微信在职业院校档案信息利用服务中的探析

摘 要：探讨微信应用职业院校档案信息服务的可行性，分析职业院校档案服务利用现状及信息化过程中的瓶颈，设计职业院校档案信息服务工作微信公众平台方案和介绍推广服务工作，从而提升新时代职业院校档案利用服务的能力。

关键字：微信；职业院校档案；信息利用服务；功能设计

随着互联网和移动通信技术更加深入大众生活，以及作为主要移动终端智能手机的普及和低门槛使用，以微信为代表的IM（即时通讯）软件得到了很好的发展和应用。虽然高校档案引进了信息化的管理和利用手段，但目前“重藏轻用”现象在各个高校档案工作中还是存在1，职业院校中尤为突出。因此，以时下用户量庞大的微信为平台，提升档案信息利用，为广大师生提供更为便捷、准确、即时的信息服务，实现职业院校档案自身形象提升和业务的拓展，更好的推进新时代下职业院校档案的信息利用服务工作。

1 微信在职业院校档案信息服务利用的可行性分析

1.1 微信使用群体的调查

在移动互联网蓬勃发展的今天，有两样东西功不可没：硬件方面无疑是智能手机的更新换代和技术的不断提升；软件方面则是手机APP软件的火爆发展，这其中占据用户量最大的手机APP当属“微信”。

近年来，由于国产企业的有力竞争，技术日趋完善，智能手机的价格非常亲民。微信 （WeChat） 是腾讯公司于2011年1月21日推出的一个为智能终端提供即时通讯服务的免费应用程序，微信支持跨通信运营商、跨操作系统平台通过网络快速发送免费（需消耗少量网络流量）语音短信、视频、图片和文字，同时，也可以使用通过共享流媒体内容的资料和基于位置的社交插件“摇一摇”、“漂流瓶”、“朋友圈”、”公众平台“、”语音记事本“等服务插件。截止到2015年第一季度，微信已经覆盖中国 90% 以上的智能手机，月活跃用户达到 5.49 亿，用户覆盖 200 多个国家、超过 20 种语言2。

以武汉职业技术学院为例，目前在校师生有24000人左右，经过走访调查，智能手机的普及已经达到98%，微信智能手机端安装率几乎达到100%。微信已经成为师生生活和学习中不可忽缺的工具，正如微信广告词所说：微信是一种生活方式。

职业院校档案信息服务工作主要的对象是在校师生和往届毕业生，而根据以上的数据不难看出，微信作为一个信息服务的平台有其得天独厚的的优势。

1.2 微信应用于职业院校档案信息服务中的优势介绍

首先，微信的便利性。基于微信是一款即时通讯软件，拥有在线文字沟通、语音对话、视频通话、图片发送、视频发送等功能，有问题可以直接在线咨询及时获得信息。这不同于以往的邮件方式，来回很久才能得到答案也或许会石沉大海、永无消息，如此这般很难为档案利用者提供有效便捷的服务。更为重要的是微信节约了往返学校档案部门的时间和精力，尤其是那些常驻外地的往届毕业生，只需要通过掌上智能手机便可轻松获得信息，同时也使档案工作的效率大大提升，服务更加人性化。

其次，微信的经济性，微信是完全免费的。任何一个职业院校，出资建立档案在线服务平台都会花费不菲，且困难较多。微信却不需要花费任何费用就可以成为一个良好的档案工作服务平台。

最后，微信的实时互动性。作为一款用户量比较大的手机端软件，微信最大的优点就是实时互动。利用微信公众平台为用户提供获取信息的平台的同时还能实现“即发即送，即送即达”的优势，档案部门可以高效及时的反馈相关信息，大大改善档案利用服务反馈滞后的现象3。

2 职业院校目前档案服务现状以及档案信息化瓶颈

2.1 职业院校档案服务利用现状

就目前来说，很多高校档案利用服务效率不高，没有完全开发档案工作传承文化的潜在价值，尤其作为职业院校而言，档案工作或许不被重视甚至轻视，认为档案工作可有可无。众所周知，档案工作是 “功在当代，利在千秋”的重要事业，是记录学校发展、文化传承的重要工具。就利用方面来讲，档案是广大师生的信息库。在学校中使用档案最多的应该是在校教职工、在校学生、毕业学生等，但往往却出现这样的尴尬：需要档案服务的时候要四处打听，档案室在哪里？不需要的时候，很多学生从进学校到毕业离校都没听说过档案部门。这应该是档案工作的遗憾之处。

2.2 职业院校档案信息化过程中的瓶颈

进入新世纪，各行各业以及单位各部门都进行了信息化的建设，武汉职业技术学院档案馆也建立了自己的网站。就目前作为PC端单页网站的功能，不能很好的满足用户对档案服务的需求，平常网站的浏览量也非常少，几乎没有人去网站查阅资料获得相关信息服务。这种情况，或许是因为时代发展的迅猛，我们的档案信息化工作过于简单已经不能适应目前的新形势，所以必须转变服务理念，利用新的技术和平台才能更好的为广大师生服务。

3 微信在职业院校档案信息利用中的设计和推广

微信有三种类型的账号，他们分别是：服务号、订阅号和企业号。基于本文以上的分析和职业院校的实际情况，以微信为基础的职业院校档案公众平台可以使用服务号。结合微信的相关功能，该公众平台设计可以如下图所示：

拥有公众账号平台，要让广大师生关注本公众账号并求关注，可以从以下几个方面进行宣传和推广：

3.1 二维码技术以及“扫一扫”

二维码技术已经深入的生活的各个角落，在电视，网络，产品及包装盒上随处可见。微信二维码结合微信扫一扫功能，能够很好的推广档案公众平台，可以将开通的职业院校档案微信生产二维码张贴在学校各个教室、走廊、寝室内，快速添加关注和增加人气。

3.2 基于微信LBS（地理位置信息服务系统）和将微信链接至PC端档案网页的推广

微信可以利用自身的LBS系统添加附近好友，向有关人群推送一些有趣、生动的文字、图片、视频等内容，提供用户的关注度4；再者将微信相关功能关联至PC端档案网站，提高网站利用率，使PC端网页和微信公众账号相辅相成，共同为职业院校档案利用服务提供能量。

4 结语

总之，用户量的巨大、平台更新的及时等优点意味着微信在职业院校档案服务利用中蕴含巨大潜力，有着更为广阔的应用前景。但值得注意的是，档案工作的特殊性以及隐私性要求微信在应用过程中要注意自身安全的保护，遵守《档案法》关于保密的要求，加强安全隐患意识。最后，微信应用还在发展阶段，需要档案人员加强学习，提升业务能力，转变服务理念，更好的为职业院校档案服务利用工作不断努力。

参考文献

[1]贺冰化，吕建辉，基于微信的高校档案信息服务探析，科技情报开发与经济 2015年第23期。

[2]百度百科微信http：//baike.baidu.com/link？url=7uestB2XsXyoBm4BkKijoDht8DWCI0_JV_cVXj8eL0mD3F8psZGk1lx6H5FL8vBPrNfyRBy00R9ehsDzZLm0o-l7hNk4HGXyIIjgxAUpyu3

[3]刘子侠， 微信在高校档案利用服务中的应用探析 山西档案 1005-9652（2015）05-0112-04

[4]尚珊 郎惠彬， 论微信在档案信息服务中的应用 学术探讨 15页-17页

作者简介

郭玥杝，武汉职业技术学院，本科。endprint