浅谈质量体系对设备档案管理工作的积极影响

朱光明（江西铜业集团公司 永平铜矿，江西 铅山 334506）



浅谈质量体系对设备档案管理工作的积极影响

朱光明
（江西铜业集团公司 永平铜矿，江西 铅山 334506）

摘要：企业档案管理工作通过借力质量管理体系运行，不断强化企业内部管理职能，加强关键环节过程控制，提升了档案管理水平，针对永平铜矿“设备档案归档难”等问题，通过加强制度管理，强化各职能部门沟通协调及设备档案归档过程控制，促使设备档案归档率达100％。

关键词：质量管理体系；档案管理；过程控制；设备档案；设备档案归档

1　引言

随着社会发展，科学技术进步，各种设备仪器不断进入企事业单位。要充分发挥设备仪器在建设中的作用，必须做好设备档案管理工作，使设备档案的管理适应不断变化发展的时代要求和工作需要，针对现阶段设备档案材料的新特点和设备档案管理工作中的新问题，必须探索出设备档案管理的新思路。为此，在设备档案管理工作中引入质量管理体系有着极其重要的意义［1］。

永平铜矿质量管理体系［2］紧围绕矿生产经营中心，强化关键过程控制［3］，着力开展“树标杆”活动，优化内审方法，进一步发挥质量管理体系功能，为永平铜矿全年各项生产经营目标的实现提供有力保障。尤其是通过开展“提高设备档案归档率”树标杆活动，使设备档案管理工作在质量管理体系中实实在在受益，彻底解决了“设备档案归档难”这一企业档案管理工作中普遍纯在的老大难问题。通过一系列的卓有成效的科学而细致的沟通协调工作，促使企业设备档案归档率达100％。

2　永平铜矿质量管理体系的运行

2.1质量管理体系运行的组织

为了加强质量管理体系运行的组织领导，永平铜矿成立了以矿行政一把手为组长，主管副矿长为副组长，相关人员为组员的质量管理体系运行管理领导小组，并做到目标明确，层层落实，抓到实处。

质量管理体系运行的重点是围绕矿山生产经营中心，扎实开展质量管理“树标杆”活动。结合矿山机构调整、体系文件和技术标准的修订，进一步梳理和优化管理流程，编制好过程控制文件，不断提高体系持续改进能力特别是纠正和预防措施运用能力。

2.2全员参与，建立和完善质量管理体系

永平铜矿下属各单位、部室领导为抓好体系运行工作，重视全员参与，组织员工想办法、出主意，提高员工工作主动性，把质量管理体系融入在员工每项工作中。增强了质量意识，制定出更具科学性，充分反映本单位、部室的生产指标和管理职能；在目标制定过程中，结合内审及外审提出的建议进行修订；各单位负责人亲自参与质量目标的制定并把好质量关，推进本部门管理水平的提升。

2.3开展质量管理体系年度“树标杆”活动

永平铜矿质量管理体系紧紧围绕矿生产经营中心，强化关键过程控制，着力开展“树标杆”活动，分别在各采矿场、物供中心、汽修厂、档案馆、机动部等单位、部室开展了“抓好安全生产管理”、“提高备件供应质量”、“降低矿用大车返修率”、“提高设备档案归档率”等树标杆活动，相关单位认真制定实施方案，积极开展落实，将“树标杆”活动作为一项重点工作来抓，优化了内审方法，进一步发挥质量管理体系功能，大大提高了工作效率，为矿全年各项生产经营目标的实现提供有力保障。

2.4质量管理体系运行严格内审，限时整改，确保闭环

质量管理体系的运行最终要进行有效性的评审。审核目的：跟踪矿质量管理体系持续的符合性和有效性。审核方法：采用个别交谈、查阅文件、现场察看及个别演练等方法来获取审核证据［4］。

在对各单位、部室质量目标跟踪审核中，对于没有做到的视为实施性不合格，对于做了却没有效果的现象视为效果性不合格。认证部门开出相应的不合格项报告，列出存在的主要问题；并提出纠正措施及要求，限时整改确保闭环。

3　企业档案管理在质量管理体系运行中得以完善

文件材料的归档问题一直困扰档案管理工作。尽管建立了相对完善的制度，但实施起来却并非一帆风顺，屡次下文，反复强调，最后效果还是不尽人意。就归档制度来说，这些年来我们通过各种形式的宣传和实施，可操作性却总是差强人意。特别是设备档案［5］的归档，每年采购了哪些设备，什么时候到货，什么时候开箱验收，哪个单位使用等等，档案部门一无所知。设备档案随机来的文件材料基本都流失在个人手中，要不丢失；要不藏着掖着，居为个人私有。经常是设备出现了问题，需要设备档案却无处可查。

自开展质量管理体系审核以后，档案部门针对设备档案随机文件材料的归档问题，找到了借力点—质量管理体系。以质量管理体系为主导，制定设备档案归档质量管理流程图（图1）如下：

图1　永平铜矿设备档案归档质量管理流程图

3.1定制度，下文件，完善档案部门质量管理体系目标

首先定制度，下发了江铜集团永铜档字〔2007〕32号“关于印发《永平铜矿工程竣工、设备开箱、科研成果验收材料归档制度》的通知”。对设备档案归档文件材料完整准确、及时归档，档案管理员及时参加设备开箱验收，设备档案归档率达100％等写入质量管理体系目标，将质量管理体系融入到档案管理员的工作中。作为档案管理工作标准必须去做，否则就不符合质量管理体系的要求。这就使设备档案归档制度充分地落到了实处。

3.2捋顺关系，重视过程控制，确保设备档案及时归档

档案部门明确了质量目标，对过程控制非常重视，设备档案归档过程：设备采购文件—设备到货—设备开箱验收—设备档案归档—设备档案利用。这个程序是一个有机的整体，环环相接，缺一不可。有些过程涉及到其它科部室，如计划部、机动部等，原来设备计划部门、设备管理部门与档案部门沟通少，很多问题得不到及时发现，等发现时却又错过了最佳补救时机，造成较大的损失。案例一：永平铜矿下属某基层单位进行设备年终检修时，技术人员来档案室借阅某台《SD32W推土机维修说明书》，场档案人员未找到档案资料，随即向档案馆反映，档案馆也未查到资料，经查，在该设备开箱验收时，档案人员不在埸，该台设备随机资料下落不明，由于设备资料缺失，给设备生产维护造成很大损失。因此，永平铜矿档案馆针对问题，捋顺关系，主动介入，协调沟通。抓源头，重过程，有结果。档案部门领导带领档案管理员逐个科、部门一一落实，逐步完善设备档案管理。

3.2.1过程控制之一：计划部

针对档案部门不知道“每年采购了哪些设备？”的问题，首先要求计划部，综合计划部负责将公司每年批复的固定资产投资计划、固定资产投资调整计划和矿维简计划上报档案馆。原来似乎和档案部门无关的文件，在开展质量管理体系后，下发文件时也要单独发给档案部门，设备档案归档有了目标，档案部门就知道每年采购哪些设备、每台设备总投资多少、哪个单位使用等等文件上一清二楚。

3.2.2过程控制之二：机动部

设备到货，开箱验收由机动部管理。档案部门应主动与机动部门沟通，从货源抓起，机动部门要及时通知档案部门管理员参加设备的开箱验收。设备到货，经办单位要及时通知档案馆，档案馆接到设备到货开箱验收通知后，按照江铜集团永铜档字〔2007〕32号“关于印发《永平铜矿工程竣工、设备开箱、科研成果验收材料归档制度》的通知”的要求及时派员参加，档案人员没有到场一律不准开箱，开箱后对照装箱单核对无误后各相关人员必须在《江铜集团/股份公司设备验收清单》上签字。设备档案随机文件材料先归档，后借阅；无档案部门签字，供货方到财务部门拿不到货款。过程控制得到实实在在的加强，质量管理体系的得到有效运行，设备档案管理过程控制畅通，为提高设备档案的归档率、完整率、准确率和归档文件质量发挥了重要作用。

3.2.3过程控制之三：档案馆

档案部门也改变了工作作风，积极主动了解掌握有关设备档案形成信息。了解设备档案的来龙去脉，对一年进多少台设备，每月进多少台设备，做到心中有数。及时主动上门跟踪，改变以往按部就班，被动等待；做到端口前移，跟踪管理，及时参加设备开箱验收，并依据装箱单核对设备随机文件，若不齐全、不完整，就不签字（设备验收清单），直到设备供货商提供资料齐全为止。保证设备档案归档齐全、完整。

3.2.4过程序控制之四：财务部

财务部门规定，设备验收单若无档案部门签字，财务部门不付给供货方货款。这一环节确保设备开箱验收时档案管理人员参与及促使供货方确保资料的完整、齐全。

4　永平铜矿质量管理体系在设备档案管理工作中进一步落实

随着质量管理体系工作的开展，为了强化关键过程控制，永平铜矿又着力开展“树标杆”活动，将“树标杆”活动作为一项重点工作来抓，分别在档案馆、机动部等单位、部室开展了“提高设备档案归档率”、“提高备件供应质量”等树标杆活动，相关单位认真制定实施方案，积极开展落实。将设备档案归档制度化管理、标准化管理进一步加强，档案馆又下发了江铜股份永铜档字〔2009〕102号关于下发《永平铜矿设备仪器档案管理若干规定》的通知，强化了设备档案归档范围及内容、归档流程及要求等。机动部同时将设备管理过程写入了质量目标，明确了设备安装前由机动部组织使用单位、档案馆、施工单位等相关部门对新到设备进行开箱验收，认真检查设备质量，核对与设备安装有关的技术文件资料，清点装箱单所示零部件、工具、附件等是否与合同相符；及时处理不符合要求的问题；开箱验收合格后，相关设备的图纸、说明书等技术资料按矿档案管理规定全部交付矿档案馆登记存档。

多部门协调合作，多沟通、勤跟踪：下文—到货—验收—归档等，环环相扣，一个都不少，一个也不能少。科部室之间工作形成了一条工作链，质量体系是链子上的扣，质量体系和档案工作之间形成了完整的无缝链接［6］。

5　结束语

通过企业质量管理体系运行，强化了企业内部管理职能及关键环节过程控制［7］，使企业管理更上了新台阶。永平铜矿针对档案管理工作中存在“设备档案归档难”的问题，将企业质量管理体系引入到设备档案管理工作的个各环结，加强以机动部门为主的各相关部门的沟通协调，强化由档案人员参与的设备管理环节的过程控制，严格监控购进设备随机资料情况，使企业设备档案管理工作得到进一步完善加强。彻底改善了以往设备档案管理混乱的状况，杜绝漏档，档案不全及归档不及时的情况，为企业设备档案管理和使用的正常进行提供了保证。随着企业发展，设备档案管理工作中会遇到各种管理问题，引入质量管理体系，对企业设备档案管理工作有着深远的积极影响。

参考文献：

［1］李正宁.设备档案管理问题之思考［J］.档案与建设，1993，4:34-37.

［2］邓卫华.质量体系认证与全面质量管理（TQM）［J］.冶金标准化与质量，2002，2:31-33.［2］［3］任午令，何伟，杨勇勤，何志均.管理过程控制系统:工作流思想的一种新的应用模式［J］.计算机研究与发展，2001，3:334-340.

［4］李悦，叶萍.企业内审工作中的问题与措施分析［J］.时代金融，2015，2:134+136.

［5］李思宏，刘兆义.建立动态设备档案管理系统［J］.设备管理与维修，2006，8:6-9.

［6］张勤，陈鑫，朱晓敏，等.档案工作质量管理体系有效运行方法探讨［J］.人民长江，2012，S1:202-204.

［7］张霞.强化过程控制实现目标成本［J］.水利水电工程造价，2008，3:51-53.

A Brief Introduction to the Positive Effects of Quality Management System on the Equipment File Management

ZHU Guang-ming
（Yongping Copper Mine，Jiangxi Copper Corporation，Yanshan 334506，Jiangxi，China）

Abstract:Enterprise file management work runs with the assistance of the quality management system，increasingly strengthening the internal enterprise management function，enhancing the key process control，and improving the file management level.In view of the current problems of equipment filing at Yongping Copper Mine，this mine strengthened the system management，communication and coordination of different departments，and the equipment filing process control，realizing 100％ equipment filing rate.

Keywords:quality management system；file management；process control；equipment file；equipment filing

中图分类号：G271

文献标识码：C

文章编号：1009-3842（2016）02-0016-03

收稿日期：2015-11-27

作者简介：朱光明（1965-），男，江西余干人，本科，主要从事设备管理和档案管理工作。E-mail:shandianzhgm@163.com