基于信息系统项目管理论的研究生教育管理信息系统项目风险管理研究与实践

王体春　唐海英

[摘要]笔者作为项目经理参加了某研究生管理信息系统项目的管理工作。该项目目标是全面实现研究生全过程管理等主要业务过程的规范化、信息化管理。文章结合笔者作为项目经理管理和参与研究生管理信息系统（以下简称GMIS）项目的实践为例，讨论了项目风险管理，包括风险计划编制、风险识别、定性、定量风险分析、风险应对和风险监控等。经过实际项目实施，项目在规定时间一次性上线成功，得到了各方一致认可。

[关键词]研究生管理信息系统；风险计划；风险识别；风险应对；风险监控

1.引言

以教育信息化带动教育现代化，是我国教育事业发展的战略选择。随着研究生教育的不断发展，传统的教育管理费时费力且信息共享等问题突出，对教育管理的信息化要求越来越高。根据国家《2006-2020年国家信息化发展战略》和教育部《教育信息化十年发展规划（2011-2020年）》的总体要求，某高校对研究生管理信息系统（以下简称GMIS）采用公开招标的方式。2013年9月，笔者作为项目经理全程负责管理项目工作。项目以某高校研究生主管部门为依托，面向管理人员、导师、学生和考生，集招生、学工、培养、学位学科、毕业、就业、系统管理、对外接口系统、数据挖掘和人口网络平台等各子系统于一体。采用ORACLE作为后台数据库，纯B/S及.net平台开发。

除此之外，合同中对项目有明确的约束，主要体现在：①系统要求用户并发访问量为10000以上。②参照信息化标准，建立研究生教育校级信息化标准。③时间要求在2014年9月入学时能够上线试运行。在时间紧，而质量要求高的情况下，项目的质量管理对项目成功和提高干系人满意度至关重要。

在项目实施中，综合运用项目风险管理方法，很好地保证了项目按质按量交付运行，实现客户及公司对项目产品及过程管理的质量要求并结合公司过程资产如本体实践的方法学与技术和计算机考试系统及题库。具体来说，主要从以下几个方面进行项目风险管理工作。

2.研究生教育管理系统项目风险计划编制

风险管理计划编制过程描述如何为项目处理和执行风险管理活动，主要包括如何处理和控制风险的方法。结合项目范围说明书，内、外部环境特点及单位以往项目执行情况，在项目计划阶段制定了本项目的风险管理计划，主要包括方法论、角色与职责、预算、风险来源与分类、风险分析和监控报告的格式、风险监控跳跃机制等内容。

3.研究生教育管理系统项目风险识别

风险识别就是要识别出哪些风险会对项目造成影响，形成风险分解结构，主要包括三方面内容，分别为识别并确定项目有哪些潜在的风险，识别引起这些风险的主要因素，识别项目风险可能引起的后果。

首先，依据公司定义的《风险来源及分类表》确定项目的风险来源和分类。对项目来讲有许多风险来源，包括内部和外部的，而风险类型是对收集的风险进行分类。

其次，确定风险来源和分类后，进行风险识别，标识出项目中存在的风险。针对WBS中的所有工作要素可能存在的风险进行识别，并结合项目特点，对《风险来源和分类》表中的风险项，通过图解技术（因果图、系统/过程流程图，影响图）逐一研讨其可能性，将已识别的风险记录到《风险分析和监控表》中，以便项目执行中对识别的风险进行监控。在本项目中所识别的风险主要有技术风险外部风险、内部风险和管理风险等。

4.研究生教育管理信息系统项目定性风险分析

定性风险分析就是要确定不同风险发生的可能性及对项目产生的影响的活动。同时还要对所识别的风险进行优先级排序，重点关注那些优先级高的项目风险。

通过会议的方式，组织项目干系人对识别出来的项目风险进行认真仔细的概率估算和影响分析，通过建立分析矩阵确定各个风险的优先级，并将风险定性分析的结果记录到《风险分析监控表》。

5.研究生教育管理信息系统项目定量风险分析

定量风险分析就是定量确定不同风险对项目的影响。我们组织项目核心团队成员对项目实施不同阶段可能出现的风险进行分析，并引入决策树估计分析法，进一步从量化的角度确定了不同风险进行分析

6.研究生教育管理信息系统项目风险应对计划

经过对风险定性、定量分析后更新的项目《风险分析监控表》进行分析，进一步确定风险应对措施。

针对数据交换技术风险，制定措施与用户方负责人沟通，明确接口的关键性和功能性，确认此项目数据交换需求的可实现性，商定实现方法和实施进度时间表，并约定双方负责人每周沟通进度及问题，避免了因借口拖延导致无法按期上线的情况。

针对用户需求变更风险，制定了需求变更流程，同时请客户签字确认，并在项目组内严格执行，笔者作为与用户方需求接口人，严格控制用户需求，在需求评审后，请用户做需求签字确认。

7.研究生教育管理信息系统项目风险监控

在项目执行全过程中，持续对已识别的风险进行监控应对，同时不断识别新的风险并记录到《风险分析监控表》的过程。

根据风险管理计划的职责分配，作为整个项目和风险监控负责人，利用风险审计和定期的风险评审技术在项目各个里程碑阶段进行评审，对本阶段的工作情况及风险监控情况进行总结，让项目组成员及相关干系人对整个项目一些共性的风险情况有整体认识，当出现重大风险及需要从项目外提供资源时请求主管领导审批。

8.研究生教育管理信息系统项目总结与讨论

经过团队的努力，历时一年于2014年6月上线试运行，并一次性通过甲方的验收。甲方对系统评价很高，笔者所在单位也认为我们的管理有可借鉴之处，把我们的经验列入组织过程资产，进行推广。本项目的成功得益于笔者结合项目的特点，充分利用项目管理知识，成功的项目管理，尤其是其中的风险管理实践。当然本项目中也有一些小的不足，比如在项目实施中，由于项目1名成员因自身原因突然离职，导致项目团队有一小段时间有些小问题，还有由于需要采购的服务器由于连日暴雨天气的不可控力，导致环境搭建出现些许异常，但通过后期及时纠偏，并未对项目产生什么影响。