浅论电子档案安全管理的有效策略

潘鑫江苏省盐城市黄沙港闸管理所

浅论电子档案安全管理的有效策略

潘鑫
江苏省盐城市黄沙港闸管理所

摘要：在如今的信息时代，科学技术的不断突破，信息技术设施的普遍应用，极大的提升档案管理的水平。为了提高档案管理工作的效率，电子档案的使用范围越来越广。加强电子档案的安全管理，确保档案管理更好的为社会主义建设事业服务，需要加强宏观监督管理，设置专职的档案管理部门机构，配备专业的档案管理人员，增强人们的安全意识，完善电子档案管理系统的功能，健全档案的安全应用管理制度，应用先进安全的技术等，确保档案管理的安全性。

关键词：电子档案；档案管理；安全性；策略

档案是很多具有特殊用途、极具保存价值的文件资料，在安全性方面具有很高的要求。在当前数字化、智能化的信息时代，当前社会各个领域的快速发展，信息资料越来越多，纸质档案的人工管理模式已经明显的落后于时代，档案管理方式和手段也不断创新，利用了很多先进的器械设备和信息技术，档案管理也逐渐实现了由传统纸质档案向电子档案的转变。提升电子档案管理的安全性，确保档案管理事业的健康良好发展，才能更好的发挥档案管理的服务功能。结合当前电子档案管理的现状，提升电子档案管理的安全系数的具体做法如下。

一、加强宏观监督管理，设置专职档案管理的部门机构

档案管理是社会管理工作的重要组成部分，电子档案是当前数字化时代的产物，也是现代档案管理中至关重要的内容，做好电子档案的安全管理工作，是时代进步和社会发展的必然要求。尽管当前我国已经基本上建立层次分明的档案管理机构，但是，相对来说，有关电子档案安全管理工作的落实和监管仍然存在着很多不到位的情况，对于电子档案管理的安全性方面留下了一些隐患，造成了不利的影响。为了更好的做好档案管理工作，发挥电子档案的应用价值，首先需要国家政府对于档案管理工作高度重视，以档案安全管理的先进理念指导当前的档案管理实践，更好的履行政府机关部门的管理监督职能，设置专门进行档案管理的组织机构，明确工作职责，完善各种功能，对于档案管理的网络系统进行科学的规划、系统的设计，加强有关档案管理方面的理论研究，学习借鉴先进的电子档案管理经验，出台有关政策文件，做好各级各类电子档案安全管理工作的指导，加大宏观方面的教育引导，为做到电子档案的安全管理打造一个有利的外部环境。

二、建立专业人才队伍，增强档案管理人员的安全意识

档案管理从业人员的专业水平、信息技术基础，以及职业道德等各个方面都会直接影响从业人员的工作态度、行为和效果，成为干扰电子档案全安管理的重要因素。目前来看，现有档案管理人员还没有从思想上真正认识到电子档案安全管理的重要性，整体安全意识还比较薄弱，现在的档案管理人员的专业知识、技能普遍比较薄弱，人员的流动性也比较强，导致这些从业人员的工作态度不够端正，在工作中存在着敷衍了事的情况，以及不按照规范进行随意操作的问题，对于电子档案的安全造成了一定威胁。所以，为了实现电子档案的安全管理，还需要重视档案管理人员的因素，加强思想教育，转变工作态度，丰富档案管理的专业知识，提升专业技能，增强档案管理人员的责任感，强化其安全意识另外，做好档案管理人员的职业道德教育，树立从业人员的职业理想，培养爱岗敬业的精神，从而自觉严格的遵守各种档案管理制度和流程，把各种电子档案管理工作落到实处。

三、规范电子档案操作，健全电子档案管理的安全制度

电子档案的安全管理涉及到人员、技术、平台、系统等各个方面，是一项比较复杂而繁琐的工作，只有建立了简便易行的操作流程，按照严谨细致的操作步骤，制定出科学合理的管理规制，让电子档案管理可以规范操作，避免人为操作过程中的各种疏漏，才能确保电子档案的安全管理有章可循，有规范标准可以参照。因此，除了国家方面需要加强电子档案安全管理方面的立法、执法工作之外，还需要结合当前电子档案安全管理的实际情况，针对已经存在的和可能存在的各种问题，在参考国家相关政策、法律的基础上，建立健全各种进行电子档案安全管理的规章制度，对于电子档案的管理和应用行为进行约束，严格的按照档案管理的操作权限，做好电子档案的安全管理，以及电子档案管理信息系统的合规操作。另外，为了避免电子档案信息的泄漏、丢失和损坏等情况，还需要严格的落实电子档案信息应用的登记管理规定，做好档案调取、查阅和应用的详细记录，规避造成电子档案信息的不安全因素。

四、应用先进管理技术，提升档案管理系统的安全性能

在现代科技领域，信息技术的发展一直都是走在最前列。各种新技术、新设备层出不穷，为实现档案管理的电子化、信息化提供了可能。不容否认，在信息技术不断突破的同时，各种技术方面的不安全因素也一直存在，也成为影响电子档案管理安全性的重要原因。所以，为了提升电子档案的安全管理水平，也需要不断应用先进的技术，提高技术标准，更新各种电子档案管理软件和系统，增强电子档案管理系统的安全性，有效的防范病毒侵害、黑客攻击。在日常电子档案管理工作中，做好各种病毒查杀、系统更新等防范措施，有效的维护电子档案管理系统的安全。同时，通过分析各种电子档案管理系统的安全性问题，找出原因，提出对策，制定出切实可行的预案，增强预防电子档案管理系统的安全风险的效果。

综上所述，档案管理的安全性问题是一个老生常谈的问题，尤其在当前知识经济时代，信息技术手段也被应用于档案管理工作中，电子档案的安全管理显得更加重要，也引起了社会各界日益广泛的关注。通过提升电子档案管理的硬件水平，优化各种软件，制定各种档案安全管理制度，增强档案管理人员的安全意识和综合素质，有效的防范各种不安全因素，让电子档案管理具有更好的安全性，实现档案管理事业的更好发展。

参考文献：

[1]王冬梅.浅谈数字档案信息的安全性管理[J].黑龙江科技信息.2014(05)

[2]祝鑫一,曲娜.浅析数字档案信息的安全保障策略[J].兰台世界.2013(08)

[3]黄文平.浅析确保电子档案安全与可靠的管理对策[J].电脑知识与技术.2014(34)