委托代销图书核算管理办法探讨

闫晓明

摘要：资金是企业进行生产经营活动的基本条件。加速资金流动，节约资金占用是企业财务管理活动的出发点和落脚点，也是提高企业经济效益的重要环节。在市场经济条件下，企业现金流转速度在很大程度上决定企业的生存和发展能力，即使企业有盈利能力，但若资金周转不畅，调度不灵，也将严重影响企业的信誉，最终影响企业的生存。而委托代销图书是出版行业影响企业资金流动性的主要因素之一。委托代销意味着委托人将商品交予受托人，由受托人代理销售并在一定时间内开据代销清单并返还货款的一种行为。委托代销图书发出后，图书的风险和报酬并未转移，仍是企业的图书。加强委托代销管理、控制委托代销风险是出版社需要解决的根本问题。只有加强委托代销图书管理，加快出版社资金周转，提高资金使用率，防范资金风险，才能提高出版社的经济效益。

关键词：委托代销图书；核算管理

中图分类号：G235 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）013-000-02

一、委托代销图书财务管理的重要性

近些年来，随着市场经济的不断发展，出版行业竞争日益加剧，为了抢占更多的市场份额，出版企业纷纷提供给经销商很多优惠的合作方式，其中委托代销图书就是一种常见的销售方式。这种销售方式使图书的让渡和图书价值的实现在时间上分割开来，使得委托代销图书财务管理是否有效成为资金转化的关键。

有效的委托代销管理是回笼资金的保证，而回笼资金是企业生存发展的必要条件之一。目前我国出版行业，委托代销图书拖欠较严重，坏账率也普遍较高，所以委托代销图书管理的有效性是出版企业面临的一个非常重要且必须解决的问题。

二、委托代销图书财务管理存在的问题

委托代销业务产生大量的委托代销图书，图书虽然已经发出，但其主要的风险和报酬均未转移，仍为企业的图书，未完成实物到资金的转化。在资金转化中会面临着很多的问题，现在以中国医药科技出版社（以下简称“出版社”）为例，进行阐述。

（一）企业风险意识不强

出版社已经完成从事业单位向企业的改造。为了适应激烈的市场环境、提高市场占有率和出版能力，在图书出版后，出版社往往在没有充分调查市场、未对经销商资信做评估下就将图书推向市场，因此忽视了大量被经销商占用的流动资金，产生了大量的委托代销图书并影响企业的资金周转。

出版社对委托代销采用的方法过于灵活，多由业务人员个人决定。为了快速推向市场，某些业务人员会将图书用委托代销的方式给一些没有资信的图书经销商来完成任务，到回款的时候就比较困难了，资金难以收回，形成大量死账。

（二）内部核算管理薄弱

1.未签订规范的销售合同：出版社与经销商之间的业务往来很多时候并没有签订规范委托代销合同，而是双方口头协议或电话联系、用发货清单代替供销合同。这样的话，出现拒付款项的问题就会无法可依，增加追讨难度，受损失的是出版社。

2.缺乏相应的制度：出版社对委托代销图书的管理缺乏相应的管理制度。比如对渠道商、书店等经销商的资信评估、没具备资质的经销商不能采用委托代销方式销售图书；再比如对账问题，财务部与发行部口径不一。

3.不够完善的奖励方法：出版行业经常以发行量来衡量企业的规模和业绩，出版社为调动业务人员的积极性，提高发行量，会单纯把发行量和工资挂钩。近年来，出版社开始重视回款金额，开始把回款和工资挂钩。却忽略了退货风险、产生坏账的可能性及回款与发货的比例等问题。

4.浑水摸鱼的工作态度：某些人利用出版社在委托代销管理上的盲点，为谋取个人利益而故意造成企业委托代销账面数量失真、虚假增大等现象。

（三）缺乏有效执行与监督机制

出版社想通过制定相关办法来解决实际工作中的问题，但是逐级执行存在困难。在整个委托代销过程中，只有相应的规章制度，没有相应考核标准和考核环节，执行过程很快会走样。例如，以前业务人员可以不对账就开发票，发票开过就回款，委托代销图书数据库中很多都是这样形成的“假委托代销”。

三、探讨加强委托代销图书财务管理的方法

（一）加强企业风险意识，对经销商资信进行科学合理的评估

出版社应加强风险意识，对代销经销商一定要进行科学合理的资信评估。对可以进行代销业务的企业进行代销业务，资信评估不合格的企业不能代销图书。

本文参考常规企业常用的经销商信用评级方法，按出版社实际情况设计一种信用评级方法，如下：

把经销商划分为A、B、C、D四个级别，从四个方面评级：一是回款与代销图书比率；二是有无拖欠问题；三是合作时间；四是企业规模等相关信息是否完备。这四个方面划分为四类经销商。

A级：长期合作，财务状况好，信用好，无拖欠记录。此类经销商可以进行代销业务。

B级：长期合作，财务状况好，信用较好，有少量拖欠记录，偶尔资金周转问题。

C级：此类经销商一种是虽然长期合作，财务状况好，但信用相对差，经常拖欠货款的经销商；另一种是刚开始合作的新经销商。对于以上两种经销商，尽量采用先款后货的方式或是在提供担保下进行代销业务，尽量限制代销方式。

D级：有合作关系，但财务状况及信用较差或者企业信息不全的经销商。这类经销商通常只采用现金或是承兑汇票的方式销售。[2]

经销商资信评级每季度进行一次，由财务部门和发行部门共同评分，A、B级为重点经销商，对C、D级经销商的代销业务尽量回避。

（二）与经销商签订销售合同，完备赊销手续及程序

由于出版社业务的特殊性质，每个出版社对各个经销商的发行业务都不止一笔，如果每笔业务都签订合同会很不方便。可以采取一年签署的方式，年初签订一次委托代销合同，一年内的订货单就可视同合同附件，具备同等法律效力。业务人员每次和对方对账结算时，要填写结算单，写清楚发货清单及退货单号等信息，并附对方退货单，并由财务部门做好相关审核后进行核算处理。

（三）建立健全的委托代销图书内部核算管理制度

1.设置并规范“委托代销商品”科目。出版社对委托代销商品的核算重视程度不高，财务部门并没有单独核算，委托代销图书体现在账簿上体现仍为库存图书。这对委托代销图书的管控非常不利，需要设立“委托代销商品”科目，按照经销商名称、图书品种、版次、代销金额等设置明细账，对委托代销图书的增加、退回、结算进行全过程核算，并要求销售清单要按发出的日期先后顺序结算，不能跳着结算。

2.制定财务对账制度。财务部门和发行部门要形成定期的对账制度，发行部至少每隔一季或半年协同财务部和经销商核对一次账目，就双方相差的金额查找补齐，避免双方财务上的差距越来越大，进而形成呆账现象。特别要重视以下几种容易造成单据、金额等方面误差的情况：

（1）图书出现调货、退货、换货时，折扣问题；

（2）代销商不能单对单（销售清单）回款时，注意拆分单据的核对；

（3）要主动拒绝用货款垫支其他款项的行为（如返利，广告费，推广费等）；

对账之后要形成具有法律效应的文书。

3.确定每批图书的合理代销期限。出版社应和经销商签订合理的代销期限，不能回收款进行无限期的代销。比如相关法律规定，代销业务不能超过180天，超过后要视同销售处理，这会让企业产生更多的税费负担。因此每批图书要订立合理的代销期限，比如代销单180天内结算，受托方期限内就已经销售图书打出结算单，不能销售的图书进行退书处理。

4.和重要经销商做好及时沟通。出版社应和重要的渠道经销商做好及时沟通。比如针对某本图书的代销数量不定期核查。发行重印图书时，需要和相关代理商核对代销图书册数。出版社图书多为代销形式销售，有订单库房却图书缺货时，通常会进行重印。而此时可能有些地方还有很多本书没有销售，一两年后，图书销售不出去被退回，可能会出现退书比重印的数量还大，造成了不必要的浪费。

5.定期计算某些指标。比如每年针对经销商的代销回款比率、退货比率、回款时间等因素进行统计，以便发行部门及时对经销商进行新的信用评级。

（四）采取合理收账策略

采用合理的收账策略：遇到经销商拖欠款项或退货时，一、分析当前的信用标准及信用审批政策是否有问题；二、经销商违约后重新进行资信等级分析和评级；三、制定收账计划，要在收账费用与退货损失之间进行成本权衡，掌握好宽严的边界。

对于恶意拖欠款项的经销商，应当计入黑名单，不再对其赊销，并加紧催收所欠，收集相关证据以备诉讼时使用。

对于信用记录一向正常甚至良好的经销商，在去电发函的基础上，再派人与其面对面地沟通，协商一致，在延续、增进相互业务关系中妥善处理。

对于已经发生的长期处理呆账状态的委托代销图书，依靠法律，采取诉讼方式，以强制手段收回。

（五）建立有效的委托代销业务的审批和监督机制

首先，必须对新增加的经销商进行资信评估，由主管社长及相关部门主任审批同意，确定赊销金额。一旦赊销业务发生坏账损失，要根据不同情况，由业务员、发行部门主任、主管社长共同承担责任。其次，资信评估后，和经销商签订销售合同，规定好相关的销售政策及销售条件。并报大区经理、发行部主任等领导签批后，方可根据所定的额度开展业务。

再次，加强账目核对管理，每季度或半年需要与经销商进行核对账目，并取得书面的确认书，有专人负责验收工作，并承担相应的责任。

核对过程中，出现偏差及时查明原因并及时调整和处理，保证委托代销图书数据的真实有效性；同时加强业务员与财务部门的沟通及信息反馈，跟踪考核每一笔委托代销图书的账龄和回收情况，对超期代销图书及时通知，提醒业务人员及时催款，尽快使资金回笼。

最后，各个环节核算管理都要有检查环节，量化标准，责任到人，保证各规章制度的有效进行。

委托代销图书财务管理事关出版企业资金周转和生死存亡，出版企业应把其作为一项长期的重要工作来管理，最大程度的降低风险、保障企业的合法权益，促进企业持续、稳定、健康发展。

参考文献：

[1]邱玉玲.出版社如何加强应收账款的管理.大学出版，2002，2：40.

[2]谢旭.怎样通过客户信用评级控制赊销风险.化工管理，2007，11：59.