浅谈信息化在高中档案管理中的应用

摘 要：随着科学技术的发展与进步，计算机与网络已经普及，纸质性文件逐步被电子文件取代，档案管理工作当中也不例外。目前，高中传统的档案管理模式存在着不少问题，降低了档案管理工作的效率以及档案的利用率。对此，笔者在下文分析了高中档案管理中存在的问题，并探讨了信息化在高中档案管理中的应用，旨在提升高中档案管理工作效率以及档案的利用率，促进高中档案管理水平全面提升。

关键词：高中；档案管理；信息化

伴随我国信息技术的快速发展，计算机已经全面普及，大量的电子文件逐步将纸质文件取代，高中档案管理工作也不例外。由于当前高中档案管理模式下存在的各种问题，导致档案管理工作的效率以及档案利用率显著降低。对此，笔者在下文分析了高中档案管理中存在的问题。

1 分析当前高中档案管理中的问题

1.1 工作量较大，但工作效率较低

目前，我国的高中学校每年都有大量的学生以及教职员工的档案数据产生变动，档案管理工作如果依旧采用传统人工管理的方式，面对着较大的信息量，档案管理工作人员的工作效率普遍偏低，而且档案的检索也非常烦琐，档案的利用率不高。由于高中每年都会有数以升计的学生档案要处理，像新生入学的学籍管理、毕业生升学档案管理、毕业后直接就业的就业档案管理等各种档案管理工作，由于变动频繁，会耗费大量的人力和物力。

1.2 档案查询难，维护与更新更难

传统手工档案管理模式下，高中的档案若累积时间稍长，便会产生大量文件与数据，通过手工的查询、维护、更新比较困难。若需要找到某科研项目的档案、某个学生的档案非常困难，经常有大海捞针的感觉，导致了需要档案时找不到，不用却又嫌比较碍事。规范整理这些档案并进行统一的管理，需要长时间以及运用大量的人力、财力和物力的情况下才能实现，高中档案管理的工作质量与工作效率受到了严重的影响。

1.3 保密性较差，信息化水平不高

高中档案管理的传统模式下，对学校各种信息的管理工作，基本上都是由档案管理人员手动录入信息，在这种档案管理模式下，保密性较差，工作效率低，而且较易发生错误。一部分档案管理人员掌握的仍然是老化的知识结构，对于计算机技术知识的了解不足，经常发生录入高中学校各种档案信息不规定、不准确的问题，造成档案信息出现错误，不利于日后对档案信息的应用。由于接触档案的主体很多，使档案的保密工作受到了严重的威胁，对于日后档案的应用将会造成严重后果。

2 研究信息化在高中档案管理中的应用

信息化，是以现代计算机技术、通信技术、网络技术、数据库技术为基础的，通过将相关数据汇总存入数据库，以便人们学习、工作、生活所需并使之更便捷、更高效的一种技术。运用信息化辅助档案管理工作，使高中档案管理工作效率显著提升。

2.1 统一归档资料格式，档案工作逐步向信息化转变

对于档案信息来说，资料广、信息准、查询快，是档案管理工作的主要目标。转变传统高中档案管理工作职能，将高中档案管理工作的重点向信息传递与深化转移，才能促进档案管理现代化水平全面提升。通过计算机技术的应用，档案管理者与档案有需求的人员无需进入到档案仓库，对于档案的查阅无需接触到档案的原件，能够避免损伤档案原件，档案寿命也会延长。计算机技术的应用，可以对档案数据进行一体化处理，确保学校档案质量并发挥使信息技术对于档案管理工作的重要作用。档案管理工作者由档案保管员变为了审计员，要严格检查审计确保档案信息的真实性、完整性、准确性以及连续性。并在计算机技术的帮助下，统一档案格式、字体、纸张等，实现档案的工整、清晰，便于使用。

2.2 档案管理工作人员要努力提升自身业务水平，使无纸化办公得以实现

高中档案管理的无纸化办公指的是通过信息管理系统的应用，使文件的生成和流转、归宿向着一体化发展。这个过程中大量的打印文件、装订、手工分阅以及回收保存等传统档案管理工作环节都可以省略掉，降低了打印设备及耗材、纸张的应用，不仅节省了人力资源，像笔墨、印刷、大头针、曲形针等各种办公费用也大大降低。运用计算机技术管理高中档案，文件的插入、存档、查找会更加快捷，工作效率显著提升。在高中档案管理信息化建设的背景下，档案管理人员必须拓宽自己的知识面，更新自身的知识结构以及观念意识，不断提升管理教学、科研以及学生档案信息的质量与水平，提升编研水平以及分析问题的能力，实现对档案管理信息系统以及计算机设备的准确和高效地操作，便捷、高效地为档案查询者与使用者服务。

2.3 加强高中档案的保密工作

通过信息系统的应用，计算机数据库有着强大的存储空间与速度，还可以动态的对数据库进行管理。通过计算机将档案资料做成电子文档，并进行整理、编目与保管，档案管理者的劳动强度大大降低，工作效率显著提升。面对档案对保密的要求，可通过电子加密技术对电子文档进行加密处理，加强信息系统的防火强设置，登陆系统账号要做到一人一号一密码，使档案管理工作更具针对性且做到了权责分明，另外，网络管理员也要密切观察账号登陆情况，发现异常情况及时处理，避免发生档案信息系统被非法入侵以及恶意篡改信息的事件，提升档案的安全性。

综上所述，加强信息化在高中档案管理中的应用，能够统一归档资料格式，使档案工作逐步向信息化转变，实现无纸化办公并促进档案管理工作人员更加方便快捷地为档案查询者与使用者服务。

参考文献

[1]杨孝春.信息化条件下的高校档案管理问题研究[J].江苏科技信息，2014（21）：16-18.

[2]李兰芳.档案管理服务的发展与革新[J].科技创新与应用，2014（36）：271.

作者简介

王卫国（1981-），男，山东省滕州人，本科，毕业于山东科技大学，山东省滕州市第一中学。endprint