浅谈办公室文件的归档管理工作

刘钰洁

摘要：文章首先论述了文件管理工作的内容，然后分析了办公室文件的归档管理中制度管理、定位管理、跟踪管理、卡片管理四种工作方法，最后就办公室文件的立卷、办公室文件的整理、办公室文件的移交、办公室文件的销毁四个方面研究了办公室文件的归档管理工作流程。文章的研究成果将为优化办公室文件归档管理工作，保证文件归档效率提供良好借鉴。

关键词：办公室；文件归档；管理

一、文件管理工作的内容

办公室文件管理工作大致可以分为四类内容。首先，制定文件管理的相关制度。一方面，在文件管理人员方面，应强调文件材料分类管理的有序性；另一方面，在办公室领导方面，则主要从宏观层面处理机关文件。通过在这两个方面紧抓制度建设，可以使办公室文件在制度管理下使得文件处理效率得到极速提升。其次，管理运行文件。文件只有经过运行，才能使自身效用得到充分发挥。由于文件运行具有一定的阶段性以及多样形式，所以在文件运行的不同阶段，应针对其特点以及不同要求，进行文件材料的有序、高效管理，为提高办公室工作效益奠定坚实基础。再次，管理暂存文件。所有的文件运行均具有一定时限，所以在文件运行暂时结束后或者已经实现其作用后，便进入文件暂存的阶段。暂存阶段的文件并非无人利用，其有可能还会增加利用的频率，所以为了更好地考察利用暂存文件，相关人员应确保其放置的科学性。最后，管理文件的销毁。在利用完文件材料后，应根据其有无保存价值进行分类，具有保存价值的文件可以进行继续保存，无保存价值的则需要及时进行销毁，以避免文件归档复杂性的增高，降低文件管理效率。

二、办公室文件的归档管理工作方法

1. 制度管理方法

利用制度管理办公室文件，需要从借阅、传递以及归档三个方面入手，通过制度的规范，最大限度地减少丢失、损坏等问题的出现。首先，构建文件借阅簿。通过将办公室文件按照科目所属编制成簿，保证阅览查找的便捷性。其次，借阅文件需要强调认真、严密。不管是谁，因为什么原因，在什么时候借阅资料文件，均需要认真的进行登记，并完成签字手续。 对于借阅的时间，文件阅知范围需要进行严密的规定，及时规范借阅的注意事项。对于所有的管理文件相关人员应有计划地进行核对、清理，发现问题及时上报，以保证办公室文件归档管理的有效性。

2. 定位管理方法

在办公室文件归档管理中经常使用定位管理方法，其主要是取回送办、送阅的文件，并按照之前规定的位置进行存放。首先，制作与文件长、宽相符合的具有一定厚度的文件盒，并按照一定名称规律标注文件盒。然后，将文件柜按照使用期划分为几个部分，利用档板分出层次。最后，根据文件盒标注由上至下依次将盒子放在柜内，并保证送办回来的文件有序储存，以提高文件归档的准确性。

3. 跟踪管理方法

为了确保文件运转中的查找便捷性以及保密性，需要采取跟踪管理方法准确把握文件流向。首先，做好文件登记，通过对办公文件各过程的落脚点进行记录，以确保调阅文件的方便快捷。其次，添加文件跟踪单，通过将文件跟踪卡片与文件放置在一起，以保证文件的及时回收，以及归档的问题处理。

4. 卡片管理方法

为了提高文件查找的效率，在管理时可以采取卡片管理方法。通过将文件信息进行储存并科学的分类，保证具有相同主题的内容信息排列在一起，以实现有用信息提供的主动性。目前，文件卡片已经成为手工检索工具中应用最为广泛的一种有效方法。

三、办公室文件的归档管理工作流程

1. 办公室文件的立卷

立卷作为办公室文件归档管理工作流程中的第一步，需要谨遵以下工序。首先，摆开想要立卷的文件材料，在全面性的关注下避免立卷时某些文件材料的遗漏，确保档案的完整性，最大限度地减少事后补卷问题的发生。在大体核对之后，相关人员应针对遗漏或不全的内容进行及时补齐，以确保到想要立卷的文件材料的齐全有效性。其次，适当调整文件的类别。虽然在收集文件时已经根据立卷类目进行了分类，但是这种分类并不细致，而且在文件经过运转后会不同于年初分类，所以文件立卷前需要按照特征再进行一次分类。最后，针对需立卷的文件材料进行组卷。通过考虑文件的特征不同，在发挥文件材料固有价值的基础上实现案卷质量的提高。

2. 办公室文件的整理

办公室文件整理作为归档管理工作中的关键一步，需要遵循以下步骤。首先，针对文件所属类目进行分类。一般地，文件须按照年度进行第一层次的分类，在每个年度下再根据机构对所属文件进行分类，最末一层将在机构下根据保管期限进行分类。在文件整理时采用该种方法，能够方便库房管理以及实体查阅，使得文件归档管理工作更加完整、有效。其次，装订归档文件。在修整结束后，相关人员应装订符合档案要求的材料，以避免文件的不慎丢失，为今后的归档利用提供便利。再次，排列归档文件。在文件被分类归置后，需要将最低一级类目内的文件进行排序，其一般根据重要程度、事由结合时间等依据确定归档文件次序。最后，对归档文件进行编号。通过在全宗中标识出归档文件的位置符号，以如实反映文件分类以及其被排列后的系统化工作成果。一定的编号不仅使得归档文件在全宗中的位置得到了确定，而且为今后的工作编目以及未来的查询利用提供了便捷条件。

3. 办公室文件的移交

在办公室文件的移交过程中，其需要在《中华人民共和国归档文件整理规则》、《机关文件材料归档范围和保管期限规定》等法律法规的指引下确保文件的完整以及有效性。一般地，办公室文件的移交是文件归档管理工作中不可缺少的一个环节，其位于归档管理的中后期具有深刻的意义以及作用。通过将整理好的文件移交到所属部门，可以使其的效用及时发挥到最大，并在一定程度上保证文件利用的有序、完整性。在办公室文件的移交过程中需要注意移交单的填写，其一般包括移交日期、移交所属部门、移交人职务；接收日期、接收所属部门、接收人职务；文件名称、份数、页数、备注；移交人签名、接收人签名、领导审批等等，具体情况见表1。

4. 办公室文件的销毁

对于没有保存价值的文件材料应进行统一存放并在规定期限内加以销毁。一般来说，办公室文件的销毁属于一项十分严肃的工作，其只有在相关部门的审批后才有权利继续进行。首先，将无需立卷并且没有保存价值的文件归属至待销毁范畴，通过单独统一存放，避免与欲立卷的归档文件产生混淆。其次，在销毁文件材料时需历经严格的审批手续，通常情况下应获得办公室领导的批准，在向文件管理部门请示后，附上《销毁目录》以及准备销毁的文件材料。最后，并不是所有的文件均需要进行一定的存放后才能销毁，对于那些具有特殊机密特征的文件材料，负责人员有权随时销毁，如果文件数量较大，那么它应该被送到附近的造纸厂进行保密化浆，与此同时，文件销毁的相关监督人员还需在《销毁目录》上签字，只有这样才能使销毁工作顺利完成。在文件销毁的过程中需要格外注意的是，应确保其销毁的保密性以及彻底性，坚决不能使文件充当废纸向废品收购站兜售。

四、结语

总之，办公室文件的归档管理工作是保障文件被重复有效利用的重要保障，其能够为各项工作的顺利开展提供坚实依托。所以需要正确认识办公室文件归档管理工作的意义，通过不断规范管理程序，创新归档管理方法，以最大限度地提升办公室文件管理的高效性以及准确性，为其余工作的有序完成奠定坚实基础。

参考文献：

[1]刘天群.浅析纸质文件与电子文件的归档管理[J].黑龙江史志，2010（07）.

[2]王敏.探讨办公室文件的归档管理工作[J].东方企业文化，2012（02）.

（作者单位：山西省潞安集团古城煤矿建设管理處）