基于高校辅导员视角的大学生档案工作研究

文/吴建章 徐娅囡 Wu Jian-zhang Xu Ya-nan



基于高校辅导员视角的大学生档案工作研究

文/吴建章 徐娅囡 Wu Jian-zhang Xu Ya-nan

摘要：大学生档案是大学生在校期间在思想、学习、生活实践等方面形成的资料。当前，大学生档案大多由高校辅导员管理，高校辅导员充当着兼职档案员的角色。辅导员管理大学生档案，优势是方便大学生档案管理、提高大学生档案质量、促进大学生教育，缺点是业务不熟练、工作量加大。辅导员要在新生档案的收取和审查、平时档案的积累与归位、毕业档案的整理与转递等环节加强大学生档案工作的体系建设，要从业务知识学习、工作责任感增强等方面强化自身素质和能力。

关键词：高校辅导员；大学生档案；档案管理

高校辅导员是开展大学生思想政治教育的骨干力量，是高校学生日常思想政治教育和管理工作的组织者、实施者和指导者。［1］大学生档案是大学生在校期间在思想、学习、生活实践等方面形成的资料，主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。［2］无论是在教育部24号令《普通高等学校辅导员队伍建设规定》，还是在27号令《高等学校档案管理办法》，都无法找寻到高校辅导员和大学生档案之间的任何关联，但现实情况却是二者紧密连接。

一、大学生档案管理现状调查分析

《高等学校档案管理办法》中规定：高校应设立档案馆或综合档案室，配备专职档案工作人员管理档案，管理的档案范畴包括学生档案。［2］现实情况是各高校对于学生档案疏于管理，重视程度普遍不够。研究者在2014年对上海地区高校大学生档案管理进行了调查研究，结果显示上海高校档案馆共有17个，其中涉及学生个人档案的仅有8个。［3］高校对大学生档案管理的不规范，最直接的体现是档案管理人员和部门不统一。

为深入了解高校对大学生档案管理归口到哪个部门或由哪些人管理，笔者通过所带学生对其高中升大学同学在全国范围内大约200余所高校进行了档案管理人员和部门的广泛调查。为了能够凸显调查结果的真实性和可靠性，在对调查结果进行统计时，保持了单一学校的调查，如对同一学校进行了多次调查，如调查结果相同，则进行了保留，如调查结果相异，则对所调查学校进行删除。经过筛选和处理，最终保留了150所调查高校，调查结果。（如下表）

通过对以上调查结果进行分析，无论是山东省内，还是全国范围内，学生档案归口到辅导员管理的占据相当大的比重，其中山东省高校为72%，山东省外为56%，全国范围内是60%。可见，大学生档案管理虽然上至教育部和国家档案局，下至各高校，虽没有明文规定管理权限归属于辅导员，但现实情况是大学生档案工作已俨然成为高校辅导员工作的重要组成部分。

二、辅导员管理大学生档案的优缺点

从管理者属性来看，把大学生档案划归辅导员管理，辅导员扮演着档案员的角色。辅导员管理大学生档案，有其优缺点：

（一）优点

一是方便档案管理。大学生档案是大学生在校期间由其思想、学习、工作、生活等方面表现形成的资料。辅导员作为大学生日常思想政治教育和管理工作的组织者、实施者和指导者，大学生在校期间各方面的活动和现实表现形成的鉴定和材料，都需要辅导员进行把关、审核、鉴定、收取、上交、回收、归档，甚至转递等。二是提高档案质量。档案是历史痕迹，一经生成便无法更改。大学生档案在形成过程中，不仅需要文字表述的完整和得体，而且需要书写的工整和材料的整洁。大学生在形成各项档案材料过程中，辅导员可强化大学生档案意识，提高档案质量。例如，在书写过程中，辅导员要强调不能使用铅笔和蓝色墨水，字迹要工整，不能潦草，不要出现涂抹和错别字现象；在内容填写上，如涉及到个人表现等较多内容时，要打好草稿，认真修改，修改完善后再往资料上誊写。三是促进学生教育。大学生档案能动的反映了大学生在校期间的思想状态、学习质量、工作表现和奖惩经历等。辅导员与大学生关系最为密切，几乎所有涉及到的大学生事务，辅导员无不参与其中。

（二）缺点

一是业务不熟悉。辅导员对于大学生档案的管理，大多时候是新生时收取高中档案，平时是资料的累积，把学生的资料放置在一起，等到毕业时根据学校要求，再对资料进行整理。可以说，辅导员对于大学生档案工作也就是资料的简单累积与整理，并没有上升到专业角度，无疑不利于大学生档案高质量的形成。二是工作量加大。辅导员作为大学生日常思想政治教育和管理工作的组织者、实施者和指导者，其职责范围极其宽泛，需要负责大学生思想政治教育、就业指导、心理疏导、党团建设、学生资助、奖惩评定等内容，甚至还需要做好学生宿舍管理、学费催缴等事宜，可以说凡是涉及到学生的所有事务，都归口到辅导员，都需要辅导员来处理。把大学生档案归口到辅导员，由分外事情转化为分内事情，辅导员悄然扮演了兼职档案员的角色，使辅导员原本事务性繁多的工作更加雪上加霜，无形中加大了辅导员的工作量。

三、大学生档案工作的体系构建

（一）新生档案的收取与审查

最初的大学生档案源自高中档案，高中档案包括反映高中学业的纸质版的发展报告（各省市名称不一，内容也不一）和反映高考情况的电子版的电子档案（各高校进行打印，并放置到学生档案中），其他的还包括团员档案、党员档案等。由于高中档案的来源途径不一，高校对高中档案的收取方式也不尽相同。高中档案作为大学生档案的重要组成部分和档案完整性的必备材料，辅导员必须把高中档案的收取作为新生入学事务的重要工作来抓，要在最短的时间内通过学校各部门和大一新生来收取，对于高中档案未收取到或缺失等各类情况，要通过招生办等学校部门或新生联系高中就读学校查找原因，尽快落实，直至收取到档案为止。高中档案收取完毕之后，辅导员要对收取材料进行比对和审查。辅导员不仅审查档案的真实性，而且审查材料的完整性。对于高中档案审查出来的问题，能完善的要尽快完善，超出完善范畴之外的事情，要报学院或相关部门来处置，把存在的问题消除在萌芽之中。

（二）平时档案的积累与归位

大学生大学期间在思想、学习、工作、生活等方面形成的档案材料大部分是在平时累积的，如大学生思想进步，会形成党员材料；学习优秀，会形成奖学金登记表等材料；工作突出，会形成优秀学生干部等材料；还有参加一些学科竞赛、进行职业鉴定等形成的材料。在这一阶段，辅导员要有意识的积累和保存这些材料，在各部门审批的材料，在各部门备完案、盖好章之后，要及时回收。材料回收之后，辅导员要有意识的进行归位。有条件的辅导员，如果学校或学院有专门针对每位学生配置的档案袋，可随时把学生形成的个人材料放置到自己的档案袋中；如没有为每位学生专门配置档案袋，可把学生材料进行归类，把相同材料放置在一起。不管采取哪种方式放置，都要保存材料的完整性，不能出现丢失现象。

（三）毕业档案的整理与转递

毕业季是大学生档案形成的重要时期，如毕业生登记表、就业通知书、学籍卡、学业成绩单等，辅导员需要把前期累积的材料和毕业时形成的材料进行整理，一并装入档案袋。辅导员对大学生档案进行整理时，要做到细心、细致，一是把档案装入个人档案，不能混淆；二是把所有大学生形成的档案都要转入个人档案，不能出现档案转递完毕之后，再发现尚有重要档案未装入档案袋现象。对所有材料检查无误后，辅导员作为材料的把关人，可以根据学校的要求进行封档，然后交由学校相关部门进行转递。封档之后，接下来的工作是档案转递。根据学生的就业去向进行转递，对有明确就业意向的学生档案要根据升学学校或就业单位提供的档案地址，通过机要、快递等方式进行转递；对外省市的档案转递，要根据外省市的文件要求，投递到相应省市的人力资源与社会保障厅、人才交流中心、大中专分配办公室等，有的可能转递到毕业生的生源地的市县等；此外，辅导员可能会参与到学校到省内的市县档案转递，这需要通过交通工具进行运输，需要辅导员在运输过程中确保档案的安全，在到相应市县部门交接过程中，要交接清楚，留存好交接单。

四、辅导员做好大学生档案工作的对策

首先，要加强业务学习。任何一项工作，都由其专业知识和专业能力组成，必须在掌握专业知识基础上，锻造专业能力。其次，要增强工作责任感。辅导员在大学生档案工作过程中，必须增强工作责任感，以高度的责任心认真对待大学生档案工作。一是注重大学生档案的保护，要妥善保管好大学生档案；二是注重大学生档案的开发，辅导员可把大学生生成的其他重要材料如职业资格证书的登记表、参加社会实践的登记表等开发出来，在可能的条件下，一并把它们装入档案之中。再次，要提升大学生档案意识。高校辅导员除做好常规的大学生档案工作之外，还有一项重要的涉及到大学生档案的事情必须予以高度重视，那就是培养和提升大学生的档案意识。大学生档案意识是指大学生对档案和档案工作的认知与态度，特别是对自己档案的认知、了解、利用和开发。大学生档案意识的树立不仅能够促进大学生档案的规范化建设，而且对于大学生就业和自身的后续发展都会产生重要影响。

（责任编辑：闻 道）

参考文献：

［1］中华人民共和国教育部.普通高等学校辅导员队伍建设规定［EB/OL］.http：//www.moe.edu.cn/publicfiles/business/htmlfiles/ moe/moe_621/201001/81843.html， 2006-07-23.

［2］中华人民共和国教育部.高等学校档案管理办法［EB/OL］. http：//www.moe.edu.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/ moe_621/201001/81841.html， 2008-08-20.

［3］廖颖. 对增设"学术类"档案的质疑［J］.档案学通讯，2015，（2）.

中图分类号：G275.1

文献标识码：A

文章编号：1005-9652（2016）03-0128-03

作者简介：

吴建章（1974—），男，山东临沂人，临沂大学资源环境学院讲师，硕士。

徐娅囡（1976—），女，山东临沂人，临沂大学外国语学院讲师，硕士。

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