科技期刊初审质量控制体系的构建

许　盈,盖志芳

(1.中国电子科技集团公司 第三研究所,北京 100015;2.北京奥特维科技有限公司 出版传媒部,北京 100015;3.北京电视电声杂志社,北京 100015;4.中国电子科技集团公司 期刊管理办公室,北京 100015)

科技期刊初审质量控制体系的构建

许盈1,2,3,盖志芳1,4

(1.中国电子科技集团公司 第三研究所,北京 100015;2.北京奥特维科技有限公司 出版传媒部,北京 100015;3.北京电视电声杂志社,北京 100015;4.中国电子科技集团公司 期刊管理办公室,北京 100015)

摘要：初审是科技期刊“三审制”中最重要的一环,初审的速度和质量直接影响到科技期刊的审稿质量和审稿周期。设计并建立科技期刊初审质量控制体系,有利于从作业标准、作业流程和作业记录三个主要方面对审稿质量进行源头控制。经过试运行,该体系的建设能够较好地提高编辑的工作效率,为进一步提高审稿质量打下坚实的基础。

关键词：初审;质量控制体系;科技期刊;作业标准;作业流程;作业记录

在科技期刊审稿流程中,“初审”是开局性的第一步,是“三审制”的基础,是把握科技期刊质量的第一道防线[1-3]。由于初审一般在专家外审之前,通常由编辑部内该文章的责任编辑完成,受限于责任编辑的知识面和经验等因素,如果缺乏有效的初审质量控制体系来把关,初审意见就非常容易变得不够客观、不够科学,进而影响外审、复审和终审者的判断和审稿速度,长此以往,必将严重影响科技期刊的稿件质量,也不利于科技期刊编辑素质的提升。

一般来讲,质量控制体系就是为满足产品的质量要求而实时进行的质量测量和监督检查系统,具体包括作业标准、作业流程、作业记录以及监督检查组织机构[4]。在初审环节中:产品就是文章;作业标准就是初审意见的内容要素和检索、分析方法;作业流程就是给出意见要素的必要流程;作业记录就是最终形成的初审意见;监督检查组织机构就是外审、复审和终审的专家团队。下文就本刊建立的初审质量控制体系的主体内容进行分析和说明。

一、初审质量控制体系的作业标准

作业标准是根据服务质量标准要求制定的具体细化的作业质量和操作方法的规定,从而保证作业保持一致性和稳定性[4]。在初审质量控制体系中,作业质量是对初审意见必须覆盖的内容要素,而操作方法是获取内容要素有力的检索和分析方法。

(一)作业质量

由于初审是审稿的开端,在初审意见当中需要提供对文章的整体认识,对文章质量进行一个基本定位,因此在内容上首先应包括宏观性的要素,具体包括:(1)文章选题是否与本刊的重点选题或扩展选题相吻合;(2)文章在文字、选题上的创新程度如何;(3)文章题名与内容是否一致;(4)文章结构是否科学、合理。

同时,初审意见也需要涵盖一些细节性的内容,具体包括:(1)文章基本要素是否齐全,如题目、作者、单位、摘要、关键词等;(2)文章重点要素是否规范、有效,其重点要素包括摘要、关键词、参考文献、基金项目、主要推导公式、图、表等。

在具体操作中,应采取先宏观后细节的策略,细节性内容要素是宏观要素的有效补充。如果能通过宏观要素判断文章不宜采用,细节要素无需再写;如果通过宏观要素判断文章有保留价值,需要有针对性地保留细节要素,以方便进一步的编辑和出版工作;如果通过宏观要素无法做出确切的判断,可以增加一些特别的细节上的描述,以辅助后续审稿人给出科学、合理的审稿意见。

比如,笔者所在期刊《电视技术》的“器件与应用”栏目收到来稿《高分子电容型湿度传感器研制》,由于该栏目定位是视频及多媒体处理相关的器件应用技术、案例,因此,从宏观的选题角度就可以判断出文章不宜采用,直接给出初审意见即可,无需进行细节性审稿意见的补充。

再如“数字视频”栏目来稿《适用于丢包信道的多描述图像量化方法研究》,选题较合适,无抄袭,文题呼应,结构也比较科学合理,但不容易判断该选题的创新程度。此时,编辑通过进一步细节性内容的查看,发现参考文献较旧。编辑在给出初审意见时,在文章创新程度的评判文字中应写明“文章参考文献较旧”,从而有效地提醒后续审稿人。

(二)操作方法

为了快速、准确地获取有效的初审宏观性和细节性的内容要素,通常采用如下操作方法[5-6]:

1.细读文章的前置部分

文章的前置部分是指题名、作者署名、摘要和关键词等内容[7-9]。

根据题名编辑首先可以判断选题与本刊的契合度。同时,题名能够反映出文章最基本的研究对象、研究方法或理论基础,只要对本行业有一定的积累,通过分析题名,能初步判断稿件的创新性及其价值[10-11]。

通过作者的署名检索其科研经历,并检查投稿与作者已发表文章的关系,从而判断稿件的原创性和创新性。

摘要是对文章精华的浓缩,通过细读摘要能够了解文章拟解决的问题、采用的核心方法、主要的创新性成果以及文章的大体结构,结合专业知识进而对文章在选题创新性上的进行判断。同时,通过与文章题目的对比分析,判断文题一致性[12]。

关键词是文章的核心词汇,通过关键词检索同类文章的发表情况,从而了解文章的创新性。

2.点读文章的主体内容

论文的主体部分一般包括引言、正文、结论、参考文献等内容[7-9]。

引言一般会描述相关研究现状、拟解决的问题、研究的必要性、研究思路或方法等,这些都是辅助编辑获取初审宏观性及细节性要素的有力依据。在阅读引言的时候,要重点去发现作者自助创新性的内容亮点,如优化了什么指标、解决了什么问题、得到了什么启示,并进行相应的查重。

阅读正文时要重点关注文章的展开方式是否合理;研究方法是否有创新性;试验设计是否科学;理论推导是否严谨等。由于正文篇幅往往较长,可以采用先通读再点读的方式,通过阅读大标题了解文章的主要结构和内容,再选中文章的核心创新内容进行详细阅读,这样既可以节省时间,也容易得出正确的结论。

通过阅读结论部分能快速定位其主要贡献并据此判断创新性。而且,结论可以与引文和摘要对比分析,从而判断文章的逻辑性是否合理。

参考文献中隐含了很多有效信息,可以辅助判断文章的创新性:参考文献的发表时间,特别是整体核心借鉴文献和主要对比文献时间能够反映文章的创新程度;国内外文献的比例说明作者研究的基础覆盖范围;参考文献的题目与本文的相似程度,也能从一定程度上反映选题的创新性。

3.善用互联网工具查证信息

为了更为有效地获取初审当中的宏观性要素,使用互联网工具是非常高效的做法。目前,本刊编辑需要掌握的互联网工具有勤云采编系统、中国知网、IEEE xplore、科技期刊学术不端文献检测系统(AMLC)等。其中,AMLC主要用于检查文章中的文字的抄袭情况,勤云采编系统用于检测一稿多投,中国知网用于检查文章内容的创新程度,专业SCI论文编辑用于核实基金项目的真实性和有效性。

4.从图、表、公式中发掘细节

在科技期刊中,文章的图、表、公式往往是全文的核心内容,多关注其细节也有利于形成正确的审稿意见。比如,从图片质量观察作者是否造假,从仿真表格的规范性推断仿真数据是否真实,从公式的推导过程判断算法是否有效等。

二、初审质量控制体系的作业流程

作业流程是根据作业管理制度所规定的操作规程,是标准化作业的程序性规定[4,13-14]。为了让作业记录能够全面覆盖作业标准,本刊制定的初审质量控制体系规定的具体作业流程(见图1)。

图1　初审质量控制体系的作业流程

1.通过勤云采编系统判断一稿多投行为

如果存在一稿多投现象,则与文章作者沟通,令其撤投其他刊投稿,待作者完成该项工作后再启动审稿流程。如果不存在一稿多投现象,则进入下一步。

2.使用AMLC检测文章的重复文字比

如果低于10%则进入下一步;如果高于40%,则弃用文章,结束审稿,填写审稿单;如果重复文字比集中在10%～40%,则需要通读全文,判断重复文字是否涉及核心内容,如仿真分析、系统设计、改进算法推演等,如果不涉及则进入下一步,如果涉及,则弃用文章,结束审稿,填写审稿单。

3.细读文章前置部分内容

可通过中国知网、IEEE xplore等查新,同时核实相关基金项目的真实性和有效性。

4.点读文章主体内容

进一步加深对文章的认识，完成点读后,如果能得到较全面的审稿意见,则可以结束审稿,填写审稿单。如果还对文章质量判断不清,需要进一步精读文章核心内容,发现细节上的问题,作为审稿意见的补充。

三、初审质量控制体系的作业记录

作业记录就是原始的作业过程及其结果的记载[4]。在初审质量控制体系中,作业记录就是最终形成的初审意见文字，主要有两大核心内容:(1)针对作业标准中的宏观性及细节性要素进行客观的描述,要力求用词准确,且有理有据;(2)对文章判断的最终结论,如采用、修改后再审、修改后发表、退稿等。

上述两部分内容缺一不可,切忌直接给出过于模糊或简单的最终结论。如对审稿结论拿不准,可以选择“修改后再审”,通过展示更多的细节要素描述进行全面的分析,为后续的复审、外审和终审提供足够的补充信息。

为了方便编辑给出审稿意见,本刊在审稿单上分别设计了相应的栏目(见图2),栏目的设置也能够起到提醒审稿人审稿重点的作用。

图2　部分审稿单(截图)

四、小结

初审质量控制体系的建立和运行已有一段时间,随着对作业标准和流程的不断熟悉,以及对作业记录的重复使用,编辑初审的速度和质量均有大幅提升。目前,本刊编辑的月人均审稿量近百,初审准确率在70%以上。未来,编辑部将继续完善复审、外审质量控制体系,在保证审稿质量的前提下进一步缩短审稿周期,从而为吸纳更多的好稿源打下坚实的基础。

[1]卢圣芳. 科技期刊稿件初审质量控制[J].黄冈师范学院学报,2011(3):147-149.

[2]刘大乾.学术期刊论文编辑初审浅析[J].中国科技期刊研究,2010(2):193-196.

[3]朱全娥.编辑对学术论文价值的初审判断[J].中国科技期刊研究,2009(4):701-702.

[4]百度百科.质量控制体系[EB/OL].[2015-10-28].http://baike.baidu.com/link?url=CM1RtMF-iL8OzlUhhdkOnS9FGwT28XOJ0bhj4h7yYPdQvyTlPhSNROhuy5Tvus_WKcbzdnFgnKWYKBYTIuSWsa.

[5]雷霄飞.稿件初审遇到的常见问题及提高初审质量的切入点[J].青年与社会:中外教育研究,2010(6):18-19.

[6]张洋,梁丽.多种途径实现科技期刊的稿件初审[J].编辑学报,2008(2):116-117.

[7]陈浩元.科技书刊标准化18讲[M].北京:北京师范大学出版社,1998.

[8]GB/T 7713-1987,科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式[S].北京:中国标准出版社,1987.

[9]胡英奎,罗敏,王秀玲. 学术期刊编辑初审论文创新性的方法[J].编辑学报,2012(4):353-354.

[10]朱大明.初审编辑鉴审科技论文创新性的几个途径[J].中国编辑,2007(1):42-43.

[11]宋雪飞, 曲辰.充分利用稿件中的信息点把好学术论文初审关[J].沈阳航空工业学院学报,2006(6):179-180.

[12]李林.科技期刊编辑初审工作四步法[J].中国科技期刊研究,2011(5):795-796.

[13]王丽芳.强化初审作用,加快稿件处理流程[J].湖北师范学院学报:自然科学版,2010(4):75-77.

[14]杜宁,宋书芳.加快科技期刊稿件处理流程的方法[J].编辑学报,2006(S1):1-2.

[责任编辑：姚晓黎]

Construction of Quality Control System in First Trial of Technology Journals

XU Ying1,2,3，GAI Zhi-fang1,4

(1.CETC3, Beijing 100015,China; 2. Publishing & Media Section, Beijing Ottaway Ltd., Beijing 100015, China;3.Beijing TV and Audio Engineering Publishing House, Beijing 100015, China;4. Periodical Management Office, CETC, Beijing 100015, China)

Abstract：First trial is an important part in “three trial system” of technology journals. Speed and quality of first trial directly affects the quality and cycle of the trial. In order to control the quality from the source reviewer, a quality control system of first trial in technology journals is designed and set up. Detailed descriptions are given from the operating standards, operating procedures and operating record three major aspects. After trial operation, the construction of the system is able to improve the efficiency of editing, and further improve the whole trial quality.

Key words：first trial; quality control system; technology journals; operating standards; operating procedures; operating record

收稿日期:2016-03-30

基金项目:中国电子科技集团公司项目“中国电子科技集团公司项目科技期刊发展模式研究”(JJ-GL-2013-47)

作者简介:许盈(1981-),女,辽宁海城人,中国电子科技集团公司第三研究所工程师,《电视技术》月刊执行主编,主要研究领域为科技期刊管理;盖志芳(1963-),女,山西运城人,中国电子科技集团公司第三研究所高级工程师,中国电子科技集团公司期刊管理办公室主任,中国电子学会声频工程分会秘书长,主要研究领域为科技期刊管理。

文章编号：2096-1901(2016)03-0089-04

中图分类号：G237.5

文献标识码：A