干部人事档案工作的几点思考

李 超，陈红磊，高露姣

（1.中国水产科学研究院东海水产研究所，上海 200090；2.中国水产科学研究院淡水渔业研究中心，江苏 无锡 214081）



干部人事档案工作的几点思考

李 超1，陈红磊2，高露姣1

（1.中国水产科学研究院东海水产研究所，上海 200090；2.中国水产科学研究院淡水渔业研究中心，江苏 无锡 214081）

［摘 要］新时期，干部人事档案工作问题日益突显。根据干部人事档案管理工作的新趋势，档案管理人员应从强化档案意识、提升业务素质和加强开发利用三个方面着力，进一步提高干部人事档案工作的规范化、制度化、科学化。

［关键词］人事档案；管理意识；业务素质；开发利用

干部人事档案工作是各单位人事工作的重心，是全面了解、考察和选拔干部的重要依据。无论是单位集体还是干部个体，人事档案都是其运行和活动的真实、全面的客观反映，具有参考和凭证的功能。人事档案是个体履历、思想政治、业务能力、职务职称和奖惩等基本情况的真实记录，能够为干部个人的评价、考察、任免、晋升、调动提供可靠的第一手材料。笔者现就干部人事档案管理工作谈几点个人思考。

1　提高干部人事档案管理意识

干部人事档案工作最基本、最本质的要求是要保证干部人事档案的真实性、准确性与安全性。这将关系到用人单位对干部能力的了解、分配和评价，还将牵扯到每个干部的政治前途。与此同时，人事档案管理工作又是一项默默无闻的工作，管理人员每日面对和处理的是冷冰冰的档案柜和厚重的人事档案，人事档案管理工作做得再好，也不能像其他工作那样出彩，无论多么努力也不能显现出明显的成绩。正是因为这份冷清，才使社会中一些人或集体均忽略了人事档案管理工作的重要性，还存在认识上的误区。在人们的看来，档案工作只不过是简单的登记、保管工作，谁都可以做，并没有什么技术含量，不是重要的岗位。只要做到保管好，不遗失、不泄密，并且配合做好外调、查档就可以了。这种错误的思想观念影响了档案管理工作的开展，因此强化档案意识势在必行。同时，在实际的管理过程中，存在着很多问题，如人员素质不高、工作积极性不高、管理能力有限等。因此，要做好干部人事档案工作，必须改变这种局势，提升档案意识，加强日常管理。

1.1领导重视

虽然档案工作平时看起来不起眼，但是功能性很强。人事部门要积极向单位领导宣传干部人事档案工作的重要意义，使单位领导认识到档案工作不仅仅是干部工作的重要组成部分，也是关系到单位和谐稳定的大事。

1.2加强宣传

做好宣传工作，提高职工们归档的意识。从新职工入职填写干部履历表开始，就要积极宣传档案工作对于今后工作的重要作用，让他们认识到配合人事部门做好档案工作，对于工资福利、职称评聘等个人利益都是有益处的。

1.3机构保障

干部人事档案工作的好坏最终还要落实在人事部门。由于日常档案材料的收集工作，牵涉到人事部门的各个方面，这就需要人事部门全体人员都要时刻有档案意识，对于不断形成的新档案材料，都要及时做好归档。

1.4强化管理

档案工作是一项长期的日常工作，不是靠突击就能完成的，需要人事部门投入大量的基础性工作。这些工作包括建立人事档案材料收集机制，明确档案收集的范围，形成科学、高效的档案收集网络；正确鉴别档案材料，努力做到分类精准、编排有序、条目清晰、装订整齐；加强档案室的建设，采取切实有效的措施，确保档案室的通风、采光、防盗、防潮、防火等保护措施必须要到位；规范人事档案流转制度，做到有据可查，做好日常借阅登记，完善档案移交记录。

2　加强定期培训，提升人员素质

做好干部人事档案工作，首先要建立一支业务能力过硬的干部人事管理队伍。随着国家经济建设和社会发展进行，涉及档案工作的规定和制度也不断推陈出新。此外，人才流动的频率正不断加快，干部档案管理队伍也在不断地进行人才的更替。在这种形势之下，人事档案工作者提高自身综合素质尤为紧迫，人事档案工作队伍需要不断向年轻化、知识化、专业化发展，继承和发扬老一辈档案人员的传统优良作风。此外，还应当结合工作实际，做到发扬传统、与时俱进、勇于创新。在具体实践工作中，干部档案管理人才队伍建设存在以下几点问题需要加以解决。一是人员配置不合理，有些单位甚至没有明确、具体、专门的档案管理人员，即使有相关人员，其主要的工作精力也没有放在档案管理上；二是档案管理人员的整体素质欠佳，部分管理人员政治素质不够，工作原则性掌握不强，业务知识不精，工作责任心不足；三是部分管理人员工作不够踏实敬业，受到社会各方面的压力和诱惑的影响，部分档案管理人员心性不定、缺乏奉献精神、好高骛远，极大地影响了干部档案管理的效率。面对存在的问题，应该通过紧抓管档人员的整体素质，来加强管档队伍的建设。

2.1配备档案人员

每个有档案管理权限的单位首先要确定一名领导管理；其次，按照规定配备固定的档案管理人员，政治面貌应当为中共党员，以此来保证档案管理人员的政治素质；最后，其他工作任务不应过多，以免挤占档案管理的工作时间。

2.2培训档案人员

要让档案人员参加各式各样的、必要的岗前培训，保持前沿思维，提高知识水平，增强管理能力。分管人事档案工作的领导应当时刻关注和了解人事档案工作的最新动态，及时发现和解决人事档案管理工作中出现的问题。此外，还要注重人事档案管理人才梯队的建设，逐步培养出一批拥有较高管理工作技能与经验的人才。

2.3关心档案人员

在培养档案管理人员的同时，还要注重兑现和保护他们的合法权益。一方面要落实相关的经济待遇，加强劳动保护，改善劳动条件，为档案管理人才创造良好的工作环境；另一方面，加强对档案管理人才的职业规划，关心人才的培养和成长，为档案管理人员提供必要的晋升渠道和激励机制，帮助档案管理人员成长成才。

3 加强利用开发，提升服务质量

加强干部档案管理的一个重要目标，就是开发档案的利用价值，服务人事工作。传统档案的利用，基本体现在干部工龄的认定、工资制度的改革、离退休待遇的落实等一般性日常工作。随着干部人事制度改革的不断深化，干部人事档案逐步成为了干部选用、分配和评价的客观依据。在科技生活日新月异的形势下，传统管理方式已经不合时宜。一是收集方式陈旧，由于档案材料没有及时归档、时时更新，导致信息不能得到有效的利用，严重降低了人事部门的工作效率；二是管理方式落后，只注重收集，不注重开发和分析，局限于你送我装、你借我调的传统模式；三是服务结构单一，档案仅用于人事工作，在不违反规定、保密事项等情况下，没有将档案公开利用，最终导致对干部档案开发不到位。因此，要充分利用档案信息资源服务社会，就必须改变传统的管理模式。

3.1挖掘价值

第一，丰富档案的内涵，收集能够全面客观反映干部情况的各种资料；第二，提高干部人事档案的地位，凸显其在干部人事变动中的影响力，充分发挥干部档案的考察作用；第三，充分开发和利用干部人事档案的资源，探索建立档案资源系统化管理的新型运作机制，提高干部档案的社会效益。

3.2动态管理

将计算机技术运用到干部档案管理工作中来，有条件的单位可以将纸质档案文本扫描处理为电子数据，建立起一整套完备的干部电子档案库，并且及时刷新数据库，这样可以及时化、信息化、动态化的对干部人事档案进行管理，保证信息的时效性、完整性和准确性。

3.3重点收集

档案管理人员主要采集有关干部履历、履职的档案及资料，一方面，包括个人学历、专业水平等能反映个人能力的履历；另一方面，还包括干部的职称情况、主要业绩及突出事迹等履职情况。这些资料将更加全面真实、精准地反映一个干部个人能力的情况，为人事工作的科学决策提供必要的依据。

3.4提高服务

在具体的实践过程中，确保不违反保密制度和单位规章制度的前提下，档案管理人员可以公开档案资源，实现资源共享，提高服务质量。在办理干部的入职、调动、任免、退休等手续时，提高档案资料信息的利用率，提高组织人事工作的服务水平。

注:高露姣，通讯作者

主要参考文献

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doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.126

［中图分类号］G275.9

［文献标识码］A

［文章编号］1673-0194（2016）12-0186-02

［收稿日期］2016-05-02