企业办公室工作协调艺术分析

杨勇

（中铁十一局集团城市轨道工程有限公司 湖北武汉 430000）

企业办公室工作协调艺术分析

杨勇

（中铁十一局集团城市轨道工程有限公司 湖北武汉 430000）

办公室协调工作是一门集公共关系和领导艺术于一体的综合性管理科学，办公室管理人员的协调工作直接影响企业的发展大局。本文在明确企业办公室地位和作用的基础上指出了企业办公室工作协调的内容、原则及协调艺术，以提高企业办公室管理水平，更好地服务企业。

企业；办公室；协调艺术

1 引言

企业办公室是企业高效运转的中枢，起着承上启下、协调左右的中心枢纽作用，而协调工作是办公室的一项重要职能，办公室协调工作的好与坏，直接关系着整个企业的发展，企业必须深刻认识到办公室的地位和作用，鼓励办公室人员掌握艺术性的协调技能。

2 企业办公室工作协调的主要内容

办公室协调是指对办公室诸要素和企业员工的各项活动进行协调，以有效地利用各种资源，提升办公室的行政管理效率，进而最大限度地实现办公室管理的工作目的。办公室位于组织的核心地带，是领导的参谋助手，同时又与企业内部其他部门和基层有着千丝万缕的联系，是沟通领导层和下级的桥梁，又是企业向社会开展公共关系活动的窗口，其协调工作范围广，内容多，大体上可以概括为三项内容：①协调上下关系。办公室要协调好领导层和各部门及员工之间的关系，要保证领导层决策能够及时有效地下达基层，又要保证基层的意见客观真实的反馈给领导层，保证企业上下统一思想，目标一致。②协调左右关系。左右关系是指与办公室平级的各部门，办公室各项工作的顺利完成离不开与企业内其他部门的合作，因此，办公室要与企业内其他部门搞好关系，变个体优势为整体优势，最大限度地发挥部门的整体作用，提高工作效率。③协调内外关系。所谓内外是以自身企业为依据，办公室除了在企业内部与领导层和其他兄弟部门维护好关系，还要与企业的上级领导部门、政府相关部门和其他兄弟企业协调好关系。办公室是企业的代言人，其办事风格直接关乎企业的形象，进而直接影响企业的整体利益，办公室在进行协调工作时要注意尊重其他各方的意见，平等协商，增信释疑，为企业营造良好的外部环境，保证各项工作平稳顺利地进行。

3 协调艺术与企业办公室工作协调的关系及运用原则

协调艺术，是指办公室创造性地运用协调方法的技能和技巧，以使协调工作顺利有效地进行，实现协调目的。协调艺术是协调方法有效实施的润滑剂，实践证明，要想提高办公室的工作效率及管理水平，必须掌握一定的协调艺术。在运用协调艺术时，注意以下几个原则：

3.1 大局原则

该原则要求办公室始终有目标意识，即办公室协调工作要以组织目标为目标，善于将各种不协调转化为协调，从而实现企业的整体利益。办公室在处理上下级关系、左右关系及内外部关系时，要以企业利益为重，顾全大局，当局部利益与企业利益发生冲突时，要把企业的整体利益放在首位，从实现企业目标的高度出发，化解矛盾。

3.2 协商原则

办公室的协调工作是在领导授权范围内进行的，因此，办公室人员只能向协调对象协商说明，并将协商结果及时向领导汇报，而不能擅自发号施令。为了保证领导决策的及时下达，办公室人员在处理与企业内部各部门及基层关系时要以民主协商的方式进行，在出现矛盾纠纷时，办公室人员要从企业目标出发，充分利用各种有效的矛盾与冲突疏导机制，及时合理地处理问题，统一双方目标，这相对于指挥而言，更容易获得矛盾双方的理解与支持。这一原则在处理企业外部关系时显得尤重要。

3.3 原则性与灵活性辩证统一原则

原则性与灵活性辩证统一原则是保证协调工作有效进行的重要原则。所谓原则性，是指办公室的协调工作时刻要以国家的法律法规和企业的规章制度为原则，并以此作为解决各种矛盾的根本准则，只有这样才能保证办公室的协调工作不偏离方向。灵活性是指办公室人员尤其是办公室主任在处理上下级矛盾、左右矛盾与内外矛盾时，要在坚持原则性的基础上讲究协调方法的灵活性，具体问题具体分析，掌握正确协调问题的思维方式和工作方法，分清主次，尽量兼顾多方利益，改善双方关系，化解矛盾，使协调工作有章有序地进行。

4 企业办公室工作的协调艺术

企业办公室要做好协调工作，除了掌握以上三项协调原则外，还必须掌握和灵活运用协调的艺术，以达到事半功倍的效果。

4.1 善于进行沟通

沟通是协调的前提，协调是沟通的结果，能否做到有效的沟通，将决定此次协调的成败。①要注意观察。在整个沟通过程中，办公室人员要时刻注意对方的言谈举止，通过观察，洞察对方的谈判态度和谈判底线。②语言要幽默，切忌自始至终的严肃面孔，这不仅会让人紧张而且还会使气氛尴尬。沟通过程中适当的幽默（如段子、案例、俏皮话、反语等）将会缓解双方的紧张情绪，尤其是在协商进入关键阶段的时候，从而冲淡或者消除彼此的对立状态，将重点回归到协商中来。

对于被协调者之间产生的矛盾纠纷，我们可以考虑以下两种解决办法：①劝说。劝说的前提还是要善于倾听，在充分了解双方矛盾的焦点后，为了防止事态扩大和激化，采取劝说的方式，在中间积极斡旋。注意劝说讲究的是以理服人，“理”不仅仅指的是道理，还可以是交情、双方的共同点等，协调者要善于运用这些劝说技巧，使双方化干戈为玉帛。②保持中庸态度。中庸绝不是不说话，站在一旁看笑话。中庸的本意是指待人接物所采取的不偏不倚、调和折中的态度，在被协调者相持不下的时候，协调者可以提出一个双方都能接受的方案，有条件的妥协不也是解决冲突很好的方法吗？当然，这是在协调者了解对方的心理需求的基础上提出的解决方案，所以，观察和倾听是一切协调的前提。

4.2 善于控制局面

要想达成令自己满意的协调结果，善于控制局面是必要的。有效的控制是协调艺术不可分割的一部分，若在协调过程中，一味地被对方牵着鼻子走，自己毫无话语权，那么，可想而知，协调结果肯定是自己内心不满意的。所谓善于控制局面，就是指协调过程中的捕捉时机、把握环境和留有余地等。①捕捉时机。协调是一种动态的管理过程，办公室人员要善于发现并利用对自己有利的时机，这就需要办公室工作人员有强烈的时机意识和敏锐的判断能力。②把握环境。环境是协调活动赖以存在和发展的空间条件，大凡成功的协调都离不开协调者对环境的把握。把握协调环境有三层含义：a.要熟悉背景，如熟悉协调对象的组织概况、协调活动的社会动向和协调中可能发生的变化；b.要创造气氛，如强化信息沟通、增强感情投资和运用舆论导向等，使协调活动朝向对自己有利的方向发展；c.要因地制宜，根据不同的对象，采取不同的办法。③要留有余地。在协调过程中，很有可能会出现双方未曾遇见过的情况，即非常规性协调，这时的协调毫无经验可循，这种情况下切忌协调的盲目性。协调者可以制定多种备选方案，包括最坏结果的方案，以应付协调环境的意外变化。

4.3 善于随机应变

如上文所述，协调是一种动态的管理过程，这就要求办公室人员要具备随机应变的能力，坚持原则性与灵活性辩证统一的原则，根据变化的情况，从实际出发，随时协调内容、程序、目的和方式等，做出非原则性的变动，以促进协调的成功。

5 结束语

协调在企业办公室工作具有不可替代的地位和作用，办公室协调能力的强弱，直接关系到整个企业的发展，这就要求办公室人员必须加强自身修养，在协调过程中，科学地选择协调方式方法，促进企业的各项管理工作，实现企业的和谐发展。

[1]王华宇.浅谈如何做好企业办公室工作[J].办公室业务，2014（4）：129～131.

[2]吴嘉昀.新形势下企业办公室工作的若干思考[J].理论研究，2016（1）：10～12.

C931.4

A

1004-7344（2016）09-0006-02

2016-3-10

杨勇（1982-），男，助理工程师，本科，从事地铁施工工作。