把“加快档案信息化建设”“加快现有档案的数字化进程”写入了全国档案事业发展“十二五”计划中。2014年2月，中共中央办公厅、国务院办公厅在《关于加快和改进新形势下档案工作的意见》中对档案管理工作的机制体制、档案资源体系等方面提出了更高的要求。大数据时代，档案实现数字化是新时期档案管理工作中冲破档案利用的种种局限，提高工作效率，实现资源共享的必由之路。而档案管理工作的晋等升级使各单位档案信息化建设加快了步伐，为档案全面信息化创造了良好的机遇。随着甘肃省三级、二级、一级、特级档案馆（室）的晋级，对各单位档案管理工作中信息化管理提出了更高的要求，档案信息化需与单位办公自动化同步规划实施；需开发或购买网络版的专用档案管理软件，实现专业化管理，最终达到档案资料的案卷级全文录入，实现网络随时随地查用档案资料，无障碍利用。

（五）通过晋等升级，推动档案综合服务水平不断提高。档案工作的意义在于运用，档案管理工作的最终目的也是利用，如何更好的开发利用档案，为现实生活、工作服务是档案管理人员探索的根本所在，而通过档案管理工作规范化的晋等升级这项具体的工作，也使得各单位在档案的综合开发利用方面的工作更具体更具有操作性，如省特级的晋级工程中要求编制有本单位组织机构沿革、基础数字汇编、历次重要会议简介、历届领导人简介、大事记、大事年表等多种参考资料；编有《全宗介绍》；需有档案利用登记及档案利用事例；需有通过档案利用产生经济效益和社会效益的事例等。这些实实在在的资料都真实反映了本单位的历史发展面貌，也为档案工作提供了工作方法。档案管理工作人员在此基础上整理出各方面更多、更全面的资料汇编，为单位发展，决策提供可靠有用的资料，更好的为现实服务。

2 档案规范化管理晋等升级过程中存在的问题

（一）对档案工作重要性认识不够，重建轻用，后期管理缺失。档案工作相对于机关前沿的业务工作而言，是幕后服务性工作，容易被领导忽视。有的单位没有将档案工作纳入年度目标考核，既便纳入目标考评，档案工作也是软指标，没有硬性规定，不能引起领导的重视。有些单位在档案管理的发展过程中，基于某些原因，注重程式化的建设，而疏于建成后的开发利用和管理，或仅仅为了“晋等升级”建设而建设。建设完成后后期人员、经费、管理等的不到位，严重制约了档案工作的开展，阻碍档案资源的共享利用，失去了档案的真实意义。

（二）档案人员不稳定，人员更替频繁，缺乏专业管理人才。许多单位，尤其是企事业单位，档案管理人员都是半路出身，其专业知识有限，更有甚者由于人员编制紧张，档案管理人员身兼数职，对档案管理工作疲于应付，没有更多的时间深入细致的做好档案管理工作。同时，个别单位档案人员经常变化，特别是一些单位档案人员的变化频繁，往往工作人员刚刚熟悉业务之后又被新近人员代替，造成档案工作连续性中断，且档案管理人员专业素质得不到稳步提升，个别单位人员变换中，工作交接不规范，在一定程度上影响了档案的完整性，严重影响档案管理工作的整体提升。

（三）办公条件及设施不符合档案管理的要求，档案信息化水平不高。很多单位领导层对档案信息化认识程度不高，工作中，受办公经费等的限制，疏于对档案管理工作的信息化建设，而在档案规范化管理“晋等升级”过程中，为了达到相关软硬件标准，才启用相关档案管理软件进行信息化著录，这样就容易造成档案信息化资料的断层、不精细。且受安全性的限制，利用信息化进行档案资料的资源共享更是困难重重。同时，对信息化发展的认识不到位也导致单位的档案信息化仅仅停留在电子著录阶段，而没有更深层次的开发利用。

3 加强档案规范化管理晋等升级的对策研究

（一）加强档案管理，建立长效机制，促进档案管理长足发展。档案规范化管理的晋等升级，仅仅是档案规范化工作的开始，而不是结束，各单位晋升了相应档次的管理等级后，应进一步加强管理，注重档案的开发利用，始终将档案工作保持在一个较高的水平。在实践过程中探索出与本单位工作实际相结合的工作制度、管理制度、工作方法等，同时将档案规范化管理工作纳入每年的考核目标责任书，做到年度有计划，有检查，有交流学习，有总结考核。从而保障档案规范化管理工作的常态化，真正为单位发展起到参谋助手，参考利用的实际作用。

（二）夯实工作基础，强化队伍建设，确保人员素质不断提高。人是工作的主体，工作做的好坏关键在人，而工作人员综合素质的高低是工作出色与否的决定性因素，为了使档案管理工作更加专业化，各单位应在招录人员时考虑档案专业学习出身的工作人员，在档案管理人员逐渐稳定的前提下强化档案工作人员的培训学习，更要注重工作人员素质的提升，档案管理工作是一项枯燥繁琐的工作，需要耐心、细心和有责任心的工作人员。同时，要采取多种形式加强档案人员的继续教育，省、市档案局可以组织专业知识培训；各单位可以采取“请进来，走出去”的方式，既可请档案局专业人员现场指导，也可到好的单位实地学习。档案人员更要注重自学，既要学习档案专业知识，又要学习计算机知识等与档案管理相关的知识，做到知识面广、业务精通。在一定时期，保持档案队伍的稳定，才可以使档案工作进一步发展，提高机关的档案管理水平。

（三）加大投入力度，注重科学管理，信息化管理水平提档升级。要进一步完善设施，加大软硬件建设。硬件上，要按照档案规范管理的要求，配备充足的档案柜，有条件的单位可以购买密集柜，要有防盗门窗、吸尘器、灭火器、温湿计等必要的安全设施。软件方面，要加强档案信息化建设，从根本上解决理念的问题。通过档案规范化管理的晋等升级工作后，各单位都配备了一定等级的档案管理软件和相应设施，而如何运用好这些资源为档案的现代化管理服务是我们需要考虑的问题。各单位可以结合电子政务、办公自动化等系统的建设统筹考虑档案的信息化建设，在确保数据共享安全性的前提下最大限度的开发档案的利用价值，最终实现自动收集、自动归档、自动编目、自主查阅、异地查阅利用的目的。

甘肃省的档案规范化管理晋等升级工作对各单位进一步提升档案工作标准化、规范化、信息化、制度化等的整体水平，具有重要的指导意义和现实意义。各企事业、单位、部门应积极申报，提升自身工作水平，充分发挥档案在本单位的作用。