浅谈高校办公室精细化管理

陈炜+鲁巍+王渝华

摘要：随着教育体制改革的不断深入，对高校办公水平也提出了更高的要求。高校办公室有必要引入精细化管理理念提高工作质量和效率以应对新的挑战.本文详细阐述精细化管理的内涵及特征，希望通过对精细化管理的剖析，探究高校精细化办公的新途径。

关键词：精细化管理；高校

精细化管理是上世纪50年代发源于日本企业的一种管理理念，它代表着近代社会对于分工精细化及服务质量精细化更高层次的要求。作为一种现代科学的管理理念，精细化管理思想被应用于不同领域，并以取得了显著成效。因此，将精细化管理模式进一步引入高校办公管理不失为一种好的方法。相比于企业来讲高校虽然与企业管理对象不同，但他们具有相同的管理理念和方法。高校可根据自身教育发展规律和特点对精细化管理模式进行改造，控制其适用范围，科学地把握管理程度，将对高校提高办公质量及效率具有极大帮助。

一、高校办公现状及面临的问题

高校办公室是学校的综合性管理机构，其职能几乎涉及现代高校管理系统中的决策、执行、督查、反馈等各个子系统，而且又具有特定的服务及信息传递功能[1]。可以说高校办公室正真起到了上下沟通，内外联系，左右协调调度的重要作用。虽然其在学校日常工作中扮演着重要的角色，但同时也存在不少问题。第一，高校办公室缺乏一套完整的办公制度，管理比较混乱。人员分工不够明确，导致行政效率低下以及难以量化工作绩效，无法调动办公室人员的工作积极性。第二，行政人员思想懈怠，照搬原先工作模式，恪守成规，较少学习新型管理模式，缺乏创新意识。第三，高校办公室缺乏长期的工作规划和安排，使得其难以应付当下的工作强度。因此，有必要引入精细化管理，进一步解决高校办公室当下面临的问题，提高办公的质量和水平，为高校发展提供更多空间。

二、高校精细化管理的内涵及特征

（一）高校办公室精细化的内涵

首先，精细化管理是一种管理理念，不是具体的管理方法。精细化管理使活动达到最佳效果，引导人们朝着既精又细的方向努力。“精”可以是精确、精干、精益求精；“细”可以看做是仔细、细节等等[2]。所以有助于既精又细的管理做法都是值得肯定的。因此落实到实践工作中，精细化的管理理念必定要深入人心。精细化管理的关键在于细节处理，只有行政人员中对于精细有一种态度，才能在日常的工作中更好的体会精细化的理念。

其次，精细化管理常常是针对常规管理中存在的实际问题而进行改进的，也就是说具体问题具体分析，对症下药。这一点需要高校办公人员通过对日常工作的观察发现其中存在的问题，并给出改进的方案，在不断的实践中提高办公室精细化的管理水平。

最后，精细化管理是持久、精进的过程。因为我们无法预知完美的极致，所以我们在不断追求接近完美。加之外界环境的变化及人们知识水平的提升，之前认为是符合精细管理的做法或许已经不再适用。所以说追求精细化的管理并不是一蹴而就的，他需要在进行过程中不断的改造，不断的准求更加精细的工作方式。

（二）高校办公室精细化管理的特征

高校办公室精细化管理可以理解为以避免浪费人力成本为核心，“精湛”“准确”“细致”“严谨”开展办公室各项工作，寻求不间断提高工作效能、提升服务中心工作水平的机会。因此，可以将高效办公室精细化管理的特征归结为四个字，即“精、准、细、严”。

1、高校办公室精细化管理注重业务能力精湛业务能力精湛要求不断提炼，精心筛选，寻找解决问题的最佳方案。高校办公室工作人员的业务能力精湛与否直接关乎精细化管理水平是否上得去。在精细化管理要求下，高校办公室工作人员在工作中应当具备精湛的业务能力，能够精心设计工作方案，解决纷繁复杂的工作问题，提升工作效能。

2、高校办公室精细化管理强调寻找目标准确高校办公室在接到上级下达任务或下级反馈意见后，能够准确地把握问题关键，并采取行动，提出解决方案或者将问题解决。准确定位目标，这正是提高办公室办文、办会、办事水平的关键之所在，也是精细化管理的显著特征。

3、高校办公室精细化管理关注内在联系细节。内在联系细节究其根由是找到工作内在联系和规律，通过对细节的严格把控，实现管理工作由粗放向精细转变。

4、高校办公室精细化管理要求工作态度严谨。工作态度严谨主要体现在执行和控制上，不放松对每一个环节把控，严格按照要求执行这是精细化转化为事实的关键所在。

三、提高办公室精细化管理的途径

面对高校办公中存在的问题，有必要根据高校自身特点，探索一条新的精细化管理道路来优化高校管理水平，提升高校办公管理的质量。

第一，坚持人本主义，营造和谐办公环境。在对待办公人员方面，首先要给予其一定的自主性，其次鼓励他们在工作中创新工作模式，可以适当给予年轻人更多的展现机会，进一步挖掘办公人员的潜在动能。对待办公对象，要做到一切以人为本，灵活相关制度，真正服务师生而不拘泥于规则。同时在高校办公室中营造轻松和谐的办公氛围，通过细致的组织计划，人员配置和岗位规划进一步增强办公人员对于组织目标的认同感，再者，对于工作分配要科学合理，从而建立良好的办公室人际关系。为精细化办公的进一步推进奠定基础。

第二，培养办公人员综合素质能力。办公人员的综合素质能力包括，过硬的行政能力，强烈的责任意识，精细化的工作理念，积极的创新意识等。只有办公室人员真正提高综合素质能力，才能更好的促进精细化的高校办公的开展。自身综合素质较强，更容易接受新的组办公方式，也可以更好地在短期内完成从思想到实践思维转变。可以通过组织办公室人员定期进行工作交流学习，将工作中遇到的问题和好的解决方法一同与大家分享，不定期的举行精细化理念的学习，深入了解精细化的理念内涵，正真做到在学习中工作，在工作中学习。

第三，增强办公人员自我学习能力，熟练运用创新化的管理手段。21 世纪是信息和知识的时代，新的理论不断涌现，新的领域不断拓展，办公人员需要有较强的接受新鲜事物的能力。高校不同于企业的内部环境封闭，高校内部文化更加开放，这就要就高校办公人员有一颗“时尚”的心。通过接受新鲜事物来拉近与服务对象的距离感，并运用新鲜事物服务于工作之中。例如，通过建立微信公众号提示工作流程等方式。技术革命和信息化时代的到来，大大冲击了传统办公模式，传统的办公模式已经不能满足现实需求。加之近年来高校频繁合并，跨校区工作已成为日常管理工作的新常态。高校办公人员要学会充分利用现代办公设备来提高工作质量和效率，并结合办公室管理的信息调研、沟通协调、督办检查、接待统计等各方面的工作需要，建立适应学校发展所需信息系统，使事务处理信息化，指挥调控现代化，从而实现真正意义上的办公自动化和信息化。

第四，优化队伍人员配置，重视制度保障。高效办公室不仅仅注重个人在其中的作用，更重要的是发挥集体和团队在其中的作用。只有充分的发挥集体的智慧，调动起全员的积极性，使得从领导层面到工作人员层面从上至下的全面参与，提高工作效率，增强服务质量，最大限度上的求同存异，为达到科学管理、创新管理而共同努力[3]。为了符合学校的编制情况，配合办公室的实际情况，合理调度人力资源，使得人尽其职，人尽其才，避免出现人员冗杂等不良情况出现。同时，还需要建立健全办公室的各种规章制度，分清工作关系中的主次关系，创立一套紧密围绕精细化管理理念的工作制度，精确工作目标，严格把控工作流程，反复确认细节。使得各项工作可以顺利有效地运行，达到有条不紊，高效便利的良好效果。

四、结语

在高校办公管理中引入精细化管理思想， 重点是要把精细化管理的核心理念贯穿到高校办公管理的各个方面， 从而提高高校办公管理水平， 保障高校正常完成教学任务。同时要正确理解精细化管理的内涵，根据高校自身特点创新精细化管理方式。精细化管理是一项长期而系统化的管理过程，要学会在实践中不断发现问题，总结经验教训， 制定科学而的对策， 使广大师生正真受益于精细化办公管理模式。（作者单位：西南交通大学远程与继续教育学院）

参考文献：

[1]郑薇薇.刍议高校办公室管理的创新性发展[J].科技信息（学术版）.2007（31）

[2]王殿龙.精细化管理的内涵及其实施问题的思考[J]. 石油化工管理干部学院学报. 2010.（2）

[3]孙旭东.赵映振.高校办公室管理工作的新举措和新特点.中国高等教育（半月刊）。2003

[4]杨显贵.张昌民.精细化管理与大学管理精细化[J].上海管理科学.2008.（2）