浅谈SaaS系统在现代中小企业管理中的作用和意义

摘 要：在经济一体化浪潮下，对于企业来说，信息技术的应用效果决定了它的成败。由于传统信息化模式不仅对计算机硬件要求非常高，并且购买软件价格也不低，客户购入成本非常大，加大了中小企业的资金运行难度，不利于企业信息建设。基于此种情况，笔者对SaaS系统在中小企业管理的应用进行了深入地分析，并提出了自己的几点建议。

关键词：SaaS；中小企业；管理；作用

科学技术的进步是SaaS技术得以应运而生的基础，它不仅降低了企业的使用成本，更减少了企业在IT方面的投入，还推进了企业信息化进程的高速发展，促进了企业工业化和信息化的完美融合，实现了企业的信息化发展目标，推动产业结构的优化和升级。本文以SaaS系统概述作为文章内容的切入点，并对传统中小企业开展信息化管理工作过程中存在的主要问题进行了详细地阐述。

一、SaaS系统概述

SaaS，Software-as-a-service，软件即服务，是一种软件应用新模式，它主要是以互联网为基础，并以此来提供软件服务。企业根据自己的实际需要，向厂商制定需要的软件服务，并根据服务时间的长短来进行费用的支付。企业不用像以前进行软件购买，而是租用Web软件来开展以前企业的经营和管理活动，不需要企业进行维护，其特点就是研发零投入，使用低成本、运营高效率。对于现代的中小企业来说，应用SasS系统是时代发展的必然需求，减少了企业进行程序维修的麻烦，提高了企业的运行效率。

二、传统中小企业开展信息化管理工作过程中存在的主要问题

信息化作为促进企业管理质量提升的重要手段，其作用就是能够有效降低企业的运营成本，提高企业的竞争力。中小型企业的传统信息化模式，其实施方式主要是以软件许可为主。企业只需要对软件许可费进行支付即可，并购买相配套的软件和系统等等。市场竞争的日益加剧，中小企业对信息化的要求也越来越高，越来越迫切。但是，传统信息化模式在实施的过程中还有很多的问题，具体表现在：

1.资金压力大

现阶段，我国中小型企业对于IT方面的预算非常少，这主要是由于企业面临的资金压力非常大，他们在发展的过程中都会面临资金短缺的问题。尤其是在次贷危机发生之后，使得中小型企业面临更加尴尬的境地，自然IT预算就更加有限。但是，软件许可模式必须以大量的建设投入、维护成本为依托，这就无形之中加大了中小企业的压力。

2.缺乏专业人才

中小企业由于受到自身技术水平的限制，他们的软硬件技术设备配置不够完善，并且，很多专业人才因为薪酬较少并且发展空间又十分有限而不愿到这些中小企业来，企业很难留住这些高级专业化的信息人才，这就导致信息化工作很难有效开展，不利于中小企业的可持续发展。

3.管理不够规范

和大型企业相比，在管理方面我国中小企业还不够规范，比如，业务操作流程、财务制度、决策、控制的过程都缺乏规范性，有着较强的随意性和主管决策，这体现在家族企业中尤为明显，主要以老板的意志为转移，并没有对经营情况进行客观评估，这种较为松散的管理模式加大了中小型企业信息系统的实施难度。

4.业务类型不固定

中小型企业最大的特点之一，就是经营具有动态性，他们的对于主营业务的选择主要是根据市场的变化而变化的，这就使得不同企业在信息系统管理方面具有自己的独特性，而业务的灵活多变使得信息管理工作很难高效开展。

三、SaaS系统应用在现代中小企业管理中的作用

SaaS获得软件服务的方式是以在线租用为主，相对传统信息化的实施方式，SaaS系统应用在现代中小企业管理中其优势主要体现在以下几个方面：推进信息化进程；降低企业运行成本；降低了企业的风险；节约企业维护精力；具体内容如下：

1.推进信息化进程

SaaS作为一种随插随用的软件，其商业运行模式是远程主机托管为主，这就减少了中小企业减少了系统架设的时间，降低了成本的投入，从而推进中小企业的信息化进程，促进企业现代化水平的提升。

2.降低企业运行成本

SaaS系统的应用，中小企业只需要对租用费进行支付即可，以Internet为载体，可以应用CRM和ERP等多种管理信息系统，并享有后期维护服务，比如使用、升级、维修等服务。这样企业就不用在硬件设备上大量投资，使得通信、人力等方面的投资也有所减少，同时又能享有最先进的技术服务和应用软件。

3.降低了企业的风险

SaaS系统的应用，使软件供应商和企业之间的沟通非常透明，且他们的服务质量也明显提升。不仅功能清晰、明确，且价格也合理，同时，还可以对一些有消费意向的客户提供先试后买的服务，这就让用户对系统的功能有一个详细地了解，让他们对产品功能有直观体验，用户通过使用效果来决定是否应用相关系统，有效降低了企业在实施信息化过程中所面临的风险。

4.节约企业维护精力

SaaS系统在中小企业中的应用，对于系统的更新和维护都是由系统提供商负责的，而不需要企业进行维护，这在一定程度上减少了企业在物力、人力上的投资和压力，企业可以集中精力对核心业务进行经营、运营。新型技术的应用和更新，满足了企业的新要求，提高了企业的办公效率。

总之，推动中小企业进行信息化管理的因素有很多，国家政策、市场竞争、科技进步都是重要原因。但是，不容忽视的是企业的信息化也面临着巨大的阻力，如，信息化建设资金投入量的增加、实施信息化所面临的风险以及人才短缺，这些都是制约中小企业信息化建设发展的重要原因。而SaaS在企业中的应用，则有效缓解了上述的问题，并且，它有着非常大的应用空间，也必将得到更多用户的认可。因此，在企业未来的发展中，SaaS必将成为推动中小企业开展信息化建设的重要力量。

四、SaaS应用在中小企业管理中存在的问题

虽然，SaaS能够帮助企业顺利实现信息化发展，但是，这并不代表这一系统没有任何问题，具体来说，SaaS应用在中小企业管理中问题主要体现在以下几个方面：存储数据有安全风险；对提供商依赖性较高；无法满足不同类型企业的个性化需求；企业后期财务成本不稳定；项目管理工作不到位；具体内容如下：

1.存储数据有安全风险

在我国，很多企业都不愿意将重要资料存在公共平台处理，或者是放在第三方场所，出现这种情况的原因是因为信任缺失，信用体系的不够健全。而在SaaS平台上，其中的数据往往是企业的重要机密，若是SaaS系统发生信息泄露，将对企业产生非常的影响，数据泄露将造成企业的重大损失。

2.对提供商依赖性较高

在传统信息化模式下，企业需要自配技术人员，虽然，在一定程度上增加了企业的运营资金，但是，对于提供商的依赖性却非常小，然而，SaaS系统应用在企业的系统中，软件的建设、维护都依赖于提供商，因此，软件提供商的专业水平、能力、服务态度、质量都对SaaS系统的应用效果起着重大的影响。一旦软件提供商没有及时提供后续的服务，这就会对企业的正常运行产生影响，不利于企业的长足、稳定的发展。

3.无法满足不同类型企业的个性化需求

虽然，SaaS有着广阔的应用空间，但是，这一技术仍然处在初级发展阶段，其市场还没有真正发展到依靠用户的需求来推动市场发展的阶段，更多的是依靠厂商来推动市场发展。一直以来，SaaS都是依靠厂商来拉动市场发展，这种标准化的服务满足中大部分小企业的信息化需求，但是，却无法满足一些企业的个性化需求。当然，若企业进行个性化的私人订制，由于要给付定制费用以及相应的服务费费用，且SaaS服务一般都是按年支付的，因此成本也是相当高昂的。

4.企业后期财务成本不稳定

众所周知，SaaS系统一旦应用成功，企业对提供商的依赖程度就会越来越大，那么其运营的成本也将越来越高。虽然，现阶段开展SaaS服务的提供商，其收费模式都是根据用户数量、时间、模块来进行收费的，但是，倘若计价模式一旦发生改变，这就使企业的后期财务投入具有一定的不稳定性，无法实现企业对财务工作的有效开展。

5.项目管理工作不到位

中小企业传统实施信息化的方式非常注重对项目的管理，同时，软件提供商也会在企业派驻技术建设团队，来帮助企业加速信息化建设进程，对于规模较大的项目，提供商还会通过聘请管理咨询团队为企业解决项目建设过程中所面对的问题和困难。而SaaS系统的提供商出于利润的考虑不会像实施传统信息化方式一样，对每个客户都提供上门服务，这样就是的中小中关于SaaS系统的项目管理出于空白状态，这就加大了企业的信息化风险。

五、SaaS系统应用在中小企业中的有效路径

对于中小企业来说，信息化一直都是一个难以解决的问题，而SaaS的有效应用，则为企业提供了可以借鉴的模式。针对中小企业中应用SaaS系统所面临的新问题，在实施过程中应注意以下几个事项：给予需求调查足够的重视；企业应对SaaS提供商进行评估；对中小企业的运营流程进行优化；积极开展好风险控制工作；具体内容如下：

1.给予需求调查足够的重视

传统企业管理信息建设是非常重视需求调查的，这对工作的开展奠定了一定的基础。因此，在应用SaaS系统的过程中，也要给予需求调查足够的重视。需求调查应在系统建设开始之初，就应对企业的经营情况、管理过程中的细节调查清楚，一般来说，SaaS系统应用的需求调查主要可以分为初步和详细调查这两种。开展初步调查工作时，应对企业需求、基础数据、运行情况和管理模式来开展企业的调研活动，并将SaaS系统应用企业中的可行性进行认真调研。而在开展详细调查的过程中，应对企业的管理业务、数据等流程开展调研活动，为后期企业选择SaaS系统提供商提供依据。

2.企业应对SaaS提供商进行评估

可以说，SaaS市场发展非常迅速，产品种类也丰富多彩，但供应商的质量亦参差不齐。提供商都积极推动自己的软件运营服务，资质雄厚的提供商，其产品不仅服务体制非常完善，并且质量可靠，安全性非常高，其数据中心具有一定规模。对于规模较小的提供商，对于企业来说，其优势就是价格非常划算。中小企业应对各个提供商的服务、质量、资质、信誉度、数据管理方式等方面进行考量，分析其产品能够真正符合企业的实际发展需要。

3.对中小企业的运营流程进行优化

一直以来，我国大部分中小企业的管理模式都比较随意，但是，SaaS系统都是建立在标准业务流程基础上的，这就加大了SaaS系统在中小企业中的实施难度。在这样的背景下，企业应以信息化为手段对流程进行优化，从而达到促进企业管理决策能力提升的目的。在开展信息化建设之前，应在调查的基础上，优化企业的运营流程。

4.积极开展好风险控制工作

SaaS系统的特点决定了企业在应用的过程中一定面临着信息化风险，具体为实施过程中所面临的风险、信息泄露和丢失所面临的风险，价格变化给企业带来的成本风险等等。可以说，关于SaaS系统应用中所面临的风险管控问题，是现阶段企业、提供商面临的首要问题，需要两者协同一致、共同努力来完成，将风险控制在最低。

六、结束语

总而言之，软件技术和通信技术在企业中的不断融合，使得SaaS技术得以应用在中小企业的管理中，大大提高了企业的运营效率，赢得了更大的利润空间。中小企业无需付出过多的精力，对软件、数据、网络进行维护，只要开展好应用工作的即可。但是，这不代表SaaS在中小企业的应用中是没有一点阻力的，因此，企业和提供商应针对SaaS系统现有的问题不断进行完善，让SaaS能够在中小企业中得到更好的应用，从而实现企业的高效发展。

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作者简介：边境（1984- ），女，汉族，黑龙江齐齐哈尔人，中国人民大学，在职研究生，研究方向：企业管理