绩效管理理论在高校档案管理体系建设中的应用研讨

王雅新

（内蒙古财经大学 资源与环境经济学院，呼和浩特 010070）



绩效管理理论在高校档案管理体系建设中的应用研讨

王雅新

（内蒙古财经大学 资源与环境经济学院，呼和浩特 010070）

［摘 要］高校档案管理体系建设在高校的教育发展中发挥着至关重要的作用，然而，由于多重原因，致使校领导无法充分认识到档案管理的重要性，各种资源不足导致档案管理体系欠缺。本文分析档案管理体系建设的现状，结合绩效管理在实际工作中的作用，简要探究绩效管理在档案管理体系建设中的应用。

［关键词］绩效管理；高校；档案管理；体系建设

目前，众多高等院校的档案管理体系依旧属于传统的管理方式，考核方法较为陈旧、考核内容不清晰和考核范畴的模糊化，导致高校传统的档案管理模式已经无法适应当今社会发展需求，更无所谓发挥其在高校档案管理中的相关职能。因此，高校想要在教育行业站稳脚跟，务必要适应社会发展，引入绩效管理理论，并将其应用到档案管理体系建设实践中，实现档案管理的公正化、合理化，以满足高校档案管理的持续性发展。

绩效管理的实用性很强，它可以实现组织的战略性管理并强化目标，通过业绩考核的方式，调动员工的工作积极性，督促其提升管理绩效，从而提升整个团队的工作效率，还可以在一定程度上激发个体或团队的潜能。

1　高效档案管理体系建设的现存问题

高校档案管理体系存在的目的是记录学校在发展过程中发生的大事记以及典型成功案例等，其角色犹如古时候的“史官”。现阶段的高校档案管理部门在管理学校档案时，建立了规范化、科学化的管理制度，一定程度上提升了档案管理的水平，并解决了档案管理中存在的一些普遍问题。尽管档案管理体系的优点毋庸置疑，然而，不得不承认其仍存在诸多缺点，主要体现在以下三个方面。

1.1档案管理人员的岗位意识有待加强

目前，多数高校的档案管理工作仅停留在表面，档案管理工作更偏向于档案保密、整理、分类等，主动服务意识差，档案出现错误与遗失现象时有发生。档案管理人力资源的决定权在校方。由于校方对档案管理工作缺乏认知，其委派的工作人员专业素质往往不高。而且，对于员工而言，被动接受任命的工作效率、工作积极性以及工作责任心都远不及主动入职。另外，档案管理部门缺乏科学、合理的绩效考核机制，无法激发员工的创新潜能。尤其是在编史修志与档案历史研究等专业能力上的欠缺，对档案信息化发展与开发造成了严重阻碍。

1.2针对档案管理的绩效评估制度缺乏规范性

当前，多数高校的档案管理体系存在“假大空”的现象，原因是高校档案管理的绩效管理模块无法做到专业、科学，经常将管理与绩效评估混为一谈，从而导致档案管理工作人员无法结合真实的绩效评估对档案管理的工作性质和特点进行综合衡量。实际上，绩效评估结果分为优秀、良好、差三个等级，然而在实际工作中考核人员缺乏对档案管理工作性质及特点的认知，导致绩效评估结果并没有取得实际功效。档案绩效管理的具体内容包括档案管理工作者、档案管理部门和高校绩效管理三方面的绩效评估与制定。然而，在领导阶层制定绩效目标时往往更重视最后一项，实际上管理内容的前两项是基础，最后一项是目标，当校方忽略前两项内容而直接跨度到校方绩效目标制定时，便决定了档案管理的绩效评估制度无法贴合高校的实际发展状况，缺乏可行性。

1.3针对档案管理进行量化考核的标准有失完善

任何工作的高效开展，都需要具体的量化标准做指标，量化层级越丰富，工作的进展过程也将越细致、缜密。然而，对于档案管理工作，量化指标更多定在档案的收集管理和对管理工作者的职称进行评定时，而对档案管理工作质量则没有明确的量化标准。另外，高校对档案管理工作人员进行年终绩效考核时，也仅仅是依据其是否完成校方规定的任务，甚至出现部门内部协商“优秀员工轮流制”的现象，这在很大程度上阻碍了档案管理绩效评估在档案管理中的应用实践，更无法起到对档案管理体系的规范和引导功能，导致档案管理的绩效考核无法发挥其实际职能价值。

2　提高绩效管理在高校档案管理体系建设中的应用探析

2.1明确档案管理绩效体系的评估指标

想要促使档案管理体系稳而有序的发展，制定明确的管理目标尤为重要，目标的制定要根据高校的实际发展状况与需求，并加以细分，进而对其进行层级排序并筛选出具有可行性的管理目标。如4项一级指标，组织管理方面的指标、档案报关保护条件指标、基础业务建设指标、档案开发利用指标；12项二级指标如队伍建设、制度建设、收集归档、整理编目等。档案管理需要用到的设备涉及光盘刻录、扫描、复印、计算机、打印机、档案库房、湿温度检测仪以及防磁柜等；档案管理团队建设除涉及相关人员的学历、年龄、职称等基本信息外，更重要的是其职业素养与职业技能；至于档案管理体制建设与优化则很大程度上关系到档案绩效管理的相关规章制度。

2.2明确档案绩效管理目标

有目的、有方向的奋斗比盲目工作的效率要高出百倍，给档案管理部门制定明确的档案绩效管理指标，为员工奋斗的方向做出明确规划，不仅可以提高档案管理工作人员的工作效率，更可以充分调动员工的工作积极性。而高校在制定档案绩效体系时，务必要结合高校、部门、个人的实际绩效目标自上而下开展，评估内容可以以档案管理职能为主。高校档案管理基础绩效管理目标包括:管理体制目标、队伍建设目标、制度建设目标、保管保护目标、基础业务建设目标、档案利用服务目标，此外，可以延伸到高层次目标，如档案管理对学生的思想教育与人文素质培养等教育方面的拓展目标。

2.3完善档案绩效管理体系

完善档案绩效管理体系，对于绩效评估工作的顺利开展能起到关键性作用。制定科学、合理的档案绩效管理体系并在高校发展过程中不断对其进行优化，对高校的稳定发展及人文素质培养都会起到至关重要的作用。在建设档案管理制度时要遵循三个原则。第一，公正公平客观，不可在考评时掺入个人主观色彩。对档案绩效的评估要以量化为基础，通过量化指标控制、评价和反馈档案管理质量，要保持公正客观的态度，实事求是对绩效量化进行记录，以避免因为主观色彩而影响绩效评估在档案管理工作中的实际职能价值。第二，进行绩效评估时要保持与当初既定的管理目标相一致，以保证绩效考核标准的统一性。第三，定性指标和定量指标相互结合，进行综合评估。在档案管理履行其社会服务职能时，很难依据量化指标对其进行考核。此时，可以借助定性指标，对其服务质量与服务态度进行评估，从而促进档案绩效管理质量的有效提升。

3　结 语

受当今社会种种因素的影响，档案管理在高校中没有得到足够重视，其在体系建设中存在不科学、不合理等诸多问题。档案管理体系的完善直接影响到高校发展，要制定科学、合理的档案管理体系，明确档案绩效管理目标与档案管理体系的各项原则，促使档案的绩效管理与薪酬体系有机结合，不断优化高校档案绩效管理体系建设，促使高校快速发展。

主要参考文献

［1］叶楠.绩效管理理论在高校档案管理体系建设中的应用［J］.山西档案，2014（3）.

［2］马丽娜.高校档案管理体系建设新途径探究［J］.华章，2012（16）.

［3］刘晓云.新时期高校档案管理问题及对策探究［J］.办公室业务，2013（17）.

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.129

［中图分类号］G278

［文献标识码］A

［文章编号］1673-0194（2016）12-0191-02

［收稿日期］2016-05-20