新建本科院校教学合格评估背景下教学秘书的工作状态研究

孙临花

[摘要]本文通过查找文献资料、逻辑分析等方法，探讨了合格评估状态下教学秘书的工作地位与作用，以及教学秘书在合格评估期间存在的问题，从而提出其解决策略。研究认为：在新建本科院校教学合格评估期间，建立稳定的、科学化、规范化、常态化的教学秘书队伍，保障教学秘书工作的最佳状态，旨在为新建本科院校教学合格评估工作提供理论依据。

[关键词]新建本科院校；教学合格评估；教学秘书；工作状态

[中图分类号]G647[文献标志码]A[文章编号]1008-2549（2016） 09-00猿猿-0猿

20世纪90年代中期以来，伴随着我国教育事业发展快速发展，我国高等教育不仅实现其跨越式的发展，而且也进入了一个新的历史发展阶段，其规模迅速扩张，布局结构进行了重新调整，教育体制改革不断深化，高等教育已由原精英教育阶段逐渐向大众教育阶段转型。然而，在此过程中，新建本科院校作为这一时代背景下的必然产物，不仅是我国高等教育体系中的重要组成部分，而且是推动我国高等教育大众化的新生力量。所谓新建本科院校是一个特定的高校群体概念，特指从1999年起升格的“新”本科院校，它们是在我国高校不仅调整结构、高校开始扩招以来，通过合并升格、独立升格、转型升格和（独立学院）转设的具有全日制本科招生资格的普通本科高校。“新建”作为新建本科院校的特殊性，其含义不仅面临着发展的机遇，而且面临着矛盾凸现的严峻挑战，尤其是在对本科的教学管理方面有着一个逐渐适应和规范的过程。

教学秘书作为院或系级教学本科评估基层单位执行者，既是学校或院系教学管理一线的工作人员，又是高校教学管理的各项具体工作的承担者。为此，了解新建本科院校在教学合格评估期间的教学秘书的工作状态，对于今后教学秘书工作的常态化、科学化和规范化地发展及促进教学改革，提高高校教学管理水平具有重要的意义。

一教学秘书在本科教学合格评估工作中的地位与作用

（一）教学秘书在本科教学合格评估工作中的地位

国家教育部通过本科教学评估来实现国家对高等院校发展的管理、指导和监督，以此来保障和提高高校的教学质量。能否通过本科教学合格评估对于新建本科院校而言意义重大，教学秘书作为院系级教学本科评估基层单位执行者之一，既是学校或院系教学管理一线的工作人员，又是高校基层单位教学管理的各项具体工作的承担者，以及基层教学单位教学质量管理领导的辅助人员。无论是在新建本科院系的本科教学评估期间，还是在日常的教学管理工作期间，教学秘书工作在基层教学单位中起着重要的辅助作用，处于不可或缺的位置。从某种程度上说，教学秘书受院系教学领导的直接管辖，既直接参与院系级各项教学活动的组织管理，又具体操作各项教学行政事务。新建本科院系本科教学评估是一项系统而复杂的工作，既需要学校各院系及行政辅助部门之间的相互配合，又需要院系内部各项教学工作等负责人员的通力合作。然而，教学秘书恰恰处在基层院系领导、教学一线教师、辅导员，以及教学行政辅助部门沟通交流的关键位置，此位置不仅起到承上启下的辅助协调作用，而且起到与学校行政辅助各部门（教务处、学生处等）之间的联通协调作用。

（二）教学秘书在本科教学合格评估工作中的作用

教学秘书在本科教学合格评估中的地位决定了其所要发挥的作用，从工作的性质者可以分为辅助协调作用和联通协调作用。

教学秘书在院系基层单位辅助作用表现在：一是，在教学条件和利用方面，要协助院系领导制定好教学基本设施的分配、使用和提高利用率的实施方案，并负责实施，为教学提供一切可以保障的条件。二是，在专业和课程建设方面，协助院系领导制定好本专业的培养方案制定和实施工作，并按照培养方案来完成学期开课计划和编排课表；做好院系的教材建设工作，并制定科学合理的院系教材使用规章制度；制定好学生的实践教学工作计划，并在实践教学结束后收集和整理学生的实践材料。三是，在院系师资队伍建设与管理方面，统计好教师的数量和结构及其变化；做好学院领导、院系同行和学生对教师教学的评价工作；做好教师的培养培训计划的制定及其获得的相应证书的统计和收集整理，如协助系领导制定教师教学能力水平提升措施、教师培训和专业发展的计划等等。四是，在教学质量管理方面，协助院系领导做好教学质量保障与监控体系建设实施方案，并根据实施方案落实具体事项；协助院系领导做好日常教学管理工作。

教学秘书发挥同学校教务处、学生处、招生就业处等相关行政辅助部门联通、协调作用。如按照学校各行政部门的要求和规定的传达到系、教师、学生关于每学期的期中期末考试安排及考试相关资料的收集、课表的编排、教材的征订、教师的调停课及教师的工作量统计、教师的教学总结和计划的收集，以及学生的评价工作、学生的学籍管理、学生和教师的座谈会记录、学生的成绩管理、院系档案管理，等等。除此之外，还要承担学校或院系领导交代的其他事宜。

二教学秘书本科教学合格评估工作存在的问题

（一）受重视程度低，岗位前景差

传统教学管理观念认为，教学秘书工作只是教学的辅助性工作，只是处理一些毫无技术含量的日常事务，并不受到学校领导及相关同行的重视。作为很多新建本科院校，就教学秘书工作而言，一开始也许没有专职的教学秘书，认为兼职的教学秘书就完全能胜任日常教学管理工作。但是随着本科教学合格评估的到来，认识到专职教学秘书的重要性，学校领导就把招聘专职教学秘书的考虑提到日程上来，这样一来就造成了教学秘书处在传统教学管理观念中的不受重视，现实需要又不可或缺的尴尬境地。但是，在招聘教学秘书时往往不限专业，甚至对学历的要求较低，这就造成了教学秘书有着各自不同的专业背景、不同学历背景，从而造成了教学秘书水平的参差不齐，同时加上学校在配备教学秘书时并未考虑到各院系专业的特性，在教学秘书的配备上带有很大的随意性。教学秘书处在学校管理的最底层，教学秘书无论是在职称、职务晋升、获奖和培训等方面机会相比任课教师相对较少，各高校在专任教师队伍建设和辅导员队伍建设方面，均有明确的规章制度，而在教学秘书队伍的建设方面，缺少一系列配套的管理规章制度，缺乏长远的统筹规划，从而造成了教学秘书的岗位发展前景比较差，教学队伍团队建设不稳，人心浮动，或辞职或调动岗位。

（二）工作量大、强度高，心理压力大

工作量大、强度高，心理压力大是教学秘书的真实写照。在本科教学评估期间，教学秘书除了承担大量的正常的教学管理工作，还要兼顾为教师服务，配合院系领导处理好相关教学评估工作以及其它的杂事。加之，很多教学秘书在教学管理方面缺乏专业性的教学管理方面的培训，常常造成教学秘书在教学管理工作中的顾此失彼，在处理日常工作中往往力不从心，自感工作缺乏条理性，工作繁重，工作量、工作强度高，久而久之，容易产生心理焦躁、职业倦怠。在本科教学评估期间，任何工作岗位的工作量都会相应的增大，然而，作为系级教学管理的一线执行者、管理者，其工作量、工作强度相对任课教师，相对原有的正常教学管理，其工作量与强度至少增加几倍之多，面临如此大量的工作与对工作质量的要求，既要做好又要做足，其心里压力自然很大。

（三）工作成就感低，积极性不高

在院系领导和任课教师的传统观念中其工作性质与作用尚属于可有可无的角色，相比较任课教师所扮演的角色与作用相对较低，教学秘书处于高校教学管理队伍的基层，事务性工作多，很难独立体现工作成绩，从而造成部分领导和教师对教学秘书的工作职责和在教学管理中发挥的作用了解不全面，忽略了教学秘书具有管理协调等工作职能，认为他们从事的只是简单、机械、重复的工作，没有什么技术含量。传统观念中的不受重视，现实需要的不可或缺，激励制度与措施的缺乏，加之工作量大、强度高及心理压力大等因素，从而造成了教学秘书工作成就感较低，工作积极性不高，想调离教学秘书岗位，队伍长期处于不稳定状态。为此，建立教学秘书工作岗位职责与激励机制或相关规章制度，是提高教学秘书工作成就感和解决其工作积极性不高的重要策略之一。

（四）管理水平不高，培训不及时

科学性、系统性的高校教学管理理论知识、方法和手段是保障教学管理的重要策略。高校普遍存在着“重教学、重科研、轻管理”的思想，为了评职称任课教师他们有搞科研和学理论知识的强烈动力与愿望，而教学秘书对工作繁重、工作量大，而又没有相应的激励制度与措施，其内心自感缺乏认同感和归属感，造成工作应付性多，主动性和创造性少，缺乏学习教学管理理论知识和搞教学管理改革的动力，加之，专业性教学秘书管理培训相对较少，从而造成教学秘书在有关教学管理的理论与实践层面跟不上当前高校发展的步伐，从而造成高校教学秘书的管理水平普遍不高成为了一个客观存在的事实。由于教学秘书的整体学历层次偏低，所学专业与工作院系的专业不对口，就造成了教学秘书在处理日常教学管理工作中的力不从心，不能及时地很好地反馈专业建设中出现的问题。教学秘书管理水平不高的重要原因是教学秘书工作前缺乏专门的工作业务培训，工作过程中外出进修、培训的机会又很少，导致教学秘书的日常教学管理理念比较落后，工作水平比较低，跟不上新时代高校发展的管理步伐，甚至于阻碍了高校的发展。

三改进新建本科院校教学秘书工作状态的策略

新建本科院校都面临着本科教学合格评估的新形势，要从教学管理和行政管理等各个方面来适应这种新形势。在新建本科院校合格评估期间教学秘书有大量的迎评促建工作要做，只有建立稳定的、科学化、规范化、常态化的教学秘书队伍，才可以积极适应本科教学合格评估的新形势。

（一）建立稳定的教学秘书团队

众所周知，教学秘书是高校基层教学单位管理队伍中的专职人员，是在学校教务处、学生处等行政辅助部门及院系领导的指挥下，具体负责院系的教学管理和日常事务并参与教学管理工作的全过程。然而，教学秘书的教学管理工作是一项复杂而有序的工作，既要熟悉本校的教学管理文件及其实施细则，又要熟练掌握日常教学管理业务及所在院系相关的学科设置，同时还应熟悉院系的各专业人才培养方案、课程体系与课程计划、院系所具备的教学资源状况，等等，其教学管理工作很多程序与技术只有教学秘书知晓与熟悉，临时代替或更换教学秘书不利于院系教学管理各项工作的开展，为此，建立稳定的教学秘书团队，既是保障学校教学管理工作顺利开展的重要基础，也是院系顺利完成本科教学评估各项工作的重要支撑点。

（二）建立科学化的教学秘书团队

教学秘书号称“勤杂工”，工作任务繁重，积极性不高，岗位前景差，其工作成就感不足，是教学秘书工作客观存在的事实。这也是造成教学秘书产生职业倦怠的重要原因。俗话说，“有激励才有动力”。科学化管理的教学秘书团队，不是一切靠指令，而是一切靠规章制度。为此，建立科学化的教学秘书团队，就需要考虑到教学秘书工作岗位职责与对应的激励制度与评价措施，要把教学秘书队伍纳入到学校师资培养计划中来，在选拔、培养、管理、晋升、待遇等各方面给予相关政策，提高教学秘书的的工作地位，以此调动教学秘书工作的积极性，满足其工作成就感，为他们创造良好的发展前景与机会，从而稳定教学秘书队伍。另外，在教学工作管理的安排上，不应该把教学秘书工作岗位看着是院系教学管理的“勤杂工”，有什么任务或工作就分布给教学秘书，而应该尽量做到各司其职，把教学秘书工作职责与工作的性质与院系其它行政岗位的工作职责明确划分，做到杂而不乱。

（三）建立规范化的教学秘书团队

教学秘书作为院系教学管理的直接执行者，建立规范化、合理化的教学秘书团队是保证教学秘书队伍长远可持续发展的重要策略。一方面需要为教学秘书定期提供参加培训或提供外出进修、参观学习的机会，比如一年一次。培训要包括业务水平培训比如计算机操作、信息化服务、应用文写作，等等。要包括教学管理理念的培训如教育学、管理学、心理学的培训，要引导教学秘书搞教学管理方面的科研，提高他们的教学管理水平。更要有政治思想的陶冶，作为教学秘书要较强的责任意识、奉献意识、敬业精神，等等；另一方面需要要建立健全教学秘书工作评价激励机制，建立考核评价指标体系，对教学秘书的工作情况进行量化评价，并开展评比，赏罚分明，对于工作责任心强、业绩突出者给予奖励，并优先晋升职务；对于工作不负责、工作情况差者给予批评或调离甚至解聘，从而逐步形成优胜劣汰的良好局面。

（四）建立常态化的教学秘书团队

在本科教学合格评估背景下，高校教学管理工作面临着新的形势和任务，建设一支常态化、高素质、高效率的教学秘书队伍既是高校深化教育教学改革，又是加强本科教学建设的必然要求。高校应从实际出发，结合教学秘书工作性质和现状，采取切实有效的措施，建设好教学秘书队伍，使教学秘书在其工作岗位上安心、稳定、高效地工作，为高校提高教育教学质量做出更大的贡献。人们对教学秘书认识存在一种误区，认为教学秘书是可有可无的，认为教学秘书是年轻人干的工作，认为教学秘书是一种短暂的职业，是一种工作跳板，而这些现象都是常见的，也是一种不足为奇、客观存在的现象。为此，如何体现教学秘书存在的意义与价值，把教学秘书的工作作为一种常态化的工作岗位，同时建立一支常态化的教学秘书队伍也是高校发展的必然趋势。当然，这也需要教学秘书一方面要努力提高教学秘书个人各方面的素质和修养；另一方面创建良好的工作条件和环境，把自己的工作甘愿做为一种终身职业。

总之，本科教学评估对一所新建高校而言，既是一种挑战，又是一种机遇。挑战在于它是一项系统而复杂的工作，其目的在于“以评促建”，不断提升学校的教学管理，使之逐步走向正规；机遇在于它既可以提升一个学校的知名度，又可以促进学校各院系及行政辅助部门之间的相互配合与合作，促进学校各项工作科学化、正规化、合理化地开展。教学秘书作为院或系级教学本科评估基层单位执行者，既是学校或院系教学管理一线的工作人员，又是高校教学管理的各项具体工作的承担着，此位置不仅起到承上启下的辅助协调作用，而且起到与学校行政辅助各部门（教务处、学生处等）之间的联通协调作用。为此，加强高校教学秘书队伍建设，建立稳定的教学秘书队伍，建立科学化、规范化、常态化的教学秘书队伍，积极适应本科教学合格评估新形势，既是深化高校教育教学与教学管理改革的重要组成部分，又是推进新建本科院校教学与管理的科学性、规范化、常规化必然要求。

参考文献

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