海军医药卫生科技查新站建设构想

仇顺海，吕传禄，张建平，张阵阵，卢姗姗，杨　柳

·信息研究·

海军医药卫生科技查新站建设构想

仇顺海，吕传禄，张建平，张阵阵，卢姗姗，杨柳

[关键词]医药卫生；科技查新；质量体系；人才队伍

海军医学研究所查新站是总后卫生部1992年1月确认的全军首批医药卫生科技查新单位，命名为《海军医药卫生科技查新站(海军医学研究所)》，并颁发了《军队医药卫生科技查新站资格证书》。20多年来，查新站为军地医药卫生科研提供了坚实的信息服务保障，为适应新时期国防卫生建设和海军医学保障，现根据军队和地方科研需求，结合实际情况，提出未来查新站建设初步的构想。

1查新需求分析

海军医学研究所查新站是海军军事医学与卫生研究领域主要的科技查新单位，负责全海军和周边其他军种以及部分地方医药卫生系统的科技查新工作，具体承担申报各类军地科技成果奖、医疗成果奖和各项科研立项、成果鉴定查新、引文查新，以及博士、硕士研究生开题查新与检索证明。

根据查新内容的不同，大致可分为两类：申报科研立项和申报成果奖查新。科研立项查新包括国家自然科学基金项目、国家各类标准项目和新开课题的立项查新。成果查新包括各等级的科技进步奖、医疗成果奖和成果鉴定以及申报专利等查新。此外，还有为了解决技术攻关和了解市场行情等方面的文献检索与技术咨询服务。

根据科研项目管理的相关规定，军队医药卫生领域内所有科研项目的立项、鉴定、报奖均需要权威查新机构出具正规的查新报告。此外，许多诸如报奖类申报还需要提供引用与收录证明进行佐证，查新报告与引用证明的客观性使其成为科研项目价值评估不可或缺的借鉴与参考材料，在军队医药卫生科研管理中发挥着积极的作用。随着海军战略转型与军事医学科研的快速发展，查新站作为科研管理的重要一环，其实际需要越来越大，间接军事效益也日益明显。

目前，随着国家实施“大众创业、万众创新”的发展战略，对信息服务亦愈加重视，“信息服务、科技查新”的投入与发展也在逐步加强。2016年4月1号，科技查新技术规范的国家标准也正式颁布。在上述大背景下，查新站迎来了快速发展的契机与动力。

2查新站的现状

海军医药卫生科技查新站现拥有一支高素质的科技查新工作队伍，配有副教授1人，专职查新与审核人员3人，其他具有查新资质的兼职查新员3人，均经过专门培训，持有总后卫生部颁发的查新与咨询资质证书以及地方查新培训机构颁发的查新资格证书，能全面、系统、准确、及时的为用户服务。在历次查新站检查与评比中，海军医学研究所查新站排名均在前列，查新数量与质量亦得到了评审组的认可，2011年查新站被评为全军查新先进单位。

近年来，各查新机构在查新规范化、提高查新质量、查新与课题情报服务相结合等方面展开了积极探索，并提出了一些有益的做法。我站查新人员在委托书规范化管理、与委托人双向沟通机制的建立、查新站质量体系建设、人才队伍团队构想等方面亦做出了系列改进与完善。

最近几年，查新站每年的查新数量整体呈现稳中有升的趋势，如2010-2015年，完成各类查新项目(包括查新报告、查新证明、引文证明等)均已超过200项，其中查新报告的具体数据见表1。查新时间分布不均衡，查新工作最忙的月份主要集中在1、5、8、9、10月，因此，查新较忙时查新人员必须加班加点才能完成任务，而查新空闲时又会造成我站人力资源的浪费。

表1　近5年海军医学研究所查新工作量统计(份)

3存在的问题与应对策略

最近几年，我站查新业务每年均保持较高的数量，但专职查新人员仍然较少。有时由于人员少，任务重，时间紧，查新报告的质量尚存在一定的不足，这是我站今后工作中需要认真加以改进的地方。应对策略：增加兼职查新与审核人员，积极发挥查新咨询专家的作用；提高查新员的工作效率与责任心；推行绩效考评；增加查新员的待遇，积极做到拴心留人。

在查新实际工作中，笔者发现以往沿用的查新委托书存在缺陷，例如缺少查新点与查新要求的栏目填写，而这两项是查新员检索时的重要参考依据。笔者亦发现查新委托人经常不按照要求完整填写查新委托书，如查新目的不明确，学科分类漏选，委托人个人信息不全，联系方式中忘填手机号码，中英文关键词随意填写，甚至不提供英文关键词，参考文献与知识产权等栏目忽略不写等。应对策略：参考地方其他查新站的委托书模板，修改完善军队医药卫生科技查新委托书，特别是增加查新点与查新要求这两项栏目，并注明查新点与查新要求的定义及如何正确填写；主动加强与委托人的沟通，详细说明规范、完整填写委托书的重要性。

查新人员在文献检索中，数据库的选择经常会漏选，例如军事课题不查美国国家技术信息服务数据库(National Technical Information Service，NTIS)，申报成果查新不查成果库和专利库等。应对策略：加强对查新员的业务培训与教育，明确数据库选择的重要性，审核人员要经常在查新员检索过程中实时进行监督指导。

撰写查新结论时，委托人常常要求增加首创、率先、填补国内空白、国际领先等字眼。应对策略：加强与委托人的沟通，说明查新与评审的区别以及使用不规范用语可能带来的不良后果。

查新报告完成后，审核员有时在业务繁忙时，对查新报告的审核往往缺少细致的检查，甚至有时省略了审核的过程。应对策略：重视查新审核的意义与重要性，提高审核人员的责任意识。

在查新报告提交给用户后，不能及时的登记及归档。应对策略：加强查新规范化管理，明确人员分工，严格按照查新工作流程执行。

4质量体系建设

我国的ISO9000工作起步于1992年，并多用于企业的质量管理体系。近几年来，国内外一些信息服务产业将ISO9000标准引入其质量管理中，在总结并借鉴企业及相关行业组织推行ISO9000标准建设质量管理体系经验的基础上，开始系统地探讨并实施这一科学的质量管理手段。ISO9000质量管理体系总要求在查新咨询机构管理中的体现：查新站应按本标准的要求建立质量管理体系，形成文件，加以实施和保持，并持续改进其有效性，这是质量管理体系总要求的主要思想[1]。2015年，我站已被所在单位纳入质量管理体系建设试点之一，因此，根据质量管理体系建设的要求，初步制定了我站的查新质量体系建设规划。

海军医学研究所查新站质量管理体系依据：根据《军队医药卫生科技查新规范》(卫科训[2009]119号文件)和2009年总后卫生部颁发的《军队医药卫生科技查新管理办法》，规范建设海军医药卫生科技查新站，提高查新报告的质量，更好地服务于科研人员。根据海军医药卫生科技查新站的实际情况，制定出《海军医学研究所科技查新站查新工作规定》。2016年，随着最新的科技查新技术规范的国家标准正式颁布，我站也将适时修改以往的一些相关查新规范与管理办法，并制定出新的查新工作规定。

根据海军医学研究所查新工作规定与管理办法，制定详细的海军医学研究所查新站工作流程，目前我站查新流程主要包括：委托人提出查新委托(填写军队医药卫生科技查新委托书、提交课题相关技术资料)，查新受理(确定接受查新委托并进行登记、交纳查新费用)，文献检索(分析项目内容、确定查新点、明确查新要求、选择数据库、制定检索策略、调整与修改检索策略、正式检索)，撰写查新报告(检索结果对比分析、索取必要的原始文献、草拟查新报告)，审核查新报告(审核员主要审核查新点确定是否准确、数据库选择是否全面、检索策略是否合理、关键词选择是否符合查全率与查准率要求、文献对比分析是否客观严谨)，出具查新报告并归档(签字、盖章、提交查新报告、查新相关文件登记归档)等。

在查新工作规范化管理下，按照质量管理体系的要求，严格执行查新流程规定的每一个步骤，每一项都必须要专人逐步落实，实时跟踪考核，只有这样才能使查新工作更加规范，查新质量也能得到保障与提高，更好地为客户服务。

5人才队伍建设

目前，国内由于每个查新站的资质不同，从业人员专业各异，同时素质差异较大，并且现阶段整个查新行业也没有统一的行业管理标准，因此，很难做到让每个查新报告都能客观公正地反映查新项目的真实情况，而要想使查新站的综合实力得到提升，首先需要从最根本环节抓起，其中加强人才队伍建设是关键[2]。

海军医学研究所查新站在人才队伍建设方面目前存在的主要问题如下：查新员专业参差，且配置不当；人员管理制度欠缺，并缺少相应的激励措施；人员培训机制不够完善，医学相关专业知识与查新技能提高不够；人才流失严重，缺少拴心留人的手段。

解决对策与人才建设构想：(1)放宽医学信息学科专业限制。凡具备良好的综合素质，文献检索经验丰富，具有较强的沟通协调能力，专业知识扎实且文字功底较强等查新工作条件的硕士及硕士以上学历的人员，均可加入查新队伍[3]。(2)加强兼职人员队伍建设。从查新站所在单位培养具有专业背景的人员作为兼职查新员，或者选择责任心强、专业知识扎实的硕士、博士研究生作为兼职查新员。对于此类兼职查新员，查新站应该按照查新规范对查新员进行查新相关的业务培训，使其能够独立完成查新，以保证查新报告的质量。另外，亦可以聘用一些有工作经验和专业知识的离退休人员作为兼职查新人员，这样既可丰富查新人员队伍的知识结构，又可增加查新人员相互间学习借鉴的机会，同时也可以发挥离退休人员的工作余热。(3)按需优化配置从业人员，针对每个专业领域配置本学科专业查新员。例如，海军医药卫生科技查新站主要是负责海军医药卫生科研领域的查新，因此，在海军医学领域至少配置1～2名该专业领域的查新员。其次，由于查新站位于上海，周边军队及地方医院较多，此类查新业务也较重，而临床医学与基础医学领域要求的专业性极强，非本专业查新员很难做到准确理解查新项目的研究内容，极易导致错检或漏检的情况，因此，这两大专业领域也应该至少配置1～2名本专业领域的查新员。除上述军海军事医学、临床医学、基础医学等三大专业以外，还有一些重点专业，例如：中医药学、医疗器械、医学信息等，这些专业也都应该分别配置至少1名本专业领域的查新员。但由于本单位人员编制有限，不可能做到完全考虑每个专业层面的人员配置，每个专业配置1名本专业领域的查新员都很难实现。即使这样，也要尽量考虑若干重点专业人才的合理配置，尽可能在引进人才的时候按照主要专业、所需专业进行酌情选择[2]。另外，在专业配置上，希望能尽量发挥好查新咨询专家的作用。(4)加强查新业务及相关医学专业知识的培训。目前国内常规培训一般有查新员、审核员资格培训，内容包括科技查新、专利查新等。在常规培训中除资格培训外还应有定期、或不定期的查新技能培训。定期组织开办查新人员知识更新培训班，请各专业的专家教授讲解技术发展现状、热点、趋势等，使查新人员的知识能够跟上当今科学技术发展的步伐，以便查新人员在查新过程中更好地把握课题，对课题内容做出准确的评价[2]。查新站应该按照轮训的模式，积极外派查新员参加各类军地举办的查新业务培训班、相关技能提高班以及学术会议，并在经费上给予支持。由于兼职查新员的工作重点不是科技查新，只是在科技查新项目较多的情况下兼职进行此项工作，其查新报告质量无法与专职查新员相比，且兼职查新员精力有限，查新工作亦难有创新性。因此，对于兼职查新员要提供更多的培训机会，特别是查新站可通过经常性的举办站内查新业务培训、查新工作交流会，以及各人通过总结阶段查新工作情况，相互交流分享平时的工作经验与技能，这样既能提高每个人的业务水平，也能增强大家的团队意识。(5)加强人员管理制度建设，建立合理的激励机制。由于查新工作属于科研辅助及情报服务性质的，查新员在评功评奖以及职务晋升时，与其他科室专业的科研人员相比缺少竞争优势，如申报课题与成果奖较少，查新工作待遇较低，职业价值与角色定位落差较大，幸福感不强等，这些严重影响了查新人员的工作积极性、责任心与查新效率，也极易造成查新人员的严重流失，而能够安心留下来长久做查新工作的人员少之又少。查新工作是个专业知识、业务技能与经验逐步积累的过程，一个熟练的查新员需要长期的养成，因此，查新站在拴心留人方面既要重视也要积极作为。首先要通过制定灵活的查新管理办法来充分调动人才积极性，其次建立完善合理的查新激励机制，设立弹性激励选择，提高员工的职业价值与幸福感。目前，根据总后卫生部颁布的“军队医药卫生科技查新工作管理办法”规定，查新所收费用只限用于查新站及其主管部门进行查新业务建设和支付查新(审核)人员的劳务费，不得用于其他开支，其中劳务性支出不得超过收费金额的30%。因此，我查新站拟在查新收入中提取20%～30%的金额，作为劳务费发放给查新员与审核人员，具体分配按照各人的工作量与业绩发放。另外，我站也拟提出每做数十项查新报告，同等于发表一篇论文的设想，而具体奖励根据查新难易程度界定。由于查新工作往往是任务集中且时间紧迫，为了查新员的身体健康，也可考虑给予一定的补休。对于积极从事查新工作的查新员在年终考核、职称晋升方面给予适度倾斜[3]。另外，建议上级领导机关应该经常对查新工作的先进人员进行总部级的表彰，利于查新人员的评级与职称评审。(6)分工合作，责任明确。查新站要充分发挥个人学科专长，当课题涉及军事医学项目查新委托，一般由我站军事医学情报人员负责完成；当课题涉及临床、基础医学、中医药学等学科，由查新负责人按学科所涉及专业分配查新课题任务给查新人员，做到合理调配。专职查新员除进行日常的科技查新工作之外，还要积极配合查新站完成其他与查新工作相关的事务，如查新登记、与委托人的沟通联系、查新报告的归档、查新报告的管理系统的录入上报、对兼职查新人员开展相关培训等工作。(7)鼓励查新人员积极申报各类课题，要求每人每年发表不少于1～2篇的科技论文或综述。目前在科研单位查新员的职称评审中，课题与论文仍然是重要的评价指标之一，因此查新站应该在这方面给予经费支持。(8)充分利用查新站的特色优势，积极调动查新检索人员的主观能动性和工作积极性，充分挖掘人员潜力，做到人尽其能，物尽其用。在保质保量完成查新任务的基础上，努力尝试开展查新检索咨询与定题服务于广大科技人员的新途径，以适应新形势下科技查新和文献检索人员职能的转换。

6结束语

查新站的建设是个系统工程，除了在办公条件等硬件建设外，还需在数据库建设、质量体系建设、人才队伍建设等软实力方面进一步加强。查新报告的质量是查新站的生命线所在，根据国家与军队的相关查新规范标准，加强质量体系建设并严格按章执行。人才建设是查新站的关键环节，只有配备充足的专职与兼职查新人员，锻炼一支熟练的查新人员队伍，制定出合理的人才管理与激励措施，通过经常性的岗位培训，才能更好的发挥查新人员的积极性及作用。当下，查新站要抓住查新行业新的发展机遇，与时俱进，在不断提高查新服务质量的同时，积极作为，提升查新站的综合实力，为海军医药卫生科技查新事业做出更大的贡献。

[参考文献]

[1]王敏，卢朝晖，赵芳，等.ISO9000质量管理体系总要求在查新咨询工作中的体现[J].中华医学科研管理杂志,2005,18(4):232-233.DOI：10.3760/cma.j.issn.1006-1924.2005.04.015.

[2]王欣，刘小溪，盛安琪，等.试论科技查新机构人才梯队建设中的问题与对策[J].现代情报,2014,34(12):130-133.DOI:10.3969/j.issn.1008-0821.2014.12.025.

[3]方懿林.医学科技查新团队建设构想——以广西中医药大学图书馆科技查新站为例[J].中国中医药图书情报杂志,2016,(1):39-42.DOI:10.3969/j.issn.2095-5707.20.6.01.008.

(本文编辑：张阵阵)

[作者单位]200433上海，海军医学研究所

[中图分类号]R192

[文献标识码]B[DOI]10.3969/j.issn.1009-0754.2016.03.034

(收稿日期：2016-04-10)