企业办公室行政管理刍议

【摘 要】 本文针对企业办公室行政管理存在的问题，提出了加强企业办公室行政管理工作的对策。要重视对行政管理人员的必要投入；坚持以人为本原则；完善管理机制。

【关键词】 企业办公室；行政管理；存在问题；对策

一、研究目的与背景

我国于2001年加入了世界贸易组织，简称WTO。WTO的加入是我国经济发展真正意义上与世界经济发展实现接轨的关键纽带与桥梁。机会和竞争都是相互的，加入WTO增加了我国企业的机遇，同时也给我国企业带来很大的挑战。国外企业管理策略非常完善，而我国企业办公室管理策略有着明显不足，面对强手，在市场经济的竞争中，我国不少企业都败下阵来。面对这一情况，完善我国企业管理策略势在必行。只有使企业办公室管理策略不断得到完善，企业的实力才会提升，才能在市场经济的竞争中立于不败之地。

二、企业办公室行政管理存在的问题

1、机构冗繁，人浮于事

我国企业机构的功能经常会出现叠加的情况，这也是企业生产效率低下的主要原因。企业总体人员很多，但是能够创造实际效益的却很少，很多人员缺乏工作热情，对自身的职能不负责。尤其是国有企业的这种情况更加普遍。企业行政管理还和同公司的其它部门不太一样，其它的生产部门或者营销部门，员工劳动成果是可见的，也就是他们属于“多劳多得”的情况，而办公室行政管理员工的成绩体现不明显，工资也相对固定，这样多少会造成一些不好的影响，会使他们的工作激情减退。这也是很多企业管理中必须面临的问题。如果企业办公室行政管理不加以整改，长时间下去会导致企业生产效率低下，产值不高，这样必定会被市场淘汰。

2、办公室人员缺乏专业素养

在我国企业中，企业办公室人员对于专业知识的掌握也存在一定的问题。工作人员是企业的主体，企业办公室的员工更是企业员工中的核心主体。在企业管理中，办公室工作人员占据十分重要的地位。缺乏专业素养的工作人员在工作中的能力有一定的局限性，一个没有专业素养的工作人员怎们能要求他为企业的发展提供自己的才能呢？并且，很多从事办公室行政管理的员工，有的脱离基层，对基层的生产情况不是很了解，这也会造成业务沟通方面的困扰。

3、加班成常态

根据资料显示，企业从事产品生产工作人员的加班时间，远远少于企业办公室管理人员，这里主要的原因是办公室的行政人员，大多从事的是产品的企划，很多产品从生产到销售的过程中，行政管理人员都要不断的跟进，并且有的行政管理人员工作中还要涉及到产品的售后服务方面。所以不难看出，办公室行政管理人员虽然在工作强度方面不如同企业员工，但是工作范围非常广泛，内容非常琐碎，这样也造成“加班成常态”现象，这些过渡加班造成了员工的疲劳。现在因为过渡加班对自身造成伤害的例子屡见不鲜，甚至有的员工还付出了生命的代价，这决不是危言耸听。所以现在社会对这些方面都非常重视，国家也出台了很多的针对保护劳动者权益的法律，以此来保护劳动者的权益不受伤害。

4、缺少完善的管理体制

缺少相应的管理体制，也是企业办公室行政管理中面临的重要问题。对于一个企业来说，基础生产员工是每个企业发展的动力，在企业发展的过程中占有很重要的地位。企业行政管理人员的工作，主要负责企业产品的制定、发展方向、是每个部门之间的枢纽，很多部门之间的合作都需要行政管理人员进行协调。当前，由于很多企业缺乏管理制度，企业的运转也不流畅，管理缺乏章法，管理人员没有明确的管理目标，这些都会导致工作人员相互间没有默契度，工作效率也比较低。必然会极大的束缚企业的总体发展。

三、加强企业办公室行政管理工作的对策

1、重视对行政管理人员的必要投入

人是企业的核心主体，想要解决行政管理中面临的问题，必须重视加强行政管理人员的必要投入。第一，加强对行政管理人才的招揽。招揽贤才是强化行政管理的最主要方法，同时也是最简单的。招揽贤才能够保持整个行政管理团队的战斗力，这些人能够即招即用，对工作上手比较快，拥有丰富的工作经验，他们的加入也造成了行政管理团队的内部竞争，可以提高其他人的工作积极性。缺点就是对新人管理会缺乏针对性。第二，对现有的工作人员进行专业的业务培训，专业的业务培训能够提高他们的工作能力，并且通过培训还能增加员工彼此之间的了解，增加他们之后的默契程度，给日后的工作打下良好的基础，但是专业培训需要大量人力物力方面的投入，这样就加大了培训成本，同时因培训周期的原因，也会导致企业行政管理员工对工作上手较慢，培训效果需要在长期工作中才能体现出来。第三，对员工实行考核淘汰制。考核淘汰制度对于企业来说是非常切实有效的方法，通过考核可以使行政管理员工的积极性得到提高，增加员工之间的竞争性，增强他们自主学习能力，同时通过常规的考核也能清晰的显示出行政管理员工哪一方面的不足，这样在日后的专业培训与辅导中，也能够进行针对性的专业强化训练。由此，企业的行政管理会得到强化，管理效率也会得到提高。

2、坚持以人为本的原则

在企业行政管理中必须坚持以人为本。企业行政管理人员是企业发展的主导力量，不少企业缺少人文关怀，过度的使用员工，加班加点成为常态，并且在国家法定假日时，忽视劳动法，剥夺工作人员的合法权益，这些做法都是非常有害的，长时间下去会造成工作人员疲劳，工作人员缺乏工作热情。在企业管理中要加强对员工的人文关怀，减少员工的加班时间，增加工作人员的节日福利。组织群体性的活动让员工参与进来。通过这些活动增加员工之间的友谊，让员工意识到自己是大家庭中的一部分，意识到公司的温暖，长此以往，就会增加员工的工作积极性。

3、完善管理机制

一个优秀的企业团队，必需要有一套相对完善的管理机制。管理机制明确每个工作人员的工作范围与时间，对工作人员的职责分工要明细。同时管理机制要规定企业的日常规则。在对企业人员管理方面，要有一套奖惩措施，对于工作认真的企业人员应该予以奖励，处罚那些工作中违反规定的人员，对于那些“不作为”的工作人员要及时的清理出队伍。俗话说：“不以规矩，不能成方圆”。在企业管理中也是如此。只有建立完善的管理机制，让企业形成一个有机的整体，企业的工作效率才会得以提高。

四、结束语

企业办公室行政管理人员是企业的核心力量。不同的企业，存在着不同的行政管理问题，企业在完善自身的行政管理策略中，首先要明确企业本身的管理实际情况，参照与自己同一类型企业行政管理的经验，这样才能让企业得到切实有效的发展。

【参考文献】

[1] 郭津.企业财务管理新模式推行银行“搬”进了企业办公室[N].河南日报，2010.

[2] 李威.对企业办公室行政事务管理工作的认识及探讨[J].低碳世界，2014.13.

[3] 于雪梅.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].才智，2011.20.

【作者简介】

王宁宁（1975.5-）女，陕西蓝田人，毕业于西安陆军学院，就职于陕西省交通建设集团公司商漫分公司管理所，研究方向：办公室综合管理.