项目档案过程控制管理策略

何联妮

摘 要：论文从几个方面对建设项目档案过程控制管理工作进行了论述，希望通过几项措施提高建设项目档案管理工作水平。

关键词：建设项目；档案管理

项目档案是项目建设全过程的真实记录和客观反映，同时又是项目转入生产后，管理、运行、检修、改建和扩建的重要依据。如何做好建设项目档案管理工作，更好地服务于建设项目和生产运行，是档案管理者面临的一项重要工作。因此，本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的指导原则，必需高度重视项目档案管理并认真做好项目档案管理工作。现结合多年从事项目档案管理工作的实际，就如何做好项目档案管理工作谈几点项目档案过程控制管理策略。

1 设立档案管理机构，建立项目档案管理体系

1、项目建设单位和参建单位要建立档案管理机构，要有专职、专业档案管理人员，相关业务部门要有兼职档案员。项目档案管理要实行分级、专兼职人员相结合的项目档案管理模式。

2、要成立项目档案专项管理工作小组，加强项目档案管理工作。一是成立档案管理工作领导小组，档案管理领导小组根据国家、行业和上级管理单位的有关规定和要求，安排部署公司档案管理工作，确定档案管理目标，审批项目档案管理制度，监督、检查项目建设全过程档案管理工作，审定档案管理工作中的奖惩事宜。二是成立档案管理工作实施小组，档案管理工作实施小组根据国家、行业和集团公司的有关规定和要求制定公司工程项目档案管理规章制度。负责项目建设全过程档案、文件管理的组织、协调、指导工作；负责档案管理阶段性检查工作；负责对施工、设计、调试、质监、监理等参建单位竣工文件的编制、工程档案的整理与移交工作进行检查、监督、指导及验收。

2 建立健全建设项目档案管理制度，落实项目档案管理责任制，明确项目建设单位和各参建单位项目档案管理职责

1、制定适合本项目的档案管理制度，规范项目建设档案管理，加强项目文件收集、归档管理工作。一是工程刚开工，就督促、协助监理公司制定本工程所有项目文件用表，并审核下发各参建单位，保证整个工程项目文件用表统一；二是制定《项目档案收集、归档管理规定》，内容必需涵盖了基建期档案、项目文件管理的全部内容，保障项目档案管理有章可询，确保项目档案收集齐全、完整、准确、系统。

2、将项目文件的形成、收集、整理要求及归档范围纳入各参建单位和部门的岗位责任制，明确档案管理人员和专业技术人员岗位职责，确保项目档案管理各项工作的有效开展，实行全过程管理。

3 组建和培养高素质的项目档案管理人才队伍

项目档案管理具有一定的难度，因此，具有一定专业知识储备以及较高业务水平的档案管理人员才能管理好此工作。所以，要认真做好项目档案管理人员的业务技术培训工作，使其掌握档案专业管理知识和管理技能，同时培养其工作责任心，确保档案管理人才队伍专业化。

4 加强项目档案重要性的宣传力度，提高项目档案管理人员和专业技术人员档案管理意识

在项目档案管理中起到关键作用的是档案管理人员和专业技术人员，档案管理人员和专业技术人员的档案管理意识是否达到较高水平将直接影响项目档案管理工作，因此，项目建设时应当积极宣传档案资料在工程建设、生产运营、检修、改建和扩建中的重大作用。同时加大档案管理办法、法规的宣传力度，从而提高全员档案管理意识和责任意识。

5 强化项目档案控制措施，确保档案材料处于可控

1、加强文件、资料前期控制力度。为了确保档案收集齐全、完整、准确、系统，档案管理人员应采取多项档案控制措施。一是工程在招投标及签订合同时就将档案收集、整理、归档和移交列为专项条款，与工程建设程序一并执行；二是每个单位工程开工前，明确各施工单位项目文件收集内容和要求，每月根据工程进度来检查项目文件是否与之同步；三是在设备开箱验收时，档案人员详细登记随机资料的数量和质量，并及时收集、整理和归档；四是在每一个单位工程竣工验收时，对工程文件的完整程度和整理质量进行验收，项目文件不齐全的不得进行工程交接。通过各项控制制度和措施的严格落实，确保项目文件齐全、完整、准确、系统。

2、严格做好基建期项目文件收集、管理工作。一是要定期组织召开档案工作专题会议，学习国家和行业档案管理有关规定、规范等；二是有计划的部署各阶段项目文件收集、整理和移交管理工作；三是档案管理人员深入各部门、各施工单位现场指导档案收集、整理、组卷工作，确保归档项目文件的齐全、完整、准确和系统。

3、严格执行档案监督机制，确保档案收集完整、准确、系统。一是前期文件、合同、招投标文件移交时，移交清单无经办人和部门领导审核签字，不得进行移交；二是施工图、设备文件、现场流转资料无专业工程师签发，不得下发。三是设备文件移交无专业工程师审核签字不得移交；四是竣工资料移交无移交单位、监理单位、建设单位主管技术的领导和档案人员签字，不得移交。工程结算时无项目文件移交清单，不予结算。设备材料付款时，无设备文件移交清单，不予结算、付款。

6 完善档案检索目录，认真做好档案、文件的提供利用

1、做好施工图纸、设备文件、项目过程文件的收发管理工作。施工图纸、设备文件、项目过程文件经过档案人员的整理和分类，及时下发到公司相关部门、施工单位、监理单位，方便各单位及时利用。

2、及时、准确的做好各种项目文件检索目录并发给专业人员，以便专业人员查找利用。

3、坚持利用、借阅登记制度，对每一份借阅、查阅的档案、文件进行详细登记。并随时提供可复制的档案、文件。

4、积极开展档案编研工作。对经常查阅的档案、文件进行专项汇编，以便于专业人员频繁利用。

5、在提供利用的同时，档案管理人员严格执行档案管理保密制度。

7 积极主动开展档案活动，提高档案管理水平

1、督促各参建单位定期进行项目文件自查，对查出问题的项目文件及时整改，确保项目文件内容真实、可靠，与工程实际相符合。

2、组织建设单位、监理单位和施工单位档案管理人员和专业技术人员对各参建单位项目文件进行联合检查、对各参建单位项目文件质量进行评比，对项目文件做的好的单位、档案管理人员和专业技术人员进行奖励，激发参建单位档案管理人员和专业技术人员档案工作的积极性，以提高项目档案管理水平。

3、定期组织档案管理工作小组和现场质量监督站联合检查建设单位、监理单位、施工单位项目文件，保证项目文件齐全、完整、准确、系统并与工程建设同步。同时，通过联合检查提高档案管理人员的档案管理专业水平。

4、组织档案管理人员积极配合省质量监督站阶段性检查工作，并在检查中向专家请教学习项目文件专业技术知识，以提高档案管理人员专业技术水平。

5、组织现场参建单位进行项目文件展览、给项目档案管理人员提供互相交流、学习的平台、并对各参建单位项目文件质量进行评比、奖励，以提高全员项目档案管理水平。

项目档案是直接反映项目建设规范程度的一项重要指标，也是规范项目建设的一个有效措施，对于项目的建设及日后的生产、运营发挥着重要的作用。所以，加强项目档案管理，提升项目档案管理水平，是确保项目档案更好地服务于项目建设和促进基本建设项目发展的一个有力抓手。

参考文献

[1]张向辉：地勘单位钻井资料收集管理中存在的问题及对策.陕西档案，2015，（1）

[2]段洁：加强建设工程项目档案管理的有效途径.陕西档案，2015，（5）endprint