高校档案管理的信息共享化发展

莫凤玲

摘要：高校档案管理是高校日常工作开展的基础部分之一，为维持高校的正常运转做出了重要贡献。在信息化时代下，传统的依靠人力档案管理工作必须与当前技术充分融合才能与时俱进，在提高效率的情况下降低档案管理工作的成本。本文从高校档案管理信息化发展的意义、可能出现的问题出发，探讨高校档案管理信息共享化的具体步骤。

关键词：高校档案管理；信息共享化；档案工作；系统化

高校档案是对高等学校内所有教职工以及学生在内的人员进行统计和备案的珍贵资料，是高校内部人员发展和流动的核心工作之一。传统的档案管理模式依靠人力进行检索和管理，所耗费的人力资源多且时间较长。由于档案管理工作本身具有的数据性特点，在信息时代下如果能与计算机系统结合成为信息共享化的档案管理模式，将会为高校档案管理工作提供极大的便利。

一、高校档案管理信息共享化发展意义

（一）信息共享化是社会趋势的体现

随着科技发展和智能设备普及，信息化传输在工作与生活中的比重日益增加。信息就是价值的一种体现方式，有效地利用信息化能够增强工作效率，同时也能更好地和其它社会机构完成对接。对于高校档案管理工作而言，日常的检索和更新耗费了大量的时间和精力，在信息化档案管理的过程中，检索和更新都可以通过简单的操作来完成，档案管理人员可以把更多的时间投入到创新工作方法和提高工作效率上，从而带动档案管理工作实现良性发展循环。

（二）信息共享化档案管理有利于档案的存取

以往的档案存取工作十分繁杂，而且档案管理机构由于其特殊特点对于需要进行档案查询、档案转移的公众没有足够的耐心，出现这种情况除了档案管理人员的素质问题之外，还有一个重要的因素就是档案管理工作本身不方便存取和更新的特性。在信息化时代下，人们交流和沟通的半径在进一步扩大，越来越多的工作可以在网络通道中进行，档案存取的网络化能够提高工作效率，有利于档案存取。

（三）信息共享化档案管理有利于高校发展

高校的发展在很大程度上取决于和其它高校之间的互通有无，信息资源是高校之间沟通的桥梁。在高校的教育教学工作开展和科研项目申报中，档案的及时更新几乎是决定性的因素，同时校领导对于学校情况的调查在很多时候也是通过查阅档案来完成的。信息共享化的档案发展能够使得整个学校紧密地联合在一起，增强高校内部的凝聚力，有利于高校的进步和发展。

二、高校档案管理信息共享化发展举措

（一）树立档案管理信息共享化方向

档案管理工作的核心是协调和处理相关的档案信息，这就需要进行一个较为统一的档案管理规划。档案管理信息共享化要从上而下进行改革，由于技术的便利，思想上的改革对于工作顺利开展而言尤为重要，从全局出发能够使得档案管理实现最优化建设和成本节约化建设。如果只是底层的工作人员使用了信息技术，而更高级别的连通渠道仍然保持着旧的思想模式，那么信息共享化就会受到很大阻碍。所以高校档案管理部门在信息共享化发展方面要提前树立相关的发展意识，实现技术的有效更新。

（二）采取合适的信息共享技术

信息共享化的档案管理能够实现的重要原因就是技术方面的支持。有人可能会说目前的档案现状不可能使得所有档案资源都实现信息化，大量的纸质档案必须得到保存，而查找纸质档案又会成为档案管理人员劳心劳力的“无底洞”。目前在纸质档案和信息化档案结合方面，有两种技术可以进行选择，分别是RFID技术和NFC技术。对于高效管理而言，新技术采用的重点是如何在现有工序不更加繁琐的情况下进行。NFC技术采用NFC芯片对档案进行管理，可以在档案盒上贴上NFC芯片写入相关信息，通过带有NFC功能的读取设备或智能手机进行读取，可以方便地知道档案盒内的相关情况并进行调用。目前NFC技术仍处于发展阶段，应用成本较高。

RFID技术是在目前各大图书馆应用较多的技术，可以通过数据库和定位设备实现档案的精准定位，在计算机上通过查询系统对实体档案进行提取或者更新。RFID技术已经是一个完整的技术体系，操作较为便捷，如果在档案管理系统中应用该技术，可以极大地促进信息共享化管理工作的发展。

（三）提高档案管理人员的素质

档案管理人员的工作需要细心和耐心的品质，在传统档案管理当中这些专业素质都已经被很好地培养出来。在信息共享化的档案管理工作建设中，对电子设备的使用是信息化档案管理工作得以正常开展的基本要求，所以要注重对档案管理人员专业素质和职业道德的提升。一方面要针对档案管理建设中所需要的各种办公技巧进行培训，另一方面也要求在技术便利的条件下，档案管理人员要自觉提升自己的职业道德，为高校管理工作发展尽心尽力。

三、结语

高校档案管理工作的信息资源共享建设是未来高校合作发展的趋势，要实现这一发展目标。要从制度层面、技术层面和人员层面三个等级出发，强调信息化与制度化的融合，实现高校档案管理高效率发展。

【参考文献】

[1]王晓燕，王新华，王永瑛.基于信息资源共享的高校档案管理模式重构[J].河北企业，2015，12：42.

[2]张玉华.关于信息时代高校档案管理工作可持续发展问题的思考[J].北京交通管理干部学院学报，2005，03：34-37.